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戰(zhàn)略性人力資源管理：工作分析ABC
方圓公司是一家從事軟件產(chǎn)品開發(fā)和服務(wù)的高科技企業(yè)，公司成立三年多以來，業(yè)務(wù)一直在高速增長，人員的規(guī)模也不斷擴(kuò)大，目前員工人數(shù)已經(jīng)達(dá)到了120多人。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，管理的層次也比過去增加了，公司開始發(fā)現(xiàn)管理越來越吃力。很多總經(jīng)理辦公會安排下去的工作，總是不能夠如期按要求完成，而且在追究責(zé)任時也很困難，最終往往是不了了之，要么就是相關(guān)部門各打五十大板。員工也頗有微詞，抱怨職責(zé)權(quán)限不明確，有利的事情大家搶著做，辛苦的事情人人往后躲，自己的業(yè)績總是不能得到公司的客觀評價(jià)，在激勵方面也不能公平體現(xiàn)。因此公司中高層專門召開了一次會議，希望拿出解決方案改變目前的狀況。經(jīng)過討論大家一致認(rèn)為問題出在業(yè)務(wù)流程不順暢、組織結(jié)構(gòu)不合理、部門和崗位職責(zé)不清晰等幾個方面。對此，人力資源部經(jīng)理提出了解決辦法——優(yōu)化流程、調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，并著手進(jìn)行工作分析，完善人力資源管理系統(tǒng)。那么，工作分析是什么?應(yīng)該如何來做呢?
工作分析概念
工作分析(Job Analysis)是人力資源開發(fā)與管理最基礎(chǔ)的內(nèi)容，又稱職務(wù)分析，它是指對各種工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、流程、相互關(guān)系以及任職工作人員的知識、技能、素質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查和研究分析，以科學(xué)系統(tǒng)的描述并做出規(guī)范化記錄的過程，它的結(jié)果是產(chǎn)生職務(wù)說明書。
工作分析的作用
工作分析是人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的常規(guī)性工作，是整個人力資源管理系統(tǒng)的“基石”。工作分析的質(zhì)量和效果決定了人力資源體系的完善和各個功能模塊的實(shí)現(xiàn)。
工作分析用科學(xué)的、量化的手段，為選人、用人、育人、留人等各項(xiàng)人事決策提供了可靠的依據(jù)和堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);通過對工作對人員能力、個性等條件要求的分析，可以更好地實(shí)現(xiàn)人盡其才，工作分析的結(jié)果可以使人員的使用在“合適的時候把合適的人放在合適的崗位上。”;通過對工作職責(zé)、工作流程的分析，使 “才能盡其職”，避免人力資源的浪費(fèi)，提高工作效率;通過對工作環(huán)境、工作設(shè)備的分析，使人與機(jī)器相互配合，更好協(xié)調(diào)，更好地完成預(yù)定的目標(biāo);通過工作分析了解員工與崗位各方面的信息，能科學(xué)的評價(jià)員工的業(yè)績，有效地激勵員工提供了可靠的依據(jù)。
工作分析的內(nèi)容
工作分析的內(nèi)容包含三個部分：對工作內(nèi)容及崗位需求的分析、對崗位、部門和組織結(jié)構(gòu)的分析、對工作主體員工的分析。對工作內(nèi)容的分析是指對產(chǎn)品(或服務(wù))實(shí)現(xiàn)全過程及重要的輔助過程的分析，包括工作步驟、工作流程、工作規(guī)則、工作環(huán)境、工作設(shè)備、輔助手段等相關(guān)內(nèi)容的分析;由于工作的復(fù)雜性、多樣性和勞動分工使崗位、部門和組織結(jié)構(gòu)成為必然，不同的行業(yè)和不同的業(yè)務(wù)都影響著崗位、部門和組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置，對崗位、部門和組織結(jié)構(gòu)的分析包括對崗位名稱、崗位內(nèi)容、部門名稱、部門職能、工作量及相互關(guān)系等內(nèi)容的分析;對工作主體員工的分析包括對員工年齡、性別、愛好、經(jīng)驗(yàn)、知識和技能等各方面的分析，通過分析有助于把握和了解員工的知識結(jié)構(gòu)、興趣愛好和職業(yè)傾向等內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)可以根據(jù)員工特點(diǎn)將其安排到最適合他的工作崗位上，達(dá)到人盡其才的目的。
工作分析的程序
(一)時機(jī)選擇
工作分析是人力資源管理過程中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性活動，在搜集有關(guān)工作的各方面信息的過程中，同時也為管理工作提供大量的信息。因此，選擇何時導(dǎo)入工作分析活動，對結(jié)果有著很重要的影響。
由于工作分析是一項(xiàng)持續(xù)的、需要不斷補(bǔ)充的長期性工作，因此，當(dāng)企業(yè)內(nèi)部發(fā)生調(diào)整和變化時，例如企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生調(diào)整、工作流程重組、新技術(shù)新工藝導(dǎo)入、新的管理模式導(dǎo)入、建立新的組織模型、建立新的部門、增加新的工作崗位、崗位新增工作內(nèi)容、組織規(guī)模發(fā)生變化、人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變化以及需要進(jìn)行崗位評價(jià)，就需要根據(jù)變化情況在原有的工作分析結(jié)果上進(jìn)行調(diào)整，并根據(jù)變化大小決定是否需要重新分析。
(二)實(shí)施程序
1、管理方面：(1)確定工作分析的目的和適用范圍;(2)選擇被分析的工作;(3)分配進(jìn)行職務(wù)分析活動的責(zé)任和權(quán)限。
2、設(shè)計(jì)方面：(1)選擇信息來源;(2)選擇使用者;(3)選擇適用的方法和系統(tǒng)。
3、收集分析方面：收集、分析、綜合工作。
4、結(jié)果表達(dá)方面：(1)職務(wù)說明書;(2)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn);(3)報(bào)酬因素;(4)工作族(職系)。
5、運(yùn)用方面：(1)確定職務(wù)分析的目的和適用范圍;(2)選擇被分析的工作。
6、控制方面：貫穿以上5個步驟。
工作分析的實(shí)施要解決好兩方面的問題：一是工作分析的操作程序，二是這些操作程序與人力資源管理及開發(fā)的關(guān)系。這兩方面的問題貫穿于工作分析的各方面工作中。工作分析的實(shí)施包容了六方面工作，每一方面的工作都有其應(yīng)當(dāng)注意解決的問題，上圖反映了上述幾方面工作的關(guān)系。
(三)工具選擇
要做到準(zhǔn)確描述工作內(nèi)容，客觀提出從事工作的要求，必須采取適用有效的方法。工作分析方法多種多樣，常用的方法有訪談法、問卷調(diào)查法、觀察法、體驗(yàn)工作法等。
1.訪談法
訪談法是工作分析人員就某項(xiàng)工作與從事該項(xiàng)工作的個人或者小組或其上級主管，或過去的在崗人員就工作內(nèi)容和要求進(jìn)行交流與討論，由對方敘述所做的工作內(nèi)容以及如何完成。工作分析人員用標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行記錄。
適用：這種方法通常用于工作分析人員不能實(shí)際參與觀察的工作。
特點(diǎn)：既可以獲得工作的體力方面的要求，也可以獲得腦力以及其它不易觀察到的信息。
不足：被訪談?wù)邔υL談的目的往往持懷疑態(tài)度，回答問題時會有保留，導(dǎo)致信息失真。所以訪談法僅僅作為輔助手段用于工作分析。
2.問卷調(diào)查法
問卷調(diào)查列出一組任務(wù)或工作行為，要求雇員就其是否執(zhí)行了這些任務(wù)或者行為做出肯定回答，然后調(diào)查人員根據(jù)這些任務(wù)或行為出現(xiàn)的頻率，對完成工作的重要性，執(zhí)行的難易程度以及整個工作的關(guān)系，確定它們的權(quán)重。最后求出的分?jǐn)?shù)可作為評價(jià)實(shí)際工作內(nèi)容和要求的基礎(chǔ)。
適用：此種方法在工作分析中使用最為廣泛。
特點(diǎn)：費(fèi)用低、速度快，可以在大范圍內(nèi)對所有雇員進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果可用計(jì)算機(jī)處理。
不足：此方法對問卷的設(shè)計(jì)要求較高，問卷設(shè)計(jì)者必須具備一定的經(jīng)驗(yàn)和技巧，否則無法達(dá)到預(yù)期的效果。
3.觀察法
觀察法是指工作分析人員對工作活動和行為進(jìn)行觀察并對結(jié)果進(jìn)行記錄。又分為直接觀察、工作方式分析和典型事例法三種，主要取決于觀察者，被觀察者和觀察方式的不同。
直接觀察法：特點(diǎn)，有助于了解工作的基本性質(zhì)和內(nèi)容，真實(shí)可信。不足，無法對工人的思維活動進(jìn)行觀察，難以收集到與工人腦力有關(guān)的信息，與人員有關(guān)的信息不足。
工作方式分析：適用，用于觀察體力和重復(fù)性工作。特點(diǎn)，可以對一定時間內(nèi)的微觀動作進(jìn)行深入研究分析。
典型事例法：特點(diǎn)，對某項(xiàng)工作收集大量典型事例以后，對記錄的結(jié)果進(jìn)行歸納和分類，可以總結(jié)出工作的特性和要求。
4.工作體驗(yàn)法
人力資源管理人員親自體驗(yàn)工作，熟悉和掌握工作要求的第一手資料。
適用：過程比較簡單的工作。
特點(diǎn)：工作分析人員可以了解工作的實(shí)際內(nèi)容以及對雇員體力和腦力的要求，有助于進(jìn)行工作描述和工作要求。
不足：只適合于簡單的工作，如果需要大量培訓(xùn)才能從事的工作，工作分析人員是無法親身體驗(yàn)的。
根據(jù)各種工作不同的性質(zhì)和特點(diǎn)，結(jié)合以上工具的適用范圍和優(yōu)缺點(diǎn)，選擇適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行組合運(yùn)用就可以取得事半功倍的效果。
(四)結(jié)果運(yùn)用
工作分析的結(jié)果可以運(yùn)用于職務(wù)說明書的編制，不同的企業(yè)可以根據(jù)自身的實(shí)際情況制定不同的格式，在內(nèi)容豐富的基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)簡單明了，通俗易懂。同時隨著崗位工作內(nèi)容的變化，應(yīng)定期給予審核和補(bǔ)充完善，以確保其準(zhǔn)確性和適用性。
工作分析過程中應(yīng)該注意的問題
(一)做好計(jì)劃和準(zhǔn)備工作是工作分析成功的保證
計(jì)劃和準(zhǔn)備工作包括物質(zhì)和思想兩個方面。一方面，工作分析人員應(yīng)當(dāng)事先制定詳細(xì)的計(jì)劃確定工作分析的目的和適用范圍，選擇被分析的工作以及適用的工具等;另一方面，工作分析的實(shí)施，需要公司中高層的統(tǒng)一思想認(rèn)識，并給予堅(jiān)決支持，需要給予基層員工必要的培訓(xùn)和溝通。只有公司各層面人員的積極參與和配合，工作分析才能取得成功。
(二)工作分析重在過程參與
分析的過程一方面是企業(yè)目標(biāo)與職責(zé)分解的過程，另一方面也是員工對公司目標(biāo)與任務(wù)的理解過程。員工的參與在加深員工對目標(biāo)與職責(zé)了解的同時，也使工作分析的結(jié)果更有實(shí)際的指導(dǎo)意義。工作分析的過程本身也是對業(yè)務(wù)流程、職責(zé)劃分、權(quán)責(zé)匹配優(yōu)化的過程，各個部門和崗位員工的對工作分析過程的深入
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