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辦公設(shè)備使用規(guī)范
每一個(gè)老板都喜歡工作效績(jī)高的員工，同時(shí)也喜歡注意細(xì)節(jié)工作的員工；每一個(gè)員工能夠給公司帶來直接效績(jī)，但也能夠在長(zhǎng)期工作中帶來無形的效績(jī)，那就是對(duì)公司辦公設(shè)備的愛護(hù)、對(duì)公司形象的重視、對(duì)公司員工的親切交往等。這些無形的效績(jī)也給公司帶來了很大的利潤(rùn)。
在現(xiàn)在的辦公過程當(dāng)中，電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等已經(jīng)成為必須的辦公用品。在商務(wù)交往中，我們經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)給身在異地的交往對(duì)象手中。無論是給對(duì)方發(fā)傳真、發(fā)郵件、利用即時(shí)聊天軟
件進(jìn)行溝通，還是對(duì)電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的利用，我們都需要掌握一定的禮儀規(guī)范。
1、注意傳真首頁(yè)
傳真首頁(yè)上包括的主要內(nèi)容應(yīng)該有有：傳送者和接受者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁(yè)數(shù)等。另外，需傳真的每頁(yè)紙上應(yīng)該有頁(yè)碼標(biāo)注，這樣方便閱讀，而且如果某一頁(yè)內(nèi)容不清楚的話，也方便準(zhǔn)確的補(bǔ)發(fā)。
2、傳真信件
傳真的信件內(nèi)容一定要規(guī)范，如必要的稱呼、問候語(yǔ)、簽字、敬語(yǔ)、致謝詞等均不可缺少。特別是信尾的簽字尤其要注意，因?yàn)楹炞执砹诉@封信是發(fā)信者本人知道并且同意才發(fā)出的，若簽字被忽略，那么任何人都可以輕易冒名發(fā)信件了。
3、傳真的紙張規(guī)范
最規(guī)范的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。最好不要用其它顏色的紙，否則既不規(guī)范又會(huì)浪費(fèi)傳真機(jī)掃描的時(shí)間，而且發(fā)過去的傳真紙可能是黑色或深色的，會(huì)影響傳真的效果。
4、公章的使用
若傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰。這樣才能保證傳真過去的效果。
5、注意字號(hào)
傳真的材料，應(yīng)該比普通打印的文件字體大一點(diǎn)，以保證傳真過去的文字清晰、方便閱。
6、傳真確認(rèn)
發(fā)送傳真之前，可以先向?qū)Ψ酵▓?bào)一下，以免發(fā)錯(cuò)；若傳真頁(yè)數(shù)較多，要特別告訴對(duì)方，以讓對(duì)方考慮是否發(fā)傳真或其它方式；發(fā)送傳真之后，要再次和對(duì)方確認(rèn)一下：發(fā)傳真的頁(yè)數(shù)、內(nèi)容是否清楚等。同理，若收到傳真后，對(duì)方?jīng)]有打電話來確認(rèn)，就要盡快通知對(duì)方，以讓對(duì)方放心。
使用傳真機(jī)注意事項(xiàng)：使用的先后問題。當(dāng)你有一份很長(zhǎng)的穿著需要發(fā)出去時(shí)，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁(yè)時(shí)，應(yīng)讓他先用；在公司里最好不要發(fā)私人傳真；如果遇到傳真紙用完時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換新傳真紙。同時(shí)也要注意，不要造成紙張的浪費(fèi)；如果遇到傳真機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)找出原因，先處理好再離開，如果不懂修理，就請(qǐng)別人幫忙，不要把問題留給下一個(gè)同事；給對(duì)方發(fā)送傳真時(shí)，要注意語(yǔ)言的使用。多說禮貌用語(yǔ)且不要生硬，最好不要說：“給我新號(hào)，我要發(fā)傳真。”當(dāng)對(duì)方不能準(zhǔn)確地說出要發(fā)送傳真的部門和個(gè)人時(shí)，就說公司沒有這個(gè)人，然后掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果儀式會(huì)破壞公司形象，還有可能拒絕了誠(chéng)心想與公司進(jìn)行商務(wù)交往的客戶，而失去合作的機(jī)會(huì)。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己及公司帶來不便。收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范
我們?cè)谑瞻l(fā)郵件時(shí)，要做到合理、準(zhǔn)確、規(guī)范，這樣才能顯示出商務(wù)場(chǎng)合下的素養(yǎng)。一般來說，收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：
保證在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)郵件，哪怕只是簡(jiǎn)單的一句話；每封郵件都應(yīng)該有題目；不要發(fā)送垃圾郵件或者附加任何特殊鏈接；不要在群發(fā)郵件中透露他人的郵件地址，應(yīng)該使用隱藏地址的抄送方式；正確使用大小寫字母，用大寫字母寫郵件在網(wǎng)絡(luò)文化中代表著你在朝對(duì)方大喊；發(fā)送手機(jī)短信和電子郵件時(shí)須署名；電子郵件里還應(yīng)寫入其它聯(lián)系方式；最好不要發(fā)送容量過大的附件內(nèi)容，并不是所有人都擁有一個(gè)超大電子郵箱；如果擔(dān)心語(yǔ)氣不對(duì)而引起誤會(huì)，可多用“謝謝”、“請(qǐng)”等字眼，根據(jù)對(duì)象來選擇開頭語(yǔ)和祝福語(yǔ)，既不過于客套，又要注意禮節(jié)；主動(dòng)終止發(fā)郵件的來往，可以在文末附注“全部辦妥”、“無需回復(fù)”、“僅供參考”等字樣。電腦使用禮儀規(guī)范開始使用計(jì)算機(jī)時(shí)，先開顯示器等外設(shè)，后開主機(jī)。關(guān)閉計(jì)算機(jī)時(shí)，則相反，先關(guān)閉主機(jī)，然后再關(guān)閉外設(shè)關(guān)閉計(jì)算機(jī)后，請(qǐng)務(wù)必關(guān)閉電源插座再離開。一個(gè)好的電源接線板是很重要的，請(qǐng)使用帶保險(xiǎn)功能，大功率規(guī)格的接線板※確保使用的插座有良好接地。如果您的電腦是在國(guó)外購(gòu)買并運(yùn)輸?shù)街袊?guó)使用，請(qǐng)千萬記得檢查并確認(rèn)電壓選擇開關(guān)已調(diào)至230V以防止電源燒毀。使用電腦時(shí)請(qǐng)不要吃零食，不要將飲料等放在鍵盤/鼠標(biāo)旁，防止碎物或者液體落入鍵盤等其它設(shè)備導(dǎo)致?lián)p壞。為了保持良好的散熱，主機(jī)/顯示器與墻壁之間的距離不得低于10厘米。使用時(shí)的環(huán)境溫度需要在10-35度之間，否則會(huì)出現(xiàn)電腦無法開機(jī)的情況。插拔各類數(shù)據(jù)線時(shí)請(qǐng)對(duì)應(yīng)顏色，并保持垂直的方向來插拔。長(zhǎng)時(shí)間不使用電腦時(shí)，請(qǐng)對(duì)主機(jī)和顯示器進(jìn)行遮蓋以達(dá)到防塵效果。使用QQ、MSN的禮儀規(guī)范
一般來說，我們?cè)谑褂肣Q、MSN等即時(shí)聊天軟件時(shí)，需要注意的禮儀規(guī)范主要有以下幾點(diǎn)：
如果我們很忙，就不要在線，或者設(shè)置一個(gè)busy或隱身狀態(tài)；最好不要打擾忙碌的人。如果對(duì)方時(shí)busy狀態(tài)，不要和他閑聊，若有重要的事，最好一句話說完。不要以一個(gè)“Hi”開始對(duì)話；盡量回復(fù)別人的消息。如果我們確實(shí)無法照應(yīng)，那就告訴對(duì)方并設(shè)置busy狀態(tài)；盡量不要在QQ上設(shè)置自動(dòng)回復(fù)；網(wǎng)址的時(shí)候附上標(biāo)題或簡(jiǎn)介；不要發(fā)連鎖消息。含有詛咒性質(zhì)、欺詐性質(zhì)、謠言性質(zhì)、無腦性質(zhì)的連鎖信息；保持安全意識(shí)。防止聊天軟件中毒自動(dòng)發(fā)消息干擾他人；不要刨根問底。對(duì)于聊天軟件上的網(wǎng)友，戶籍民警方式的詢問往往不招人喜歡；保持聊天記錄。同一個(gè)問題反復(fù)多次問別人會(huì)讓人感到尷尬。復(fù)印機(jī)使用規(guī)范
復(fù)印機(jī)也是日常辦公中使用最為普遍的辦公設(shè)備之一，使用復(fù)印機(jī)應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)：
在公司最好不要復(fù)印個(gè)人的資料。在使用的過程中，如果和其他的同事碰在一起，可以是先到先復(fù)印或者是趕時(shí)間的先復(fù)印，出于禮貌的說法，可以讓同事先用。如果正在復(fù)印應(yīng)該禮貌的請(qǐng)后來的同事等一回。復(fù)印完?yáng)|西以后，記得關(guān)閉機(jī)器。如果用完了紙，記得添加上。如果在復(fù)印的時(shí)候遇到問題，或者弄壞復(fù)印機(jī)，一定找同事或者相關(guān)的人來幫忙，切忌自己不說走開。
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