淺談如何實現檔案管理工作的現代化

　　隨著計算機技術的提高，越來越多的現代化辦公室設備投入使用，因此，在這種條件之下越來越多的電子文件產生，此變化加速了無紙化辦公的腳步，而科學技術的運用對于檔案管理無疑說是一個新的挑戰。如何有效的應用現代化管理方式建設檔案信息儲存、處理和輸出的高效性都是對檔案管理系統提出更高的需求。

　　1檔案管理工作現代化定義

　　所謂的檔案管理現代化就是堅持以系統為指導理念，在通過科學的現代管理方式，比方說先進的科學技術和設備，又或者積極主動的調動工作者的熱情以及創造性，才能確保對檔案管理工作的創新工作，確保所有工作的技術化、科學化和系統化，最大程度的確保智能化的水平。比方說，在工作的時候可以借助計算機對一些相關性的檔案開展信息的輸入、輸出和文件的修改、插入、復印和統計工作等，此外，還要確保所有有關的縮微照相技術對傳統的紙質檔案進行有效的縮微復制工作，以便更好的壓縮存檔工作，保證最大程度的提高紙質檔案管理工作的效率，以及資源的利用率。用這樣的檔案管理方式可以有效的縮小檔案的信息量，確保檔案工作管理的科學化，確保多有的使用者可以第一時間的找到自己所需要的信息，為檔案增加的效值。電子文件已經是現在這個時代對檔案管理工作的主要載體，其便利性也將慢慢取代傳統的紙質載體。

　　2檔案管理工作現代化進程遇到的問題

　　2.1現代化檔案管理意識不夠強

　　目前，社會上對于檔案的定義和作用了解都不是很透徹，尤其是還沒有形成一個成熟的檔案管理意識，這些現象主要表現在大多數的領導者對于檔案管理現代化意識還不夠重組，或者有的單位或者企業在檔案管理上任然采用的是傳統的管理方式，這就需要些原因都嚴重的限制了檔案管理現代化的發展。

　　2.2檔案管理缺乏標準化

　　由于歷史條件存在的局限性，傳統的檔案管理都是采取的是各做各的，或者自給自足的方式，這些單位都會依據自身的經濟能力選擇相對應的硬件設備，在設備的選擇上面也是種類繁多，但是都缺少一個統一的標準，因此，對于所采用的檔案系統運用軟件也不可能相同，更不要說標準了，設備的功能不同，其標準化的水平也不一樣，所以會導致數據上面缺失，影響了整個信息的完整性，使得大多數的檔案都沒有一個標題進行索引，在數據的共享上面難度增加，就是因為這樣或者那樣的原因，導致我國現在還沒有一個統一的標準進行規劃，所以，檔案管理還存在著一定的盲目性，再這樣的環境之下，為了確保檔案管理工作現代化進程不被限制，就需要制定一個統一的標準，這也是保證檔案管理網絡化和資源共享化的要求，也是提高我國檔案管理工作水平的重要措施。

　　2.3檔案管理缺少高素質人員

　　目前，檔案管理工作人員比較多，但是大多數都是管理的輔助工作者，而專業的工作者愛不是很多，尤其是一些高層的檔案管理工作人員，這些人員也是目前我國檔案管理工作者的人員分布。在人員的要求上面，對于高層檔案管理工作人員的要求最高，比方說在政治理論和政策水平上面要求都很高，此外還有文化素質、現代化管理技術、檔案業務的掌握度、工作的組織和協調能力，有或者在某一個方擁有很高的技術要求，高層檔案管理工作者只有掌握了以上技能，才符合現代化管理的需求。然而，信息化和網絡的進步，對于檔案管理工作的要求也越來越高，大多數的人對于現代化技術還不夠熟悉，所以，在發展現代化檔案管理工作的時候不僅僅要注重現代化的發展還要注重綜合性人才的培養工作。

　　2.4檔案管理資金投入不充足

　　在現代化檔案管理工作經常會出現經費不足的問題，這也是目前遇到的最大的問題，妖之道大多數先進設備和技術都需要資金的投入的。然而，有的時候對于所需要的設備了解不夠充足，錯誤的投資會造成資源的浪費，尤其是在基層單位或者比較貧困的地方，檔案室內的設備還比較簡陋，很多的設備都跟不上現在的需求，在安全上面也存在著很多的隱患，此外，這些檔案室在建設上面都不夠標準，更不要說在自動化和數字化的要求上面了。

　　2.5檔案管理基礎工作比較差

　　檔案管理工作最為基礎的事情就是標準性和規范性，但是就目前的狀況來說，很多的企業和單位在管理上存在著：大量的存檔案卷質量偏低、缺乏有效的檢索設備，或者很多的部門在檔案設立的時候都是自主立卷、編目。

　　3增強現代化檔案管理工作的措施

　　3.1提高對計算機的統一管理工作

　　隨著計算機技術和網絡技術的發展，人們的生活和，工作對于計算機的依賴性越來越高。所以，在檔案管理上面首先要注重的是電子文檔和檔案的運行和管理工作。檔案的最終目標就是對文件的擬制，然而，由于計算機配置的不同，在軟件上面也有所差別，給電子文檔的存檔工作帶來一定的困難。因此，為了確保電子文件的存檔和運行，就需要確保所運用的軟件的一致性，比方說對于文檔目錄的編目或者使用的格式等。其次，就是要制定出電子檔案，以方便將一類的產品歸結在一起。比方說，有科技類的、社會類的、文書類的等，這些都需要具體的分類，只有這樣才能在需要的時立即找到信息。最后，就是對檔案的技術保護工作。傳統的紙質檔案保存最大的問題是環境，而電子檔案需要的是先進的技術水平，比方說，防止一些病毒或者木馬的入侵。因此，對于一些比較重要的文檔一定要注重加密工作。

　　3.2提高對檔案管理現代化建設的領導工作，確保必要的人力和物力

　　為了確保檔案管理工作現代化發展，就需要加強各部門軟件或者硬件的質量，只有注重人力和物力的投入，才能有效的保證現代化進程。相比其他的工作，檔案管理工作更加的需要領導人物的關注，只有這樣才能從上而下的塑造現代化管理的意識，才能將自身的責任感傳達到每一位員工。此外，檔案管理工作也需要一個現代化辦公環境，只有這樣才不會限制現代化發展。很多的企業不注重現代化自動管理，當某一個環節出現問題的時候，容易造成文檔的丟失。還有一點就是保證現代化投入，只有提高現代化技術的含量，才能確保所有項目的正常運行。比方說，在設備上面，包括計算機、掃描儀或者數碼相繼等，這些物質基礎都為現代化管理創造良好的條件。還需要注重對計算機技術的研發工作，大量的檔案的信息錄入，肯定對計算機要求加大，因此需要更先進的技術支持檔案管理工作。

　　3.3注重培訓工作，盡可能的加強檔案管理工作者的素質

　　檔案管理現代化工作面對新的形勢和新的挑戰，因此對于檔案管理工作者的素質要求也越來越高。比方說，檔案管理的載體由原先的紙質轉換到現在的電子，或者手工抄錄轉換到計算機管理等。對于檔案管理工作人員也由原先單一的要求增加到綜合性復合型人才。在現代化檔案管理工作中，需要檔案人員除了必備的專業知識外，還需要有豐富淵博的知識，尤其是在政治、經濟、文化和科學領域。

　　此外，在語言上面，還需要最少掌握一門外語，以便更好的適應時代的要求。一個優秀的檔案管理工作人員，應該具有很高的政治素養，還應該有實事求是的工作態度，只有這樣才能做好檔案管理現代化要求的基礎。要增強檔案管理工作者的素質首先就是檔案管理工作者要有意識的去學習新的知識，不能一成不變，要用于創新；其次，就是企業和單位要定期的開展培訓工作，這樣可以有系統性的學習新的技術，要知道新的計算機知識不是一下就學會的，單純的自學也不可能解決最根本的問題，因此，需要企業幫助。最后，就是要加強教育，比方說注重檔案管理工作者的愛崗敬業精神的建設，尤其是檔案管理工作在很多的時候比較枯燥，為了消除對外界的干擾和誘惑，就需要檔案管理工作者增強對職業的喜愛，確保其實現自我的價值。

　　4結束語

　　總的來說，建設現代化檔案管理工作是新時代下全新的事業，尤其是在現代科技的使用，都會帶動檔案管理自動化的進行，這些發展都可以最大程度的提高工作效率，降低工作的壓力，加快信息化建設，以便實現檔案管理工作的交織。而對于檔案管理工作人員來說，應當做好自己的本職工作，還需要不斷的吸收新的知識，只有這樣才能滿足現代化進程的需求。