ERP采購及庫存管理對企業(yè)管理的提升論文

　　ＥＲＰ已經(jīng)是在中國發(fā)展多年的信息理念，自從上世紀(jì)九十年代初，以ＳＡＰ為代表的先進(jìn)ＥＲＰ廠商在中國進(jìn)行大力推廣，到如今，ＥＲＰ的實(shí)施和應(yīng)用已經(jīng)從當(dāng)年的星火燎原之勢發(fā)展到風(fēng)起云涌了，眾多在中國大陸的國企、民營企業(yè)、外企，乃至一些中小企業(yè)都以先進(jìn)的ＥＲＰ產(chǎn)品并結(jié)合外圍的ＳＲＭ（供應(yīng)商關(guān)系管理）、ＣＲＭ（客戶關(guān)系管理）、ＭＤＭ（主數(shù)據(jù)管理）、ＰＬＭ（產(chǎn)品生命周期管理）、ＭＥＳ（生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)）等對企業(yè)進(jìn)行綜合的信息化項(xiàng)目實(shí)施。不可否認(rèn)，ＥＲＰ理念的深入推廣及先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品的深入應(yīng)用，對我國企業(yè)的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。這其中，采購及庫存管理是ＥＲＰ實(shí)施中的重要一環(huán)，其中涉及的采購物料主數(shù)據(jù)管理、采購計(jì)劃及合同管理、采購發(fā)票校驗(yàn)以及后續(xù)的庫存管理，是企業(yè)ＥＲＰ后續(xù)生產(chǎn)、銷售等物流和信息流能順利進(jìn)行，數(shù)據(jù)合理出具的重要基礎(chǔ)和前提。更重要的是，先進(jìn)的ＥＲＰ采購及庫存管理，是和財務(wù)無縫集成的，在每一次出入庫及發(fā)票校驗(yàn)的時候，會自動生成財務(wù)憑證。本文就我在工作方面接觸到的問題，結(jié)合ＥＲＰ理念及產(chǎn)品的信息化實(shí)現(xiàn)，對ＥＲＰ采購及庫存管理提出一些建議。

　　１企業(yè)采購及庫存管理的現(xiàn)狀及問題

　�。保�１關(guān)于采購和庫存管理的現(xiàn)狀

　　以某企業(yè)為例。該企業(yè)是集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的國家高新技術(shù)企業(yè)，主要從事精細(xì)化學(xué)品、高分子材料以及醫(yī)藥、農(nóng)藥、染料中間體等化學(xué)品的開發(fā)，并提供與之相關(guān)的技術(shù)服務(wù)。與之相關(guān)的采購和庫存管理業(yè)務(wù)，也是基于上述主營業(yè)務(wù)相關(guān)的化工原材料的采購及后續(xù)的出入庫管理等，同時，一些備品備件和辦公用品等的采購及出入庫也屬于采購和庫存管理的范疇。目前采購及庫存管理通過用友Ｕ８系統(tǒng)進(jìn)行對應(yīng)的信息化管理。由使用部門在公司辦公平臺上提請采購計(jì)劃；采購計(jì)劃的執(zhí)行，采購合同的簽訂及采購發(fā)票的完成，及采購物資的出入庫管理在同部門內(nèi)完成；期末進(jìn)行出入庫與財務(wù)賬的核對，并作為財務(wù)在用友財務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行記賬的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

　�。保�２關(guān)于采購及庫存管理的現(xiàn)存問題

　　受限于當(dāng)前ＥＲＰ產(chǎn)品（用友Ｕ８系統(tǒng)）的局限性和嚴(yán)謹(jǐn)性，企業(yè)關(guān)于采購和庫存管理方面普遍存在以下亟待解決的問題：

　　１．２．１采購物資的數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性不夠當(dāng)前用友系統(tǒng)所支持的采購相關(guān)物資，其單價和總金額可以由采購及庫存管理人員隨意更改，使得采購數(shù)據(jù)，尤其是對后續(xù)的財務(wù)數(shù)據(jù)，存在不夠嚴(yán)謹(jǐn)和不夠真實(shí)的風(fēng)險，這一般往往是發(fā)生在期末對賬的時候。正常情況下，一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模牛遥挟a(chǎn)品，其采購相關(guān)的物資，作為物料主數(shù)據(jù)管理，只能由特定的主數(shù)據(jù)管理人員執(zhí)行，其單價（一般是移動平均價或者標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃價）只能是由公司的財務(wù)部門進(jìn)行制定，而這個價格并非是每次采購的采購單價，系統(tǒng)會將每次的采購價格與財務(wù)部門制定的價格進(jìn)行比較并自動處理采購價格差異，從而確保采購物資價格的嚴(yán)謹(jǐn)性和數(shù)據(jù)的真實(shí)性。另外當(dāng)前用友Ｕ８系統(tǒng)，在期末核對庫存賬的時候，還可以手工修改庫存數(shù)量和總金額，這也加大了采購及庫存數(shù)據(jù)，尤其是傳遞到財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)風(fēng)險，使得真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性大打折扣。合理的ＥＲＰ產(chǎn)品，采購的物資在進(jìn)行出入庫的時候，庫存管理人員只能按照實(shí)際情況，輸入入庫和出庫的數(shù)量，其總金額是基于在上述財務(wù)制定好的單價乘以該數(shù)量而自動計(jì)算出來的，期末的時候，系統(tǒng)也會根據(jù)當(dāng)期的出入庫情況自動計(jì)算出期末庫存的結(jié)存數(shù)量和結(jié)存金額，根本不需要也不允許進(jìn)行庫存數(shù)量和總金額的調(diào)整。

　�。保�２．２采購及庫存的管理流程需要優(yōu)化提升采購物資在得到供應(yīng)商的發(fā)票后再到系統(tǒng)中做入庫處理，但實(shí)際上該物資早已經(jīng)進(jìn)行實(shí)際的入庫操作，系統(tǒng)的滯后處理導(dǎo)致賬實(shí)的嚴(yán)重時間不符，不僅影響實(shí)際的對賬工作，而且也對后續(xù)的盤點(diǎn)、審計(jì)等工作帶來困擾。一個合理的ＥＲＰ系統(tǒng)，其采購入庫和采購發(fā)票的錄入，是分開兩部分處理的。當(dāng)然，企業(yè)的愿景是希望得到供應(yīng)商發(fā)票再做入庫，以減少發(fā)票價格和采購價格的差異，這個可以通過對供應(yīng)商的發(fā)票及時性管理來提升。但如果在現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)中，確實(shí)存在物資需要入庫但發(fā)票又沒有及時到的情況，可以先進(jìn)行入庫處理，系統(tǒng)就以財務(wù)事先制定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃價或者按照系統(tǒng)自動計(jì)算的移動平均價進(jìn)行入庫物資價值的更新；因?yàn)榘l(fā)票未到，財務(wù)上的應(yīng)付部分就由系統(tǒng)自動將采購單上的價格作為暫估價格進(jìn)行入賬，待到發(fā)票真正到的時候，形成真正的采購應(yīng)付款，并將發(fā)票和采購單的價格差異更新到采購物資的移動平均價（如果物資以移動平均價計(jì)量）。

　�。保�２．３采購出入庫對財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的支撐不夠當(dāng)前的系統(tǒng)下，受限于系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性和功能性，采購入庫、出庫和發(fā)票處理的時候，都沒有自動產(chǎn)生集成到財務(wù)的憑證。財務(wù)在每月月末，還需要庫存管理部門提供一份本月出入庫的明細(xì)，相當(dāng)于二次出入庫，再據(jù)此手工做成財務(wù)憑證。不僅造成重復(fù)數(shù)據(jù)的重復(fù)工作，同時也加大了由于數(shù)據(jù)不集成共享而導(dǎo)致可能的賬務(wù)錯誤，也增加了賬實(shí)不符的風(fēng)險。先進(jìn)的ＥＲＰ產(chǎn)品，其采購物資的入庫、出庫以及供應(yīng)商發(fā)票錄入，都會無縫集成的自動形成財務(wù)憑證，確保數(shù)據(jù)源的唯一和真實(shí)，同時大大減少期末的重復(fù)工作，使得傳遞到財務(wù)的數(shù)據(jù)都是真實(shí)可查的，沒有人工操作的痕跡，真正做到合理準(zhǔn)確，有效地支撐數(shù)據(jù)分析和核算管理。

　　２先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品關(guān)于采購及庫存管理的邏輯及功能實(shí)現(xiàn)

　　２．１先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)采購流程

　　標(biāo)準(zhǔn)的ＥＲＰ采購循環(huán)流程如圖１，包括從提交采購申請（采購計(jì)劃）到最終采購發(fā)票校驗(yàn)（發(fā)票錄入）的多個過程步驟：

　�。玻�１．１采購申請采購員根據(jù)工廠的采購計(jì)劃提交采購申請，包括采購的物資編碼、采購的數(shù)量、采購合同的單價、采購供應(yīng)商等采購信息。這其中涉及采購該物資在多個供應(yīng)商之間的詢價報價。

　�。玻�１．２貨源與價格確定系統(tǒng)可以以最優(yōu)的采購價格作為該次采購訂單（采購合同）的價格記錄取得。

　�。玻�１．３采購批準(zhǔn)根據(jù)申請的采購類型、物料組等條件，按照系統(tǒng)預(yù)定的批準(zhǔn)策略，對該次采購申請進(jìn)行各個級別的審批，系統(tǒng)內(nèi)部審批，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約成本。

　　２．１．４采購訂單處理將審批完成的采購申請通過系統(tǒng)功能自動轉(zhuǎn)換為采購訂單。

　　２．１．５訂單跟蹤針對采購訂單中的采購物資，進(jìn)行結(jié)合實(shí)物物流管理和訂單信息流的雙重跟蹤。

　　２．１．６貨物接收針對質(zhì)檢合格的采購物資，進(jìn)行入庫的操作。自動形成原材料增加的財務(wù)憑證。

　　２．１．７發(fā)票校驗(yàn)針對已經(jīng)入庫的采購訂單，比對從供應(yīng)商取得的采購發(fā)票，將發(fā)票信息錄入到系統(tǒng)中，自動形成應(yīng)付往來的財務(wù)憑證。

　　２．２采購與庫存的業(yè)務(wù)流程舉例

　　供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和采購價格主數(shù)據(jù)管理，在這些主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以在系統(tǒng)中完成采購申請管理、采購訂單管理、采購入庫管理和發(fā)票校驗(yàn)業(yè)務(wù)。

　　２．３采購與庫存實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能清單

　�。玻�３．１物料數(shù)據(jù)管理規(guī)范集中的物料數(shù)據(jù)管理，逐步形成企業(yè)統(tǒng)一、規(guī)范并高度集成的物料數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)；通過與業(yè)務(wù)功能字段的緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)物料數(shù)據(jù)信息的多元化。

　�。玻�３．２供應(yīng)商管理規(guī)范集中的供應(yīng)商管理；增強(qiáng)對供應(yīng)商信息檔案管理（分析、記錄、跟蹤）。

　　２．３．３采購與服務(wù)管理以采購訂單為核心，執(zhí)行并監(jiān)控采購收貨、入庫、發(fā)票校驗(yàn)等采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

　　２．３．４出入庫自動記賬及發(fā)票執(zhí)行出入庫業(yè)務(wù)，自動觸發(fā)財務(wù)憑證記賬；執(zhí)行發(fā)票校驗(yàn)業(yè)務(wù)，自動產(chǎn)生應(yīng)付賬款。

　　３未來關(guān)于采購及庫存管理的優(yōu)化策略及方案

　�。常�１采購及庫存管理優(yōu)化提升的目標(biāo)

　�。保┙y(tǒng)一采購訂單（合同）執(zhí)行流程，形成以采購訂單為核心的采購全過程管理。規(guī)范采購管理流程。

　　２）生產(chǎn)計(jì)劃與采購計(jì)劃的緊密銜接，公司間（工廠間）需求的自動傳遞，提高采購計(jì)劃的精確性和及時性。

　�。常┩ㄟ^采購及庫存的信息化建設(shè)，強(qiáng)化現(xiàn)有物資的管理水平和程度，保障庫存與計(jì)劃協(xié)調(diào)一致性、保障賬實(shí)相符，提高物資流轉(zhuǎn)的效率和準(zhǔn)確性。

　�。矗┎少徏皫齑婀芾砼c財務(wù)高度集成：物料收發(fā)２０１８７４年第３期徐長慧：ＥＲＰ采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用貨后，系統(tǒng)同時生成物料憑證和財務(wù)憑證，不再需要倉庫和財務(wù)同時作賬和反復(fù)核對，不僅能提高工作效率，還提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，增加相互監(jiān)控的效果。實(shí)現(xiàn)真正意義上的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，強(qiáng)化財務(wù)核算對業(yè)務(wù)反映的實(shí)時性和可追溯性，實(shí)現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)的同步處理，保證數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確和可追溯。

　　５）統(tǒng)一物料主數(shù)據(jù)和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理，提高數(shù)據(jù)維護(hù)準(zhǔn)確度。

　　６）通過采購到庫存管理并自動集成到財務(wù)賬務(wù)上的完整信息流和物流的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)采購到出入庫以及財務(wù)發(fā)票的清晰可控，領(lǐng)導(dǎo)分析一目了然，財務(wù)賬務(wù)有據(jù)可查，更加利于管理的分析，整體提升管理效益。

　　３．２采購及庫存管理提升的策略

　�。保┩ㄟ^先進(jìn)的ＥＲＰ信息化產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施，實(shí)現(xiàn)從采購申請、采購訂單到采購入庫、發(fā)票錄入和物資出庫的全過程可視化管理。

　�。玻�實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化的采購和庫存管理項(xiàng)目，必然要先對采購的物資進(jìn)行清理和系統(tǒng)的信息化管理，通常ＭＤＭ（主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）要先行而為之。避免由于采購物資的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確而形成業(yè)務(wù)的垃圾數(shù)據(jù)。

　　３）任何一個信息化系統(tǒng)，都是為業(yè)務(wù)輔助而存在的，所以實(shí)施采購及庫存信息化項(xiàng)目前，也要將采購及庫存流程進(jìn)行優(yōu)化和必要重組。

　　４）任何一個系統(tǒng)優(yōu)化的實(shí)施項(xiàng)目，都是“一把手工程”，都離不開管理層強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和支持，才能保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

　　５）ＥＲＰ的先進(jìn)理念和實(shí)施，要求打破以往按照部門劃分業(yè)務(wù)職責(zé)的傳統(tǒng)做法，而是以優(yōu)化的流程進(jìn)行全程貫通，通過先進(jìn)優(yōu)化的流程實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。任何ＥＲＰ產(chǎn)品只不過是個工具。

　　３．３采購及庫存管理提升的步驟方案

　�。保┙y(tǒng)一的物資主數(shù)據(jù)管理：清理要進(jìn)行采購和歷史上有賬面庫存的物資編碼，包括其規(guī)格、型號等關(guān)鍵屬性，并按照ＥＲＰ要求進(jìn)行需要的分類及價格策略的制定，財務(wù)上指定其標(biāo)準(zhǔn)單價或者實(shí)際移動平均價。

　　２）通過先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)采購及庫存業(yè)務(wù)實(shí)踐，將現(xiàn)有的采購及庫存業(yè)務(wù)流程在充分調(diào)研并結(jié)合實(shí)際情況的前提下進(jìn)行優(yōu)化和重組，形成適合的優(yōu)化采購及庫存業(yè)務(wù)藍(lán)圖，通過采購全過程的執(zhí)行與采購合同管理，共同指導(dǎo)后續(xù)采購及庫存管理業(yè)務(wù)的進(jìn)行。具體采購合同的執(zhí)行方案為：

　　①每年或定期與供應(yīng)商簽訂采購合同（紙質(zhì)），依據(jù)紙質(zhì)合同，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購合同（包括物料、合同有效周期、數(shù)量等信息）；維護(hù)采購信息記錄。

　　②根據(jù)匯總核算用量及平庫利庫，依據(jù)此合同創(chuàng)建訂單；未來，系統(tǒng)生成的采購申請自動關(guān)聯(lián)此合同做為供貨源創(chuàng)建采購訂單；系統(tǒng)內(nèi)對此采購訂單進(jìn)行審核后發(fā)行給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按此供貨。

　�、鄄少徲唵螆�(zhí)行收貨后，要求供應(yīng)商根據(jù)訂單及交貨情況開具發(fā)票；采購人員根據(jù)采購訂單、入庫信息、發(fā)票要求財務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)；發(fā)票校驗(yàn)后，財務(wù)人員進(jìn)行付款處理。

　　３）為確保采購及庫存管理信息化項(xiàng)目的順利實(shí)施，必須搭建由領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)銜的項(xiàng)目組織架構(gòu)，包括從決策層到關(guān)鍵用戶（項(xiàng)目推進(jìn)層），以及到最終操作用戶（操作層）的層層人員保障機(jī)制。按照上述條件，執(zhí)行可行的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，任務(wù)落實(shí)到項(xiàng)，時間分解到天，責(zé)任落實(shí)到人，最終確保采購及庫存信息化項(xiàng)目順利實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)采購及庫存管理方面的優(yōu)化提升，同時間接地提高了財務(wù)結(jié)賬的效率，減少了以往的重復(fù)工作。

　　４結(jié)語

　　以上是我結(jié)合所學(xué)知識，對采購與庫存ＥＲＰ管理進(jìn)行的相關(guān)闡述。變革總是大多數(shù)人不愿意去碰觸的現(xiàn)象，但發(fā)展是永無止境的。企業(yè)更需要在發(fā)展的過程中不斷推陳出新，生機(jī)也往往是在變革中出現(xiàn)的，所謂“變則通，通則久”。以更加先進(jìn)的管理理念支撐企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大，為提升更大的效益空間而不斷創(chuàng)新，這是管理者的共同目標(biāo)。