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文化和技術(shù)秘書學教材品質(zhì)提升的兩翼論文

時間：2022-12-17 02:23:35 教材我要投稿

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　　近年來，出版了不少秘書學教材，其中不乏優(yōu)秀之作。但通觀秘書學教材，質(zhì)量方面確也存在一些不足之處。例如，在秘書專業(yè)技能部分，辦公設(shè)備操作、印章防偽和信息保密等知識體系陳舊、技術(shù)含量遠遠落后于信息時代秘書工作實踐要求；在秘書文化部分，雖論及了中外秘書制度、秘書機構(gòu)、秘書職業(yè)的起源等，但也只是在秘書史部分一帶而過，沒有在秘書的時間管理、秘書接待、寫作交際等工作領(lǐng)域一以貫之。“人文教育和科學教育的融合是社會發(fā)展的要求，是當代教育的一大趨勢，是全面推進素質(zhì)教育的需要。”①秘書學教材的水準要上一層樓，就必須汲取相關(guān)學科的前沿成果，整合技術(shù)和文化，真正拓展廣度和深度，實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為此，筆者研讀了近5年來12冊秘書學高校教材，并重點參照了《秘書國家職業(yè)資格培訓教程》（2006年版）和陸瑜芳著第十九次印刷的獲獎教材《秘書學概論》。依據(jù)上述教材，結(jié)合保密學、符號學等理論，本文具體從以下三個方面展開論述。

文化和技術(shù)秘書學教材品質(zhì)提升的兩翼論文

　　一、關(guān)注相關(guān)學科，引進最新

　　技術(shù)，提高工作效能本文所說的技術(shù)是指具體的、可操作的行為和方法，是關(guān)于如何實現(xiàn)從已知狀態(tài)向目標狀態(tài)轉(zhuǎn)化的知識。具體到秘書工作而言，技術(shù)主要是指在辦公自動化系統(tǒng)中，對硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)及其外圍工具的操作、控制和維護。

　　本文主要以印章管理為例闡述引進新技術(shù)的重要性。現(xiàn)在許多秘書學教材，對印章頒發(fā)、啟用等均有詳細的介紹，而對印章防偽沒有提及。

　　事實上，近年來偽造印章欺詐的案件逐年上升，秘書應(yīng)保持警覺意識，一旦發(fā)現(xiàn)可疑文件必須認真開展辨?zhèn)舞b定工作，避免造成重大損失。

　　“秘書可以吸收公安管理學中的最新知識，采用預置標識、信息互證、技術(shù)鑒定等方法做好印章防偽工作。”②這些操作起來并不復雜，如預置標識，就是在印章刻制的時候，要求制作商預先設(shè)置特殊字體、特殊痕跡。秘書可以使用光敏和熱敏印油等高科技產(chǎn)品，且定期輪換，這樣在光線照射和加熱情況下就可以顯示特殊外觀變化，從而辨識印痕真?zhèn)巍?/p>

　　秘書學教材在辦公自動化操作方面，還可以引進速錄和電磁干擾保密技術(shù)；在檔案管理中，可以引進非線性檢索技術(shù)；在大型會務(wù)管理方面，可以引進“計劃評審法”進行微機項目管理等。這些可以大大提高學生信息保密、信息分享和工作協(xié)作方面的技能。編寫秘書學教材時及時引進這些知識，有助于學生與時俱進，汲取相關(guān)學科的源頭活水，緊跟秘書工作的實際需要。

　　二、遵循修辭規(guī)律，運用文化

　　符號，提升文化魅力本文所謂的文化是指精神文化。精神文化以符號系統(tǒng)為主要載體，代表一定群體的人文關(guān)懷、價值取向、倫理觀念、理想人格、審美情趣等精神成果的總和。秘書學教材應(yīng)在傳授秘書知識、技能的同時，潛移默化地傳播精神文化。例如，日程安排是秘書的常務(wù)工作之一，筆者所選取的12冊教材中均有涉及。陸先生的《秘書學概論》和《秘書國家職業(yè)資格培訓教程》中都比較詳盡地介紹了時間管理的原則、內(nèi)容、程序等知識，陸先生還提到了使用臺歷和備忘錄等時間管理工具③，國家職業(yè)資格培訓教程還提出了時間管理的ABCD法則④。

　　這些處理時間的方法和原則具有普適性，針對的是事務(wù)的處理；而處理好時間還必須“對人”，即要契合不同對象的文化差異，正確解讀和書寫文化符號，進行文化的雙向認同。為此，教材至少應(yīng)從以下方面加以改進。

　　首先，教材應(yīng)運用文化符號，傳達人文關(guān)懷。意大利著名哲學家、符號學家艾柯（Eco）對符號的定義是：能用來明確指代某一其他東西的一切指號。”⑤任何物體，無論語言、文字、圖形、動作還是生活用品都可以成為符號，因為它們在一定的語境中都具有“明確指代”的意義。因此秘書的日程安排、辦公室環(huán)境優(yōu)化等，不僅是事務(wù)本身的處理，更重要的是傳達特殊的符號意義。例如，從技術(shù)的視野看，時間是勻速流動、質(zhì)量同一的存在方式；

　　但從文化符號角度看，時間具有豐富的表達意義。“在安排慶典、開業(yè)、展會等重要活動時，應(yīng)選擇特定文化視野中的良辰吉日，開展七夕舞會、重陽敬老、中秋賞月、清明郊游等活動。這樣不僅可充分體現(xiàn)主辦方對參與者的心靈慰藉和美好期許，而且能利用節(jié)慶時日的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，把現(xiàn)實交際布置在醇釅的文化語境中，產(chǎn)生順時應(yīng)人的良好效果，給人留下歲歲今朝的美好回憶。”⑥因此，秘書在處理事務(wù)時，不僅要考慮流程、效率、成本、組織制度等技術(shù)性因素，而且要考量事務(wù)處理所達到的溝通意義或情感效果。

　　其次，遵循修辭規(guī)律，實現(xiàn)文化的雙向認同。怎樣在事務(wù)處理過程中體現(xiàn)情感關(guān)懷？美國著名新修辭學家肯尼斯·伯克認為，修辭成功的根本是在情感、利益和對立面上的認同⑦。秘書在安排日程時，選擇在建交五周年的日子邀請對方重訪，這種日期安排本身就是一種文化認同，表達了對彼此友誼的珍視。當然，不僅日程安排如此，在秘書接待、會務(wù)安排、禮品饋贈等活動中都應(yīng)正確表達文化符號，促進文化認同。1986年英國女王伊麗莎白二世訪華前夕，女王的秘書團隊認真研究了中英交流史，選擇了一件特別的外交禮物。當時，女王向先念主席贈送了一封遲到390年的信———英國女王伊麗莎白一世在1596年寫給明朝萬歷皇帝的一封信，這封信表達了英中兩國之間貿(mào)易能得到發(fā)展的愿望。當時由于信使遭遇不幸，那封信一直沒有送到。這封遲到的信件認同了中英兩國友好往來的美好愿望，寄托著對愿望成真的深深祝福，因而令先念主席非常感動。

　　只有在認同對方的同時也讓對方認同自己，才能在溝通中獲得精神上的共鳴，建立長久的合作關(guān)系。在秘書的辦公室環(huán)境優(yōu)化中，陸先生的《秘書學概論》和《秘書國家職業(yè)資格培訓教程》都提出了安全、美觀、協(xié)調(diào)等總體要求，但是均沒有提出文化表達和文化認同的概念。文化符號的表達無處不在，通過辦公室的藝術(shù)雕塑、名人字畫、人物合影、光榮榜、規(guī)章制度展示等多個環(huán)境元素，可以展示自身的組織文化。一個團隊特有的制度嚴格、團結(jié)奮進、勇于爭先的精神風貌，一個團隊的美學修養(yǎng)、社會人脈、思想境界都是組織的財富，是一種彌足珍貴的軟實力，在凝聚力量、促進合作，贏得社會競爭中將發(fā)揮重要作用。

　　三、以史為鑒，以人為范，

　　促進技術(shù)和文化的融合以史為鑒，促進秘書專業(yè)技術(shù)與秘書精神文化的融合。秘書的保密工作非常重要，但目教育與培訓●●41SECRETARY’SCOMPANION2013年第6期前的秘書學教材僅僅停留在保密重要性、保密制度等知識的介紹方面。這種專業(yè)知識體系的缺漏是非常危險的。現(xiàn)代竊密者往往掌握先進技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，嚴峻的形式倒逼著文秘教育者必須與時俱進，在教材中引導未來的“秘書綜合運用文本限制、文本隱藏和文本加密等策略，真正有效地做好保密工作”。

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　　文本限制是讓盡可能少的人接觸文本，文本隱藏就是讓竊密者找不到文本，文本加密就是讓竊密者即便找到文本也看不懂文本內(nèi)容。盡管這種技術(shù)處理的邏輯鏈是嚴密的，但在實際保密工作中遠遠不夠。

　　聯(lián)系我國公文保密的歷史，不難發(fā)現(xiàn)文件保密不僅涉及文本，還涉及保密制度、人員、機構(gòu)、文種等眾多因素。而這在我國歷代保密制度中都有提及。“歷代建立的專門的保密制度使公文的保密性得到了保證，從而為統(tǒng)治者提供了寶貴的治國經(jīng)驗，也為各代的典籍制定提供了完整的材料。”⑨中國古代兵書《六韜·龍韜》記載，西周時期曾用物體長短表示某種意義的“陰符”，還運用“陰書”方法將一份文件拆分成三個部分分別傳送進行保密。這些保密技術(shù)對現(xiàn)代文本編碼和分拆隱藏仍有啟迪意義。在教材中引進保密工作的歷史文化，可以把當代的保密技術(shù)放置在歷史發(fā)展的系統(tǒng)中觀察，更易于把握秘書工作的規(guī)律和時代趨勢；可以以史為鑒，避免犯類似的錯誤。

　　以人為范，促進秘書專業(yè)技術(shù)與秘書人文素養(yǎng)的融合。絕大多數(shù)泄密事件的發(fā)生并非技術(shù)落后或制度不完善所致，秘書職業(yè)道德和社會責任的缺失是重要原因。長期以來，秘書教材缺少對職業(yè)道德應(yīng)有的強調(diào)，即便有相關(guān)章節(jié)也只是教條式陳述，很少有教材凸顯秘書人物在職業(yè)教育上的示范作用。如果金融學教材中沒有巴菲特，電影學教材中沒有斯皮爾伯格，中藥學教材中沒有李時珍，那將是非常大的缺憾。這種沒有“人”的教材，在秘書界還真是不少。事實上唯有“人”才是至為珍貴的教育教學資源。把嚴守機密，“不言溫室之樹”的漢代大臣孔光，忠言直諫、輔弼盛世的魏征，紹興師爺王祖輝以及現(xiàn)代著名秘書陳布雷和胡喬木等著名秘書人物引進教材，可以避免職業(yè)道德教育的枯燥說教。他們獨特的職業(yè)魅力，既可以充實學生的精神生活，使學生在感悟、體認、欣賞乃至享受職業(yè)學習中獲得學習的興趣和意義，也可以使學生見賢思齊，實現(xiàn)由求業(yè)目標向獻生目標的飛躍。他們身上所體現(xiàn)出的“傳統(tǒng)文化的涵養(yǎng)熏陶對于文秘工作者身心的全面發(fā)展，對文秘工作自身的建設(shè)都有積極意義，特別是對有志于獻身文秘事業(yè)的文秘專業(yè)學生有著特殊的價值”。

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　　總之，技術(shù)和文化是教材質(zhì)量提升的雙翼。秘書學教材就應(yīng)汲取最新科研成果，拓展教材知識的深度和適用度，使教材緊跟社會實踐的步伐。教材如過于強調(diào)技術(shù)性，就成了操作內(nèi)容刻板羅列的工具性操作手冊。秘書學教材只有實現(xiàn)技術(shù)性與文化性相結(jié)合，才能在培養(yǎng)學生職業(yè)技能的同時，提升學生的職業(yè)道德和人文情懷，使學生成為一個既能做事又會做人的有人情味的人。

　　注釋：

　　①劉曉明，張江林.技術(shù)型人才“文化準備”的定位與實施［J］.中國大學教學，2005（8）.

　　②郭炎武.秘書的印章防偽工作［J］.秘書，2010（3）.

　　③陸瑜芳.秘書學概論［M］.上海:復旦大學出版社，2008.

　　④劉康，陳李翔等.秘書國家職業(yè)資格培訓教程（四級秘書）［M］.北京:中央廣播電視大學出版社，2006.

　　⑤賈玉新.跨文化交際學［M］.上海:上海外語教育出版社，1997.

　　⑥郭炎武，彭秀海.論秘書時間管理工作中的文化調(diào)諧［J］.

　　秘書之友，2011（2）.

　　⑦鞠玉梅.肯尼斯·伯克新修辭學理論述評:關(guān)于修辭的定義［J］.四川外語學院學報，2005（1）.

　　⑧郭炎武.機要文本的保密策略［J］.秘書，2012（12）.

　　⑨王舒雅.淺窺歷代公文的保密［J］.檔案學通訊，2008（6）.

　　⑩周鋒.論傳統(tǒng)文化對文秘人才培養(yǎng)的啟示作用［J］.人力資源管理，2013（1