- 相關(guān)推薦
貿(mào)易公司辦公室助理的實(shí)習(xí)日記
12月02日
今天是實(shí)習(xí)的第一天，實(shí)習(xí)單位是一家貿(mào)易有限公司，我實(shí)在很難想象一個(gè)思想政治教育專業(yè)的學(xué)生來到貿(mào)易公司做辦公室助理會(huì)是怎么樣的一番景象。但是我還是帶著這些疑慮開始了我的實(shí)習(xí)路程。
第一天實(shí)習(xí)，首先的主要工作就是了解公司的一些情況和自己實(shí)習(xí)期間主要擔(dān)任的職務(wù)和工作。公司，主要做汽車養(yǎng)護(hù)用品代理，供貨給一些汽車專營店，同時(shí)還做防爆膜的工作，主要供貨對(duì)象是東風(fēng)日產(chǎn)汽車專營店。公司成立時(shí)間尚短，所以規(guī)模有限，辦公室的主要工作人員就是一個(gè)經(jīng)理和一個(gè)財(cái)務(wù)，其他的一些工人都是負(fù)責(zé)搬運(yùn)貨物和貼膜的工作，上班地點(diǎn)都在公司主要供貨的汽車專營店里。而我的工作主要就是收發(fā)快遞，接聽電話，打印送貨單、整理會(huì)議記錄、接待訪客之類的文員的工作。在這之前，因?yàn)槿藛T缺乏，這些工作都是公司財(cái)務(wù)在做，因此，初來咋到的我就由這個(gè)廖財(cái)務(wù)帶著，由她教我一些工作上的事宜。工作的第一天，沒有什么特別重要的工作，廖財(cái)務(wù)只是向我簡單地介紹了一下公司的工作流程和我的一些工作安排，她跟我說，辦公室助理一般比較忙的時(shí)候都是在公司開會(huì)或者的月底做賬的時(shí)候，所以平時(shí)都比較清閑，都是做一些瑣碎的事。然后她給了我一些公司代理的產(chǎn)品資料，讓我熟悉這些產(chǎn)品，方便日后的工作。于是今天我唯一的任務(wù)就是熟悉公司的運(yùn)作以及主要代理產(chǎn)品，為日后的工作打下基礎(chǔ)。
第一天上班，很輕松也有些乏味，但是看見同樣坐在辦公室的經(jīng)理和財(cái)務(wù)一樣地悠哉，我心想，也許貿(mào)易公司就是這樣的吧。
12月3日
今天是上班的第二天，雖然上班的第一天沒有什么重要的事情要做，但是第二天我還是按照上班的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)來到公司。
今天犯了一個(gè)錯(cuò)誤，我想這應(yīng)該辦公室助理大大忌吧。今天來了一批新貨，所以經(jīng)理和財(cái)務(wù)都出去安排貨物了，只留我一個(gè)人在辦公室，下午的時(shí)候接了一個(gè)電話，是專營店打來的，說是經(jīng)理的電話打不通，專營店的自動(dòng)變速箱清洗劑和冷卻系統(tǒng)止漏劑用完了，希望在今天下午之前把貨送到，以免明天無法正常工作。掛了電話之后，我又開始看書去了。下午三點(diǎn)多的時(shí)候經(jīng)理和財(cái)務(wù)回來了，可是我卻怎么也想不起來電話里說的是什么清洗劑，經(jīng)理只好再打電話去確認(rèn)一遍。
事后，廖財(cái)務(wù)告訴我，身為辦公室助理，有很多東西是不能靠腦子去記的，因?yàn)楹芏喽际呛墁嵥榈氖虑�，很零散，不好記，再加上我本來就不是學(xué)的這個(gè)，沒有經(jīng)過任何的培訓(xùn)，對(duì)一些產(chǎn)品和專業(yè)名詞也不熟悉，而且接電話要記錄應(yīng)該是一種習(xí)慣，在任何企業(yè)擔(dān)任任何職務(wù)都應(yīng)該要有的習(xí)慣，不要太相信自己的記憶力。
雖然這件事沒有造成什么損失，經(jīng)理和財(cái)務(wù)也沒有責(zé)怪我，可是心里還是覺得挺難受的，畢竟這應(yīng)該算是一個(gè)不應(yīng)該犯的錯(cuò)誤。枉我還有過在學(xué)校學(xué)工處辦公室擔(dān)任過辦公室助理的經(jīng)驗(yàn)，我竟然都沒有領(lǐng)悟到這一點(diǎn)，還非得摔過了才知道痛。
12月4日
由于昨天的事，今天上班心里總是有點(diǎn)不安和愧疚。廖財(cái)務(wù)似乎看出了我的心思，她讓我別太在意昨天的事，工作上難免有錯(cuò)，她剛來的時(shí)候還經(jīng)常犯錯(cuò)呢，有的時(shí)候碰到經(jīng)理心情不好還會(huì)被臭罵一頓，可是第二天還不是要收拾好心情上班，不能再因?yàn)樽蛱斓男那橛绊懡裉斓墓ぷ靼 Ｕ^“吃一鑒長一智”。
聽了之后，我的心情也沒有這么凝重了，人非圣人，孰能無過呢。坐了一上午都沒什么事情，我看廖財(cái)務(wù)也是在那閑著，心里還是有點(diǎn)坦然了。下午的時(shí)候，經(jīng)理說要帶我去視察下專營店的工作，順便讓我了解一下情況。心里真是欣喜若狂，再也不用呆在辦公室里了。
第一次來到專營店，經(jīng)理先是詢問了一下今天的銷售情況，然后和那些銷售人員聊了起來，說的都是一些業(yè)績之類的問題，我只能在一旁聽。說完了之后，就開始帶著我四處看看。他跟我說，因?yàn)楣臼莿偝闪⒉痪玫�，所以�?guī)模很小，他要管的事情也就是每天看看哪里缺貨需要補(bǔ)貨，還有銷售的情況，再者就是貼膜工人的工作了。他說，貼膜的工作是最容易出問題的了，裝貼防爆膜不是隨便貼就可以了事的，還要求有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟襟E工序，否則，用車的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)漏洞百出。從裝飾保護(hù)到清洗玻璃、套膜、定型、裝貼每一步都要小心翼翼的，而且前后擋風(fēng)玻璃和側(cè)窗難度不一，就算是老師傅都會(huì)有出錯(cuò)的時(shí)候，一些剛上手的徒弟就更不用說了。只要一個(gè)不經(jīng)意把客人的車刮花之類了，不僅僅是個(gè)人工資要賠光，公司也會(huì)受損，所以這方面要重視。
我看著那些工人裝貼膜的時(shí)候，心里都是心驚膽戰(zhàn)的，就好像是在精心雕刻一樣?xùn)|西。誰說不是行行出狀元呢，這些貼膜工人雖然都未必是大學(xué)畢業(yè)，甚至有些沒有文化，但不也是憑借一己技能大展拳腳。
12月5日
今天算是真真正正地做了一份工作了。因?yàn)槊魈炀褪情_周會(huì)的時(shí)間了，所以經(jīng)理安排我為明天的會(huì)議制作一一個(gè)PPT。當(dāng)接到這個(gè)任務(wù)的時(shí)候，心里有些欣喜，因?yàn)樵谏蠈W(xué)的時(shí)候做PPT也算是家常便飯了。
經(jīng)理交給了我明天的工作流程，還有一些資料，我就開始了我的工作。首先，我顯示根據(jù)手上的材料構(gòu)思大綱，組織素材(文字、圖、表、多媒體)，然后再一次導(dǎo)入PPT中，我記得在學(xué)工廣場(chǎng)擔(dān)任記者的時(shí)候，曾經(jīng)有一次培訓(xùn)就是教我們?nèi)绾沃谱骶牢说腜PT，最主要的一點(diǎn)就是簡單明了，不要在PPT上擺放太多文字，要圖文并茂。所以我都是只將一些會(huì)議上要說的每一點(diǎn)的重要字眼擺放在上面，再加上一些圖示。不然大家的精力都放在了上面的字上了，沒人會(huì)認(rèn)真聽說話的人在說什么。調(diào)整完結(jié)構(gòu)，修改完內(nèi)容，我就開始選擇模板、設(shè)置切換動(dòng)畫之類的。因?yàn)檫@是會(huì)議動(dòng)畫，所以我選擇了比較簡單的模板，沒有色彩繽紛，沒有可愛動(dòng)畫，還在每頁P(yáng)PT左上角上加上了我們公司的標(biāo)志。整體完成之后，我還自己預(yù)演排練了好幾遍，小心地檢查每一個(gè)細(xì)節(jié)，看看有沒有錯(cuò)漏的內(nèi)容，或者是字的顏色與背景有沒有沖突。確認(rèn)OK了之后，我就PPT的內(nèi)容再寫了一個(gè)稿子，因?yàn)镻PT上都只有重要的字眼，我覺得有必要再組織下語言，方便經(jīng)理的講話。
交給經(jīng)理看完之后，我以為會(huì)被挑毛病，沒想到經(jīng)理連連點(diǎn)頭，夸我做的PPT很好，而且還細(xì)心地給他寫好了演講稿，他每次自己做的PPT都沒有這么精細(xì)，經(jīng)常開會(huì)開道一半就忘了自己要說什么了。
這就是我第一次實(shí)習(xí)獲得肯定，心里美滋滋的，久久不能忘懷。
12月6日
今天是這個(gè)月的第一個(gè)周會(huì)，也是我第一次參加公司的會(huì)議。
和以往在學(xué)校參加會(huì)議最大的區(qū)別就是，在這個(gè)會(huì)議上我要擔(dān)任的就是記錄會(huì)議的記錄員。因?yàn)槲以趯W(xué)校院團(tuán)學(xué)聯(lián)問題部擔(dān)任過副部長，這個(gè)工作對(duì)我來說并不是很陌生。但是今天的會(huì)議記錄并不是很順利。
昨天我有特地上網(wǎng)查找了會(huì)議記錄的格式和范文看了一遍，還看了些會(huì)議記錄的技巧之類的文章。但是今天做記錄的時(shí)候，一開始我還是跟不上速度。經(jīng)理說的還好，畢竟是我作的PPT，但是其他銷售人員的報(bào)告總結(jié)我就記得很辛苦。他們喜歡用一些專業(yè)簡稱名詞，好幾次我都沒反應(yīng)過來。一整個(gè)會(huì)議下來，我整個(gè)人都筋疲力盡了。一看我的會(huì)議記錄斷斷續(xù)續(xù)的，我心都碎了，還得在愛會(huì)議過后把這些缺口補(bǔ)上，整理完整再交給經(jīng)理簽字存檔�？粗切┝鑱y的字眼，我都傻眼了。這該如何是好。
最后沒辦法，我還是向廖財(cái)務(wù)求救了。她笑笑地給了我一本筆記，她說，我第一次做會(huì)議記錄，他們還是要做最壞的打算，所以在會(huì)議上她也要負(fù)責(zé)記錄，免得我由于經(jīng)驗(yàn)尚淺有遺漏的地方或者不足。這只是給我一個(gè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不會(huì)要求我做的盡善盡美的。
于是，我就回去照著廖財(cái)務(wù)的筆記重新整理了我的記錄，一份電子檔的，一份紙質(zhì)檔的，光是整理這個(gè)就花了我?guī)讉�(gè)小時(shí)的時(shí)間整理完給經(jīng)理簽完字我整個(gè)人感覺都癱了。這些看似簡單的工作還是一點(diǎn)都不簡單啊。
12月9日
休息兩天，調(diào)整了狀態(tài)，也好好整理了自己的思緒，端正了自己在這份工作上的態(tài)度。今天我信心滿滿地來到公司上班，期待著有意外的收獲。
今天經(jīng)理給了我一份資料讓我整理，又是一件很瑣碎的事情，也很簡單。這次用的是office軟件中最簡單的word，也是我們?cè)趯W(xué)校的時(shí)候最常用的辦公軟件，相對(duì)來說對(duì)這個(gè)軟件的使用也算是很熟悉的了。而且在學(xué)校的時(shí)候每次寫報(bào)告的時(shí)候都對(duì)報(bào)告的格式和要求都很嚴(yán)格，所以對(duì)word的排版還有一些字體的設(shè)置、格式的設(shè)置都了然于心。但是這次整理資料資本就沒有這么復(fù)雜，這些資料的整理不需要像報(bào)告那樣有恨多的要求，基本只是字體大小行距這些簡單的要求而已，所以在整理的時(shí)候也很方便。
一開始還覺得很輕松的，只是打字而已，順便還可以練習(xí)一下自己的打字速度�？墒且婚_始還覺得很好玩，可是一直都對(duì)著電腦打字，腦袋實(shí)在是疼。以前還以為文員是很輕松的工作的，是需要坐在辦公室里打字整理文件，親身體驗(yàn)了才能體會(huì)這樣的工作還是很傷神的。
今天就整理了幾小時(shí)的文件，因?yàn)橐恢睂?duì)著電腦頭暈，所以常常要休息一段時(shí)間才能繼續(xù)工作。整理完之后還要大概檢查一遍或者看是否會(huì)有錯(cuò)別字。
12月10日
昨天對(duì)著電腦整理文件幾個(gè)小時(shí)實(shí)在是太傷神了，今天只希望別在是整理資料的任務(wù)，我不想再對(duì)著電腦幾個(gè)小時(shí)。
還好，今天的任務(wù)不再是一直對(duì)著電腦了。今天要有一批貨要出，所以我和經(jīng)理一塊到貨倉去，他們負(fù)責(zé)搬貨，我就負(fù)責(zé)登記。我負(fù)責(zé)登記使用的是出貨單。在這之前我從來沒有用過這樣的東西。不過想想不就是填個(gè)單子，應(yīng)該很簡單的。但是我還是很小心翼翼地填寫每一個(gè)信息，因?yàn)閷?duì)于出貨的管理這一環(huán)節(jié)中，憑證、收付款都是根據(jù)出貨單自動(dòng)一環(huán)扣一環(huán)地切制。這可是和錢掛鉤的，要是出了什么差錯(cuò)，這可是直接影響了公司的利益。
搬完貨就是送到專營店
去，到了那里就會(huì)有人清點(diǎn)貨物，然后再根據(jù)我登記的出貨單清貨，確認(rèn)之后他們負(fù)責(zé)人就會(huì)再出貨單上簽字。對(duì)方一簽字那么就是代表著交易成功。看著對(duì)方簽下字的那一瞬間，心里有種莫名的激動(dòng)，因?yàn)楣举嵉眠@筆錢里面也有我的功勞。我才明白，沒一件成功的事情背后不都是一個(gè)人的功勞，表面上生意是經(jīng)理談來的，可是那些搬貨的工人，甚至是只在一旁動(dòng)動(dòng)筆的我也是付出了勞動(dòng)的。這應(yīng)該就是所謂的團(tuán)隊(duì)合作吧。
今天做成了一筆生意，那種激動(dòng)的心情一直延續(xù)到現(xiàn)在都無法消去。我好像更加體會(huì)到了這份工作的樂趣，平時(shí)有的時(shí)候是很無趣，但是當(dāng)你成功地做好了一件事情之后，那種成功的喜悅完全可以將辛勞湮滅。
12月11日
昨天的喜悅在經(jīng)過一晚上的洗禮仍然沒有褪去。今天上班的時(shí)候好期待還有什么意外的收獲。
今天我接觸了一個(gè)我生命中第一次使用的機(jī)器—傳真機(jī)。這個(gè)東西在學(xué)校的時(shí)候打印室里見過，也不是第一次接觸，只是在這之前都是看著別人在使用，自己操作今天還真的是第一次。
今天，廖財(cái)務(wù)有一些材料需要傳真給其他公司，于是她就給我示范了一遍，讓我學(xué)會(huì)如何收發(fā)傳真，然后就把剩下的文件交給我完成。才真的傳真機(jī)也就是那么一回事，只要把要傳得文件放到進(jìn)紙?zhí)�，注意千萬別放反，然后打?qū)Ψ降膫髡嫣?hào)碼，對(duì)方接通后，告訴對(duì)方給你一個(gè)信號(hào)，收到對(duì)方信號(hào)以后按“確認(rèn)”就可以了。相反，接收傳真就是對(duì)方給你打電話，然后按下傳真/復(fù)印/輸入鍵，也就是給對(duì)方一個(gè)信號(hào)，對(duì)方就可以把東西傳過來給你了。在以前就覺得很傳真機(jī)很神奇，感覺好像打一個(gè)電話，東西就可以再兩個(gè)傳真機(jī)間傳達(dá)。而且傳真其實(shí)就是發(fā)送的是原件的復(fù)印件。
傳真完之后，為了滿足我自己的好奇心，我上網(wǎng)查了下傳真機(jī)的工作原理。
原來傳真機(jī)首先是將需要傳真的文件通過光電掃描技術(shù)將圖像、文字轉(zhuǎn)化為采用霍夫曼編碼方式的數(shù)字信號(hào)，經(jīng)V.27、V.29方式調(diào)制后轉(zhuǎn)成音頻信號(hào)，然后通過傳統(tǒng)電話線進(jìn)行傳送。接收方的傳真機(jī)接到信號(hào)后，會(huì)將信號(hào)復(fù)原然后打印出來，這樣接收方就會(huì)受到一份原發(fā)送文件的復(fù)印件。
看著這個(gè)工作原理，很高興，在這次實(shí)習(xí)中還是學(xué)到了很多東西的。
12月12日
昨天學(xué)會(huì)了使用傳真機(jī)，獲益良多，沒想到今天竟然又有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)使用另一臺(tái)機(jī)器—復(fù)印機(jī)。
今天還是要為明天的周會(huì)準(zhǔn)備材料，除了給經(jīng)理制作PPT外，還要為每一位參加會(huì)議的人復(fù)印會(huì)議資料。這次廖財(cái)務(wù)并沒有像昨天那樣先給我示范一遍，而是讓我自己去試試，她說復(fù)印很簡單，只要根據(jù)上面的功能鍵，你想要什么樣的規(guī)格的就按哪個(gè)功能鍵就行了。我想著“沒吃過豬肉還沒見過豬跑”嗎。平時(shí)打印室人多的時(shí)候，都是自己操作的，雖然只是皮毛。我先將要印的資料放上之后，先試驗(yàn)地印出一張，沒有錯(cuò)誤，然后我再選擇復(fù)印的份數(shù)，開始正式復(fù)印。
還是像昨天一樣，我把資料復(fù)印好之后，按照整理好送到財(cái)務(wù)辦公室，回到自己的座位就開始查閱復(fù)印機(jī)的工作原理。
復(fù)印機(jī)的工作原理主要包括以下三個(gè)基本的原理：靜電原理、光學(xué)成像原理、半導(dǎo)體原理，它利用光導(dǎo)體的電位特性，在光導(dǎo)體沒有受光照的狀態(tài)下進(jìn)行充電，使其表面上帶上均勻的電荷，人后通過光學(xué)成像原理，使原稿圖像成像在半導(dǎo)體上。有圖像部分因沒有受到光照(相當(dāng)于暗態(tài))，所以光導(dǎo)體表面仍帶有電荷，而無圖像區(qū)域則受到光照 (相當(dāng)于亮態(tài))，所以光導(dǎo)體表面的電荷通過基體的接地，使表面的電荷消失，從而形成了靜電潛像。再后是通過靜電原理，使用帶有極性相反電荷的墨粉，使光導(dǎo)體表面的靜電潛像轉(zhuǎn)化成為光導(dǎo)體表面的墨粉圖像 。最后，仍然通過靜電原理，將光導(dǎo)體表面的墨粉圖像轉(zhuǎn)印到復(fù)印紙表面，完成復(fù)印的基本過程。
12月13日
今天還是照常的例會(huì)，由于昨天材料的準(zhǔn)備都很充分，今天的會(huì)議一切順利。而我的會(huì)議記錄的工作在上次的失敗過后，這次也有了很大的進(jìn)步。今天晚上公司聚餐了，第一次和同事們一起聚餐，在飯桌上大家有說有笑的，經(jīng)理也特別平易近人。只是實(shí)習(xí)生的我雖然和大家相處的時(shí)間不長，但是和大家也并沒有很疏遠(yuǎn)。我可以感受到大家也有意無意地和我說話，免得“冷落”了我。只是還是有一定的差別，大家開心的時(shí)候就會(huì)喝酒，可是我不勝酒力，不能和大家一起暢飲。大家越喝越開心，到最后還有好幾個(gè)人都喝醉了。
事后。廖財(cái)務(wù)跟我說，公司大部分都是男生，整個(gè)公司上上下下也就幾個(gè)女生，所以每次聚餐的時(shí)候都喝酒都不是能少的，而且常常都會(huì)喝的很瘋狂。她剛來的時(shí)候都有點(diǎn)害怕了。不過她要我要學(xué)會(huì)適應(yīng)，而且還要找時(shí)間鍛煉自己的酒量，因?yàn)樵诼殘?chǎng)上，應(yīng)酬式很必須的，在上流人的世界，酒會(huì)是交流的最直接的方式。很多生意都是在酒桌上談成的。這也是職場(chǎng)上的一種基本技能，也是人際關(guān)系很重要的一種手段。
12月16日
今天專營店出事了。下午上班的時(shí)候，當(dāng)時(shí)經(jīng)理、財(cái)務(wù)和我正在聊天，就在這時(shí)候經(jīng)理接到了一個(gè)電話，聽他說的話大概就是專營店某個(gè)工人弄花了顧客的車子，對(duì)方要求索賠，打來跟經(jīng)理求救來了。掛了電話經(jīng)理就趕著到現(xiàn)場(chǎng)去了解情況去了，慶幸的是，他還帶上了我。
來到現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候，經(jīng)理先是向那個(gè)工人詢問了，原來是在貼膜的時(shí)候不小心把車弄花了。之前經(jīng)理就和我說過這樣的事情經(jīng)常發(fā)生，卻沒發(fā)現(xiàn)這么快就被我碰上了。詢問完之后經(jīng)理就上去向那位顧客賠禮道歉，然后就和那個(gè)客人談了起來，我想應(yīng)該是在談價(jià)錢的問題。只可惜以我現(xiàn)在的身份不能在旁邊聽他們是怎么談判的，我也想學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)生意上的談判技巧。
最后雙方協(xié)議，只要賠500塊錢就可以了，只是五百塊錢對(duì)一個(gè)工人來說不是個(gè)小數(shù)目，他們這樣的剛上手的學(xué)徒基本工資也就一千多一點(diǎn)，但是經(jīng)理答應(yīng)只是暫時(shí)讓他先賠上，經(jīng)理會(huì)盡力向上面寫報(bào)告，盡量幫他請(qǐng)求報(bào)銷。這個(gè)也不是一定沒有機(jī)會(huì)，只要報(bào)告寫的好一點(diǎn)，這也不上面大數(shù)目，相信上面會(huì)同意的。聽經(jīng)理這么一說，那名工人臉上才有一點(diǎn)點(diǎn)的笑容。那工人身上沒有那么多錢，還是經(jīng)理給他墊上的。
今天這件事就這樣解決了，損失還是有的，但是在這件事還是有了一個(gè)比較圓滿的結(jié)果。
【貿(mào)易公司辦公室助理的實(shí)習(xí)日記】相關(guān)文章：
辦公室助理實(shí)習(xí)評(píng)價(jià)09-26
辦公室助理實(shí)習(xí)報(bào)告[精]09-25
辦公室助理實(shí)習(xí)心得4篇07-04
辦公室助理的實(shí)習(xí)報(bào)告7篇07-11