企業(yè)辦公室如何做好接待工作

　　一、做好接待工作的意義

　　做好接待工作是企業(yè)長遠發(fā)展的需要。接待工作的優(yōu)劣，直接關(guān)系到客人對企業(yè)良好形象的客觀評價，關(guān)系到企業(yè)各項業(yè)務(wù)的發(fā)展，關(guān)系到企業(yè)中長遠目標的實現(xiàn)。因此，接待工作至關(guān)重要，需要我們及時更新觀念，認真搞好服務(wù)，高質(zhì)高量地做好各項接待工作。接待工作作為企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶，是展示實力，樹立形象的體現(xiàn)，可以為企業(yè)積累豐富的關(guān)系資源，擴大合作交流，從而推動企業(yè)的快速發(fā)展。因此，必須把接待工作看做企業(yè)工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是提高企業(yè)知名度和美譽度，從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待工作做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來訪者有賓至如歸的感覺，并以主動大方，有禮有節(jié)，不卑不亢的職業(yè)精神給來訪者以美好的印象，讓來訪者由此觀察到企業(yè)認真嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和蓬勃向上的精神面貌，無形中提高了企業(yè)的知名度和美譽度。作為一名辦公室工作人員，對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，要把其作為一項政治任務(wù)來完成。要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)高量地完成每一項接待任務(wù)。

　　二、如何做好企業(yè)接待工作

　　(1)做好接待的準備工作。一是接待手冊的編制。首先應(yīng)了解來賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)，確定接待規(guī)格，并根據(jù)所對應(yīng)的職務(wù)確定陪同接待的領(lǐng)導。然后編制接待手冊，應(yīng)包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經(jīng)領(lǐng)導審核后發(fā)放到每位來賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數(shù)。二是物質(zhì)準備工作。貴賓室、榮譽展室、會議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料。另外，茶具、茶葉要準備齊全。各種辦公用品(筆記本、筆等)要提前準備好，以備不時之需。三是業(yè)務(wù)知識和能力的準備。要對企業(yè)的發(fā)展歷史、精品工程的特點、規(guī)格，各部門設(shè)置及領(lǐng)導分工情況做大致的了解。同時，要有較完備的企業(yè)概況和市容市貌概況資料，如當?shù)刭e館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。

　　(2)形成良好的接待程序。在企業(yè)的各類接待工作中，通過不斷的摸索和實踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過程接待服務(wù)思路。首先，由相關(guān)領(lǐng)導到高速路口或飛機場迎接客人，與客人進行初步的結(jié)識，并簡單介紹企業(yè)公司的大體情況。到達企業(yè)公司后，由來賓方最高領(lǐng)導所對應(yīng)的企業(yè)領(lǐng)導進行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業(yè)榮譽展室，安排歡迎宴會，陪同參觀企業(yè)施工現(xiàn)場等，確保來賓來訪期間的生活充實、愉快，最后由接站時的領(lǐng)導負責將客人送至高速路口或飛機場，充分展現(xiàn)企業(yè)的良好形象。

　　(3)注重細節(jié)，全過程負責。企業(yè)辦公室樹立了“接待無小事，細節(jié)定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個細節(jié)，了解每一位來賓的日常生活習慣，做周密的安排。面對接待工作復雜、繁瑣的各項事務(wù)，“想來賓所想，備來賓所需”，不斷提高隨機應(yīng)變的能力，周密細致地安排好每一項接待內(nèi)容，并對接待全過程負責。同時，我們還注重對接待之后的思考，尋找問題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進。

　　三、對企業(yè)辦公室接待工作的幾點思考

　　(1)提高對接待工作的再認識。有些企業(yè)把接待工作單純視為一般的后勤工作，認為接待工作就是平時的“迎來送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實不然。新形勢下，接待工作的內(nèi)涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務(wù)對象、工作范圍、接待隊伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問題，它已發(fā)展成為涵蓋政治、經(jīng)濟、文化等諸多領(lǐng)域，拓展到社會各個階層，需要許多相關(guān)部門共同參與來完成的一項工作。因此，需要我們對接待工作的內(nèi)涵進行再認識，要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務(wù)者，確保各類接待工作的順利開展。

　　(2)提高對接待工作重要性的再認識。接待工作是一項綜合性很強，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對外窗口，是企業(yè)長遠發(fā)展，加強對外合作交流的紐帶。因此，新時期，我們要提高對接待工作重要性的再認識，要從自身素質(zhì)抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務(wù)功能，創(chuàng)造性的開展工作，讓接待出效益;要通過認真組織，精心安排，努力提高接待質(zhì)量，充分發(fā)揮在對外交往聯(lián)絡(luò)中的窗口、橋梁、紐帶作用。

　　(3)展望未來，認真細致的做好接待工作。展望未來，做好接待工作任重道遠，需要我們不斷的更新和完善，進一步的提高接待準備、接待程序水平，加強自身的修養(yǎng)，無論是從接待前的準備、接待中的服務(wù)還是接待后的總結(jié)，都應(yīng)認真細致的做好每個環(huán)節(jié)，力爭更好的彰顯企業(yè)形象，展現(xiàn)企業(yè)實力，提高企業(yè)知名度，促進企業(yè)又好又快發(fā)展。