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淺談辦公室接待禮儀
關于會議主席臺座次的安排
1.主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。
2.主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在l號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在l號領導右手位置。
3.幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。
4.對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。
接電話禮儀辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉接過去。
如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的借口擋駕，或者轉到相關部門處理。
鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。
來訪者接待前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/秘書，×××單位的×××來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。
送賓禮節俗話說：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，秘書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。
重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。
在辦公室里要注意的基本禮儀
1.多給別人鼓勵和表揚，盡量避免批評、指責和抱怨，不要逼別人認錯。
2.要學會傾聽。不要說得太多，想辦法讓別人多說。
3.如果你要加入別人的交談，先要弄清楚別人究竟在說什么。
4.交談之前盡量保持中立、客觀。表明自己的傾向之前先要弄清楚對方真實的傾向。
5.注意對方的社交習慣并適當加以模仿。
6.不要因為對方是親朋好友而不注意禮節。
7.別人有困難時，主動幫助，多多鼓勵。
8.不要輕易打斷、糾正、補充別人的談話。
9.盡可能談論別人想要的，教他怎樣去得到他想要的。
10.始終以微笑待人。
11.做一個有幽默感的人。但是在講笑話的時候千萬不要只顧著自己笑。
12.以謙卑的姿態面對身邊的每一個人。
13.跟別人說話的時候盡量看著對方的眼睛，不管你是在說還是在聽。
14.轉移話題要盡量不著痕跡。
15.要學會聆聽對方的弦外之音。也要學會通過弦外之音來委婉地表達自己的意思。
16.拜訪別人一定要事先通知。
17.不要在別人可能忙于工作或者休息的時候打電話過去。除非是非常緊急的事情。
18.給別人打電話的時候，先問對方是否方便通話。
19.嘗試著跟你討厭的人交往。
20.你在背后說任何人的壞話都遲早有一天傳入這個人的耳朵。
21.不要說尖酸刻薄的話。
22.牢記他人的名字。養成偶爾翻看名片簿、電話本的習慣。
23.一件事情讓兩個人知道就不再是秘密。
24.一定要尊重對方的隱私，不管是朋友還是夫妻。
25.很多人在一起的時候，當你與其中某個人交談，請不要無視其他人的存在。
26.要勇于認錯。
27.做一個脫離低級趣味的人。
28.給予他人同情和諒解。
29.盡可能用“建議”取代“命令”。
30.不要輕易做出承諾。承諾的事情就一定要盡可能做到。
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