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辦公室接待禮儀

時間：2024-12-20 16:15:02 智聰辦公/印刷/造紙我要投稿

辦公室接待禮儀

　　辦公室接待禮儀是辦公室工作中非常重要的一部分，它不僅關系到個人形象，也影響到整個單位的形象。以下是小編精心整理的辦公室接待禮儀作文，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

辦公室接待禮儀

　　【辦公室禮儀含義】

　　辦公室是一個處理公司(單位)業務的場所，辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同，更重要的是每個人為人處事，禮貌待人的最直接表現。辦公室禮儀涵蓋的范圍其實不小，但凡電話、接待、會議、網絡、公務、公關、溝通等都有各式各樣的禮儀。

　　其實，在辦公室遵守禮儀，是職場人士的基本要求，根本不需要被人刻意強調。不過現在很多人由于物質的充足而得意忘形，忽略了人生中本來應該知道了解和做到的一些細節。在此提醒大家，時代可以改變，生活可以改變，心情可以改變，但是我們的禮儀不能改變。

　　打斷會議不要敲門，進入會議室將寫好的字條交給有關人員;當來訪者出現時應由專人接待，說“您好，我能幫您做些什么嗎?”;辦公時間不大聲笑談，交流問題應起身走近，聲音以不影響其他人員為宜;當他人輸入密碼時自覺將視線移開;

　　不翻看不屬自己負責范圍內的材料及保密信息;對其他同事的客戶也要積極熱情;在征得許可前不隨便使用他人的物品;同事之間相互尊重，借東西要還，并表示感謝。

　　【辦公室接待禮儀】

　　一、接待準備

　　（一）環境準備

　　秘書應注意接待室的布置。應布置得清潔、整齊、美觀，讓客人一走進來就感到這里的工作有條不紊，充滿生機。接待來訪的地方應準備好座位、茶水，還應有一部電話，有條件的情況下還應有復印設備、傳真機、電腦等。最好能在接待室的墻上掛一面鏡子，它可以提醒接待人員隨時修飾自己的儀容，始終表現出優雅的儀表和風度。為使接待室內顯得生機盎然，可在窗臺，屋角擺些盆景或花卉。為了方便來客進屋后有放衣物的地方，應準備衣帽架。要使來訪者排解等待的時間，可備一些書報雜志、單位介紹等材料等。

　　（二）心理準備

　　秘書接待禮儀的基本要素是“誠心”。待人接物應熱情開朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方而靈活，克服那種“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的儀表舉止。

　　優秀的秘書還應有對各種來客如何應對的心理準備，來訪客人大致可以分為三類：

　　1.直接關系的來客，如客戶、股東、單位內部高級人員等。

　　2.間接關系的來客，如稅務、媒體記者等。

　　3.與工作無關的來客，如上司的朋友、宗教團體、員工家屬等。

　　秘書要在接待中對各類訪客都能以機敏爽快，笑容可掬的態度處理好，使客人有“如沐春風”之感，那就是秘書的成功表現。

　　二、接待禮儀

　　迎客、待客、送客是接待工作中的基本環節。

　　秘書人員接待來訪的客人，必須遵循禮貌、負責、方便、有效的原則。

　　（一）親切迎客

　　當你看見客人進來時，應馬上放下手中的工作，抬起頭來朝來人微笑，或從椅子上站起來，禮貌地招呼一聲“你好，歡迎光臨”。一般情況下不用主動和來訪者握手，除非來者非常重要或年事很高，但是如果來者主動把手伸過來，你不要使對方的手懸空，要順其自然。對于預約的訪客或未預約的訪客都要熱情待之，

　　靈活處之。

　　（二）熱忱待客

　　在帶領客人時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導。在引路時，上體稍向右轉體，左肩稍前，右肩稍后，側身向著來客，保持兩三步距離，可邊走邊向來賓介紹環境。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。到達會客室前要指明“就要這里”，先敲門，再開門。如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進入；如果門往內開，你先進入，按住門后再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入后再關上門，通常叫做外開門客先入，內開門已先入。

　　進入后，引導座位的禮節是：通常請賓客坐上位系指離入口處較遠的位子。西方國家通常認為右為上，因此入座時常請賓客坐在主人的右側。在座位中，一般長沙發留給客人，以單沙發為下座。圖示如下：

　　會客廳：A——1號賓客B——2號賓客C——上司D——秘書

　　對于雙邊談判，通常賓主分坐長型桌子的兩邊，若長桌與入口處垂直，則正對門的一側為上座，歸客方坐；背對門的一側是下座，由主方坐。若長桌與入口處平行，則以進門時右側為上座，歸客方坐；進門時左側為下座，歸主方坐。圖示如下：

　　會談室：主方五位會談手順序為：1、2、3、4、5

　　客方五位會談手順序為：A、B、C、D、E

　　接待客人時，要主動取過客人的傘、帽子、外套，放在衣帽架上，并說“幫您掛在這兒”。秘書在退出會客室，要關上門時，不要背對訪客，而以正面倒走方式退出。

　　遞送茶水飲料，通常是先賓后主，應是在客人就座后，未開始談正事前的時候。退出時，要端著托盤輕輕彎腰敬禮，靜靜退出，通常要面對客人倒退幾步，在離開客人的視線后再轉身背對客人退出。

　　（三）禮貌送客

　　“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。如果以小轎車送客人時，要注意乘車的座位次序，通常是“右為上，左為下，后為上，前為下”。若下車專備有小車司機，那么后座右位為首位，左側次之，中間再次之，前座右側殿后。上車依座位尊卑排列次序來進入，下車時，則依相反次序出來。通常入左座進左門，入右座進右門，上車應從車后繞行。如果是主人親自駕車送客，若只有一位客人，則應陪坐于轎車前座；若主客坐前座外，其他賓客則依次再坐后右、后左、后中，若中途主客先下，則后右座客人應改坐前座陪同主人。圖示如下：

　　吉普車：轎車：

　　在招呼上車安排座次時，要以客為主，主動上前拉開車門，扶住門框，做出“請上”的手勢。若秘書跟車送客，到了目的地下車時要比客人早一步下去，替客人開車門。

　　三、國際交往的禮儀原則要點：

　　1.注重教養。注意舉止，講究禮儀，遵時守約。

　　2.使用禮貌用語。在國際交往中“你好”|“請”、“謝謝”等禮儀語言具有極商的使用頻率。

　　3.尊重不同國家的習俗。應了解各國禁忌。

　　4.尊重隱私。例如“不問婚否、經歷、收入、地址”。

　　5.女士優先。要求男士在任何場合，從各個方面照顧、幫助婦女。

　　6.不卑不亢。要保持人格平等。

　　【辦公室訪客接待禮儀】

　　1.行政文員負責回答訪客的詢問，了解來訪目的，協助作好訪客登記，通知相關部門人員接待。

　　2.部門會議及訪客接待由部門相關人員跟進。

　　3.訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細傾聽這種沒預約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當時會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請訪客進去，可按事先安排次序或以到達先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務、來訪目的和業務關系，以及通訊地址等。

　　4.訪客接待基本禮儀：

　　4.1客人來訪時，應立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當對方遞過名片來時，應用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。

　　4.2引導訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。

　　4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調，在訪客右側前一公尺處引導。在轉彎或上樓梯前應先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。

　　4.4在到達目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應用手按住門，讓訪客先行進入并指引落座;如果門向內開，應先進入，按住門后再請訪客入內。

　　4.5進入室內后，應請客人坐上位(離入口較遠處)，并說“請坐，稍候”。退出會客室時，應以正面倒走方式退出，并關上門，掛上“訪客中”字樣的牌。

　　4.6面談時，應當在適當的時候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。面談時間過長，應當在適當時間入內添加茶水;面談結束后，應將訪客的物品交給對方，若發現訪客離開后有遺忘之物，應馬上上報處理。

　　4.7部門接待人員在訪客走后，要對會客室進行整理，處理善后事務。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應先開窗通風。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應馬上清除。總之，無論在何時，或處于何種狀態，部門接待人員都應以最快捷的速度迎接訪客。

　　接待預約訪客

　　看到客戶后，微笑著打招呼。如坐著，則應立即起身。

　　握手和交換名片。

　　將客戶引到會議室。奉茶或咖啡。

　　會談。會談結束。送客。

　　接待臨時訪客

　　確認訪客所在單位、姓名、拜訪對象、拜訪事宜和目的。

　　如本人無時間接待，盡量安排他人接待，不要讓訪客空手而歸。如果暫時脫不開身，則請訪客在指定地點等候，并按約定時間會見訪客。

　　看到訪客后，微笑著問候，并握手和交換名片。

　　如果訪客找的是本人，則直接帶訪客到會議室會談。

　　如果訪客找的是其他人，則迅速聯系受訪對象，告之訪客的所在單位、姓名和來意。

　　依受訪者的指示行事：

　　1、帶到會客室。奉茶或咖啡。告之受訪對象何時到。

　　2、將訪客帶到辦公室，將其引導給受訪對象后告退。

　　3、告訴訪客，受訪者不在或沒空接待，請訪客留下名片和資料，代為轉交。約定其他時間來訪。表示歉意。禮貌送客。

　　奉茶或咖啡

　　準備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布等器具。各項器具要潔凈、完好無缺。

　　不管份數多少，一律使用托盤端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡灑在桌面上時，可以立即擦拭。

　　先將托盤放在桌面上，再端送給客人。若會客室關著門，應先敲門再進入。進入時面帶微笑，點頭示意。

　　奉茶或咖啡的順序：客人優先;職位高者在先。

　　留意奉茶或咖啡的動作：雙手捧杯，視狀況從客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。

　　雙手拿起托盤，后退一步，鞠躬或致意說一句“打擾了”，然后退出，把門關上。

　　【當面接待扎儀】

　　上級來訪，接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記;領導了解情況，要如實回答;如領導是來慰問，要表示誠摯的謝意。領導告辭時，要起身相送，互道"再見"。

　　下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節接待外，對反映的問題要認真聽取，一時解答不了的要客氣地回復。來訪結束時，要起身相送。

　　【電話接待的基本要求】

　　(1)電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然后再詢問對方來電的意圖等接待禮儀常識接待禮儀常識。

　　(2)電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復和附和，以示對對方的積極反饋。

　　(3)應備有電話記錄本，重要的電話應做記錄。

　　(4)電話內容講完，應等對方結束談話再以"再見"為結束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。

　　【引見時的禮儀】

　　到辦公室來的客戶與領導見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹接待禮儀常識文章接待禮儀常識在引導客戶去領導辦公室的路途中，工作人員要走在客戶左前方數步遠的位置，忌把背影留給客戶。在陪同客戶去見領導的這段時間內，不要只顧悶頭走路，可以隨機講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。

　　在進領導辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許后方可進入，切不可冒然闖入，叩門時應用手指關節輕叩，不可用力拍打。進入房間后，應先向領導點頭致意，再把客戶介紹給領導，介紹時要注意措詞，應用手示意，但不可用手指指著對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的;把男同志介紹給女同志;如果有好幾位客戶同時來訪，就要按照職務的高低，按順序介紹。介紹完畢走出房間時應自然、大方，保持較好的行姿，出門后應回身輕輕把門帶上

　　【辦公室接待禮儀有哪些】

　　1、接訪禮儀：

　　來人時，要按照一起身、二詢問、三讓座、四倒水、五解答或辦理、六送客六個環節來操作，態度熱情，語氣平和。

　　需引薦領導時，經報告允許后予以引薦。

　　領導不在時，應根據事情的輕重緩急電話報告領導。未能和領導聯系上的，當日內要報告領導。

　　2、接電禮儀：

　　(1) 來電時，應在響應5聲內接起。

　　(2) 辦公室及值班人員要堅守崗位，確保辦公室電話暢通。接打電話時，要注意使用文明用語，談話事項及時登記并通知有關領導及個人。

　　3、打電話禮儀：

　　選擇適當的時間機會。

　　不適合打電話的幾種情況：

　　剛上班的半個小時之內，快下班的半個小時之內，早、中、晚吃飯及午休時間，休閑度假時間不打公事電話。最好的時間為上午9點，下午3點半。

　　公事最好掌握3分鐘原則，長話短說，廢話少說

　　4、泡茶禮儀：

　　裝茶時，用茶匙向空杯內裝入茶葉，切忌用手抓茶葉，以免手氣或雜味混淆茶葉的品質。

　　請客人喝茶時，要將茶杯放在托盤上端出，并用雙手端出。

　　茶杯放在客人的右手上方。

　　何為泡茶禮儀：

　　①以茶代禮的風俗

　　我國漢族同胞還有種種以茶代禮的風俗。南宋都城杭州，每逢立夏，家家各烹新茶，并配以各色細果，饋送親友毗鄰，叫做七家茶。這種風俗，就是在茶杯內放兩顆青果即橄欖或金桔，表示新春吉祥如意的意思。

　　②品茗著裝很重要

　　茶的本性是恬淡平和的，因此，品茗禮儀要求著裝整潔大方，女性切忌濃妝艷抹，大膽暴露;男性也應避免乖張怪誕，如留長發、穿乞丐裝等。

　　③敬茶要注意

　　客來敬茶，這是我國漢族同胞，最早重情好客的傳統美德與禮節。直到現在，賓客至家，總要沏上一杯香茗。喜慶活動，也喜用茶點招待。開個茶話會，既簡便經濟，又典雅莊重。所謂君子之交淡如水，也是指清香宜人的茶水。

　　④男女訂婚的茶文化

　　民間男女訂婚以茶為禮，女方接受男方聘禮，叫下茶或茶定，有的叫受茶，并有一家不吃兩家茶的諺語。同時，還把整個婚姻的禮儀總稱為三茶六禮。這是最尊敬的禮儀。這些繁俗，現在當然沒有了，但婚禮的敬茶之禮，仍沿用成習。

　　【辦公室前臺電話接待禮儀】

　　辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

　　在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉接過去。

　　如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的借口擋駕，或者轉到相關部門處理。

　　鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

　　及時接聽

　　接電話時，電話鈴一響，無其他特別要緊的事情，都應主動接電話。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒后，應立即說“您好!”然后通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如“這里是×××辦公室，我是××”。電話鈴響了較長時間后才接電話，應首先向對方致歉：“您好，對不起，讓您久等了。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，不要使對方尷尬。

　　文明應答

　　對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當對方說明要找的人后，應說“請稍等”，然后找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋并提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什么忙嗎?”

　　認真傾聽

　　在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉后再請求對方重復。對重要的內容應記錄，并請求對方重復確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什么事情嗎?”當確認對方已經講完之后，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

　　接聽細節

　　從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規范，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

　　聲音親切

　　拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音里。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

　　做好記錄

　　電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領導安排工作、調度工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用信息。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，并及時將情況報告相關領導及參會人員。

　　【文秘辦公室接待的禮儀常識】

　　(1)接待來訪禮儀

　　人們經常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關系。

　　如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當出現矛盾和意見分歧時，要克制自己的情緒，以平和的態度處理。

　　在交談處理事務過程中,能立刻解決或答復的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態度草草結束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

　　(2)拜訪禮儀

　　對外聯系是秘書工作的重要內容之一，出于各種原因，秘書人員經常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務。

　　拜訪時首要的禮儀是準時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向對方說明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時應開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應，要給對方講話、答復的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當對方有結束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

　　(3)匯報工作時的禮儀

　　向上級匯報工作是秘書的重要工作內容之一。秘書人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領導交流，提高辦事效率。

　　由于領導工作繁忙，秘書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時間是秘書人員的基本素質要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現難堪的局面;也不要遲到，讓領導等候。進領導辦公室前，要輕輕敲門，經允許后方可入內。如果領導辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領導及時調整好自己的狀態。

　　匯報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報過程中，領導有任何的意見和建議要及時紀錄下來以便談話結束后整理補充原有的材料。匯報結束后，如果領導談興猶濃，不可有不耐煩的表現，要等領導表示結束后方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當領導送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

　　(4)辦公室儀容禮儀

　　在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統一的服裝，無論男女都應盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運動裝等也不適于辦公室的工作環境。

　　【文秘接待客人的注意事項】

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

　　【在辦公室內的接待禮儀規范要點】

　　著裝儀容規范

　　不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過于招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝，相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天標新立異，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話，上司或者同事們反而會認為你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。

　　來訪者接待

　　前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：您好，請問您找一位?、有預約嗎。知道找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。

　　如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

　　如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/秘書，單位的來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。

　　接電話禮儀

　　辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。

　　在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好，(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)，忌以喂開頭。如果因故遲接，要向來電者說對不起，讓您久等了。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說請稍等，并馬上轉接過去。

　　鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

　　辦公室內接待禮儀

　　(一)迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。

　　1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人，既有預先約定的，也有臨時無約的不速之客。不管是有約的還是無約的，秘書都應熱情地以禮相待。

　　當來賓若是熟悉且依約前來的，秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，秘書都應誠懇地進行自我介紹，然后或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，并與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數是秘書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應面帶微笑，揮手招呼致意，以示我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨之意。

　　2.辦公室之外迎賓。有時，秘書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對于辦公室日常迎接來說，程序更為復雜些，禮儀禮節要求也更為講究。迎賓時，主人應提前到達迎接地點。來賓到達后，主人應上前熱情地招呼、問候，然后或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，秘書可事先準備好寫有如歡迎XX公司XX先生一行之類醒目文字的接站牌。

　　對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。

　　歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表友誼、喜悅、歡迎花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說，以紅色花系或紫色花系為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上，西方人送花一般是單數，但不能送13朵。

　　(二)送賓禮節。俗話說：出迎三步，身送七步。這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，秘書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成逐客的誤會。

　　重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。

　　【辦公室職場接待禮儀】

　　1.接待禮儀規范

　　如是上級視察或外單位人員參觀，工作人員應當起立迎接，面帶微笑。并行注目禮;如上級需要了解情況，要如實回答，語言簡潔，聲音清晰，講普通話;領導告辭時，應起身相送。

　　如果是來訪者，應站起來握手相迎;并表示問候和敬意。如果來訪者所辦事情簡單，需要站著交談，則雙方都應該站著，知道談完為止，切不可來訪者站著，自己坐著;如果來訪者需要較長時間，應該請來訪者坐下談話，并上茶。

　　倒茶應該倒杯子的78成，不可倒滿。在正式場合，應當避免使用一次性杯子，如使用一次性杯子，應當使用杯托，方便客人喝茶。

　　要認真傾聽來訪者的敘述，對來訪者的意見和觀點不要輕易表態，對一時不能回答的，要約定時間再聯系。

　　正在接待時，有電話或者新的來訪者，應盡量讓其他人接聽電話或者接待，避免中斷正在進行的接待。

　　如果要結束接待，可以婉言提出借口，如對不起，我要參加一個會，今天先談到這里好嗎?等，也可以用起身等身體語言告訴對方結束談話。

　　2.行走禮儀規范

　　在行走過程中，多人一同單行行走時，通常以前排為上，領導、長輩、貴賓在前，自己應當自覺隨后。唯有需要引導帶路時，方可走在前排。

　　兩人并排行走時，一般以內側為上，即靠道路內側、靠墻內側的位置較為尊貴。

　　三人行走或三人以上行走時，則往往中間為上。