會計憑證裝訂方法簡介

裝訂就是將一札一札的會計憑證裝訂成冊，從而方便保管和利用。裝訂之前，要設計一下，看一個月的記賬憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應基本保持一致，不能把幾張應屬一份記賬憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊之中，要做到既美觀大方又便于翻閱。

一本憑證，厚度一般以1.5～2.5厘米為宜，絕不要超過3.0厘米。過薄，不利于側立放置；過厚，不便于翻閱。

憑證裝訂的各冊，一般以月份為單位，每月訂成一冊或若干冊。憑證少的單位，可以將若干個月份的憑證合并訂成一冊，在封皮注明本冊所含的憑證月份。

一、 會計憑證裝訂前的準備

1、 會計憑證裝訂前的準備：

會計憑證裝訂前的準備，是指對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理（方法折疊、裁剪等，整理應以左、上邊整齊為首要標準），以便下一步裝訂成冊。

對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自下向上，再自右向前兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱（細節：折紙寬度為比憑證小1～2mm；左角回執三角的邊與原折紙對齊或略小1～2mm）。

對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應分張均勻排列，同類同金額的單據盡量粘在一起，同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂憑證時，抽去回形針或大頭針。

由于原始憑證往往大于記賬憑證，從而折疊過多，這樣一本憑證就顯得中間厚，裝訂線的位置薄，訂出的一本憑證像條魚一樣。這時可以用稍厚些的硬板紙或一些紙折成許多三角形（細節：三角形直角邊長5.5~5.8厘米），均勻地墊在裝訂線的位置（注意不要墊在一處）。這樣的裝訂出來的憑證就顯得整齊了。

有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，可以單獨裝訂，如工資單、耗料單。但在記賬憑證上應注明保管地點和另冊裝訂的編號索引。

會計憑證經過上述的加工整理之后，就可以裝訂了。

2、 會計憑證的裝訂：

會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。

在封面上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數，以及記賬憑證和原始憑證的張數，并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。

如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。為此，應按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。

對各種重要的原始單據，以及各種需要隨時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

匯總裝訂后的會計憑證封面簽章等格式內容應填寫齊全，為保證格式和美觀，建議使用號碼印蓋章的方式。

在封面上編好卷號，按編號順序入柜（以憑證上邊向下，左邊向外放置，側脊上面寫上“年、月、第幾冊共幾冊”的字樣也應以此方向書寫），并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。

二、會計憑證的裝訂方法介紹

1、二孔角訂法：

(1)將憑證封皮和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質地相同的紙放在封皮上角，做護角紙。

(2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米（一般為憑證寬度的2/5）的等腰三角形（一般包角紙的長度為憑證封面的3/5，具體長度以包角后能蓋住裝訂線，且憑證背面包角紙成完整的近似正方形為準；高度至少與憑證封面相等），用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒（孔的位置離憑證鄰邊距離1.5厘米左右）。

(3)用大針引線繩穿過兩個眼兒，如果沒有針，可以將回形別針順直，然后兩端折向同一個方向，折向時將線繩夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。

(4)在憑證的正面打結，結的位置應靠近一孔，以便將結塞進孔中，保證封面平整。線繩最好把憑證兩端也系上。

(5)將護角向左上側面折，并將一側剪開（注意包側邊的部分）至憑證的左上角，然后抹上膠水。

(6)向上折疊，將側面和背面的線繩扣包住。以上參見下圖。

(7)待晾干后，在憑證本的側脊上面寫上“年、月、第幾冊共幾冊”的字樣（建議使用號碼印）。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。

目前，有的賬簿商店有一種傳票盒，將裝訂好的憑證裝入盒中碼放保管，顯得整齊。

（細節：串線的順序1、從正面上孔向下，線頭留長為能接近左側邊，2、從正面上側邊繞過后再入上孔，3、從背面串入小孔往上引出，4、繞過左側邊后再從下孔往正面引線，5、打結，結位置為上空邊緣；剪連針線，留長0.5~1厘米，6、將線頭分別塞入相鄰兩孔，短線頭塞入上孔，長線頭塞入下孔。）

2、三針引線法：

(1)在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結。

(2)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證；

(3)裝訂憑證厚度一般2厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

三、注意事項

要將科目匯總表裝訂進去，這樣便于不查看賬本就能快速查找某筆憑證

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