會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍及整理

會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍主要包括四個(gè)方面
（一）會(huì)計(jì)憑證 主要指原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
（二）會(huì)計(jì)帳簿 主要指現(xiàn)金銀行存款日記賬，明細(xì)賬，總賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿及外事的會(huì)計(jì)賬簿。
（三）財(cái)務(wù)報(bào)表 主要指財(cái)
務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表及文字說明，職工開支花名表。
（四）其他會(huì)計(jì)文件材料 主要指會(huì)計(jì)移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行對(duì)賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)專業(yè)資料。
一、組卷
（一）會(huì)計(jì)憑證的組卷
手工會(huì)計(jì)憑證及紙質(zhì)電算化憑證的組卷均按如下步驟進(jìn)行：
1、排序檢查。憑證在記賬、匯總、審核等傳遞過程中可能產(chǎn)生顛倒憑證號(hào)、缺少憑證等情況。因此，在憑證整理前應(yīng)將憑證按日期、編號(hào)排列，檢查各順序號(hào)的憑證是否齊全或顛倒、附件是否漏缺。缺少憑證或附件要找回；憑證顛倒要重新排列；破損票據(jù)應(yīng)修補(bǔ)，殘缺處如有重要內(nèi)容，應(yīng)查清補(bǔ)齊或在空白處說明，并簽章；虛線連接的票據(jù)，應(yīng)裁開；檢查中發(fā)現(xiàn)的重要情況應(yīng)另紙說明作附件放在該憑證之后。
2、拆金屬物。訂書釘、大頭針、回形針等金屬易發(fā)生氧化，影響會(huì)計(jì)憑證的保管，應(yīng)拆除。
3、折疊接邊。一般來講，原始憑證應(yīng)比記賬憑證略小，原始憑證要折疊整齊，最好能翻過上一號(hào)的記賬憑證，就能看到下一號(hào)記賬憑證的上邊和右邊。
（1）大幅面票據(jù)的折疊。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，一般采取先自右向后，再自下向后再次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱如果裝訂線內(nèi)有文字，可采取接邊或抄移的方法。此外，由于原始憑證大于記賬憑證時(shí)需折疊，小于記賬憑證時(shí)則貼在記賬憑證背面的中間，這樣整個(gè)憑證就顯得整齊了。
（2）中等幅面票據(jù)的接邊及裝訂。對(duì)于紙張面積略小于記帳憑證的原始憑證，可采取兩種方法，一是直接裝訂法，即先用回形針或大頭針將原始憑證別在記賬憑證后面，待裝訂整本憑證后，抽去回形針或大頭針；二是對(duì)原始憑證接邊法，即用大小適當(dāng)?shù)拿�邊紙，將其用粘膠劑貼在原始憑證上，然后再對(duì)整本憑證裝訂。
（3）小幅面票據(jù)的粘貼。對(duì)于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先將原始憑證按一定類別排列，再將其貼在一張比記賬憑證略小的白紙或粘貼單上。如果是板狀票證（如以前的火車票），可以將票面票底輕輕撕開，丟棄厚紙板，粘貼薄票面。
（4）數(shù)量特別多的票據(jù)的處理。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，如人數(shù)特別多的職工工資單、社保所等單位收費(fèi)、收款收據(jù)等，這類憑證可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在記賬憑證上注明保管地點(diǎn)或編號(hào)。
4、案卷組合。會(huì)計(jì)憑證按記帳憑證（后附原始憑證）的順序（即憑證分類后的時(shí)間順序），根據(jù)憑證數(shù)量的多少組合為若干卷（本），按照多則分、少則合的案卷組合方法（一般每卷1.5至2.5厘米為宜），按日、旬、月組合成若干卷。
5、裝訂。
（1）裝訂的部位和方式。裝訂的部位一般在憑證的左上角，有的地方規(guī)定在左側(cè)裝訂。裝訂的方式有兩孔一線和三孔一線裝訂法。在側(cè)面裝訂的一般用三孔一線裝訂法，在左上角裝訂的一般用兩孔一線裝訂法。
（2）裝訂的方法。①左上角裝訂法。要求每本憑證的左、上側(cè)對(duì)齊，左上角的兩條邊要直，無毛邊，呈直角。其一是有憑證封面的憑證裝訂法。在左上角部位用手電鉆等打孔工具鉆開兩個(gè)針孔，在針孔中穿線后衽兩孔一線打結(jié)。裝訂憑證應(yīng)使用棉線，結(jié)扣應(yīng)是活的，結(jié)頭在憑證背面，棉線在憑證過去封皮的里面。其二是無憑證封面的憑證裝訂法。首先用牛皮紙包住憑證的左上角；然后在牛皮紙上打兩個(gè)針孔，穿線后實(shí)行兩孔一線打活結(jié)；最后由裝訂人在牛皮紙上蓋章。②左側(cè)裝訂法。將一本憑證的左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊后，用鋼夾等工具固定這本憑證后，在憑證的左側(cè)鉆開三個(gè)等距孔，穿線后實(shí)行三孔一線打活結(jié)，再貼上憑證封面。
6、封面填寫。憑證外面一般要有封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記帳憑證。每本封面上填寫好立檔單位、憑證名稱、起止日期、冊(cè)數(shù)、記帳憑證號(hào)、財(cái)會(huì)主管（簽章）、經(jīng)辦會(huì)計(jì)（簽章）、保管期限等項(xiàng)目。需永久保存的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在案卷備考表、案卷封面空白處，注明憑證編號(hào)、內(nèi)容摘要，以防會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀時(shí)將其銷毀。
（二）會(huì)計(jì)賬簿的組卷
同一會(huì)計(jì)年度內(nèi)會(huì)計(jì)賬簿按賬簿種類組卷，一般一本賬為一卷，同時(shí)應(yīng)針對(duì)賬簿的不同情況作如下處理：
1、 填表檢查。
（1）填表。在賬簿啟用及整本賬簿記完后，應(yīng)填寫“賬簿啟用表”及“經(jīng)管賬簿人員一覽表”。賬簿啟用表設(shè)置在賬簿或賬夾的封里，其欄目主要有：賬簿名稱、賬簿編號(hào)、賬簿冊(cè)數(shù)、第幾冊(cè)、啟用日期、賬簿頁數(shù)、主管簽章、會(huì)計(jì)主管簽章、接管日期、接管人簽章、會(huì)計(jì)主管簽章等。
（2）檢查核對(duì)賬表。按賬簿啟用表的有關(guān)記載核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)。
（3）檢查排列順序。正確的排列順序?yàn)椋嘿~簿封面、賬簿啟用表、經(jīng)管賬簿人員一覽表、賬戶目錄、賬頁、封底。
在對(duì)賬簿填表檢查完后，根據(jù)賬簿是活頁賬簿還是固定賬簿的情況分別進(jìn)行組卷。
2、活頁賬簿組卷的要求。
對(duì)會(huì)計(jì)電算化打印出的賬簿與手工材料明細(xì)賬、內(nèi)部往來賬、固定資產(chǎn)分戶賬等活頁賬簿，應(yīng)針對(duì)不同情況進(jìn)行如下處理：
（1）手工活頁賬簿應(yīng)去除空白頁、撤掉賬夾等固定物品，保留有內(nèi)容的賬頁，將其賬頁數(shù)填寫齊全。紙質(zhì)賬簿應(yīng)用牛皮紙做封面和封底，將其裝訂成冊(cè)。裝訂的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有錯(cuò)頁、掉頁、空白紙及折角、缺角等情況。
（2）把同類業(yè)務(wù)的賬頁裝訂在一起。多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活賬等不得混裝。
（3）填寫封面。在賬簿封面上填寫賬目的種類，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
3、固定賬簿的組卷要求。
手工的現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等常作固定賬。固定賬不拆去空白頁，但一般在記錄賬頁的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結(jié)束。此外，還應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案案卷備考表中詳細(xì)注明已使用賬頁的頁數(shù)和空白頁數(shù)。
會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量小的單位，賬簿可以不貼口取紙；會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大的單位，賬簿上應(yīng)貼口取紙，可以按一級(jí)科目或材料大類，按賬頁順序由前往后，自上而下地粘貼�？谌〖垜�(yīng)該整齊，均勻，并能顯露出科目名稱。口取紙應(yīng)在賬簿的右側(cè)粘貼，不要在上下兩側(cè)粘貼。賬簿排架時(shí)應(yīng)豎立放置，以便抽取時(shí)不損壞口取紙。
（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷
（1）檢查核對(duì)。會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全。
（2）案卷組合。會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)分基層單位會(huì)計(jì)報(bào)告、匯總會(huì)計(jì)報(bào)告分別裝訂。年終決算報(bào)表要單獨(dú)裝訂，季報(bào)和月報(bào)可根據(jù)張數(shù)的多少，裝訂成一卷或數(shù)卷。財(cái)務(wù)報(bào)告的文字材料是對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的分析和說明，必須與會(huì)計(jì)報(bào)表組合到案卷，以保持其內(nèi)容的密切聯(lián)系。
（3）卷內(nèi)報(bào)表排列。排列順序?yàn)椋孩贂?huì)計(jì)報(bào)表封面；②會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明；③各種會(huì)計(jì)報(bào)表（按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列）；④財(cái)務(wù)報(bào)告的必要文字說明；⑤會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。
（4）填寫卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)目錄欄目一般有：序號(hào)、財(cái)務(wù)報(bào)告名稱、編報(bào)單位、填報(bào)日期等。備考表欄目一般有：卷內(nèi)情況說明、組卷人、主管會(huì)計(jì)、組卷時(shí)間等。
（5）裝訂。按組合時(shí)分出的卷數(shù)采用三孔一線方式在財(cái)務(wù)報(bào)告左側(cè)裝訂，結(jié)頭在財(cái)務(wù)報(bào)告的背面。注意將財(cái)務(wù)報(bào)告的下邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角，如有損壞部位應(yīng)修補(bǔ)后進(jìn)行裝訂。
（6）封面編目。裝訂后，貼上財(cái)務(wù)報(bào)告封面。封面下面欄目一般有：編號(hào)、密級(jí)、財(cái)務(wù)報(bào)告名稱、編報(bào)單位、單位負(fù)責(zé)人、填報(bào)人、審核人、填報(bào)日期等；封面脊背欄目一般有：報(bào)告的年度、總頁數(shù)、檔號(hào)、保管期限等。為長(zhǎng)久保存財(cái)務(wù)報(bào)告，最好將其放入卷盒內(nèi)保管，并在脊背上填上檔號(hào)等項(xiàng)目。

二、案卷排列與編號(hào)
（一）案卷排列
會(huì)計(jì)檔案案卷按如下之一方法排列：
1、按照類別一年度排列。即案卷按憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它四類分開，再按時(shí)間順序排列。這種排列方法適用于一般單位，應(yīng)優(yōu)先推薦。
2、按照年度一類別排列。即先將不同年度的會(huì)計(jì)檔案分開，同一年度的會(huì)計(jì)檔案按憑證-賬簿-財(cái)務(wù)報(bào)告其他順序排列。由于憑證、賬簿、報(bào)表外形尺寸不同，這種排列方法易造成柜架浪費(fèi)。補(bǔ)救的方法是全部使用同一規(guī)格的卷盒，一盒中可裝若干憑證、賬簿、報(bào)表，但應(yīng)注意盒脊上填寫若干個(gè)案卷號(hào)。
3、會(huì)計(jì)類型單一，檔案數(shù)量較多的單位，可采用先按保管期限，再年度，然后再按形式（名稱）的方法排列。
4、財(cái)政部門的會(huì)計(jì)檔案，先按保管期限，再按年度，然后按組織機(jī)構(gòu)，最后按形式（名稱）排列。會(huì)計(jì)類型較多的建設(shè)銀行、稅務(wù)機(jī)關(guān)等單位，可采用先按保管期限，再按年度，然后按會(huì)計(jì)類型，最后按形式（名稱）的方法排列。
會(huì)計(jì)檔案排列方法很多，各有利弊，各單位應(yīng)選擇適合本單位的排列方法，要注意方便適用，選定后不要隨意變動(dòng)。
（二）編案卷號(hào)
1、編大流水號(hào)。一般的單位應(yīng)編大流水號(hào)。即憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告分別編各年度累計(jì)的大流水號(hào)。如2002年有12本憑證編1-12號(hào)；2003年從13號(hào)開始編號(hào)。
2、編小流水號(hào)。會(huì)計(jì)檔案特別多的單位，可編小流水號(hào)。即同一年度同一類型的會(huì)計(jì)檔案案卷都從1開始編卷號(hào)。如2002年有12本憑證，編1-12號(hào)，2003年又從1號(hào)開始編號(hào)。
三、編目、上架
（一）確定保管期限
按財(cái)政部、國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的“會(huì)計(jì)檔案保管期限表”的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。屬于永久保管的有：行政和事業(yè)單位年度決算報(bào)表、稅收年報(bào)（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等，其余為定期保管。定期保管的期限分為25年、15年、10年、5年、3年共5類。
（二）擬寫案卷題名
會(huì)計(jì)檔案應(yīng)逐卷填寫案卷題名。案卷題名由會(huì)計(jì)核算單位、會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)核算材料的名稱三部分組成。如：國(guó)家檔案局2001年

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