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物流管理SOP
第一部分制定物流管理SOP目的與SOP主要內(nèi)容
為了明確第三方物流與酷人公司的責任與義務(wù)，提高雙方工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，使雙方利益均達到最大化，同時指導新合作的第三方物流盡快熟悉我司業(yè)務(wù)操作要求，滿足我司需求，現(xiàn)對物流各環(huán)節(jié)操作流程進行梳理，將相應(yīng)操作流程化，制度化。
涉及的責任方為：第三方物流公司、酷人省辦商務(wù)、酷人總部商務(wù)
主要由工廠提貨、到貨入庫操作、存儲、出庫操作、分揀包裝、運輸、裝卸、流通加工、配送和物流信息諸環(huán)節(jié)構(gòu)成。通過ERP、LOS、酷人在線等信息系統(tǒng)，使各個環(huán)節(jié)共享總體信息，把所有環(huán)節(jié)作為一個一體化的系統(tǒng)來進行組織和管理。
第二部分物流管理各環(huán)節(jié)操作要求
一、工廠提貨
目前我司采購手機有兩種方式。
（一）廠家送貨到我司倉庫
海爾手機采用廠家直接發(fā)貨到我司各物流分倉，不經(jīng)過總倉，我司不承擔提貨費用；三星惠州工廠生產(chǎn)的W609、W589、F619由廠家物流直接發(fā)貨到我司深圳總倉，我司不承擔提貨費用。
（二）我司第三方物流承運商去廠家工廠提貨
三星深圳工廠生產(chǎn)的B309和MOTO天津工廠的手機全部由我司負責安排提貨。三星深圳工廠提貨由深圳總倉來負責，MOTO天津工廠提貨由天津總倉來負責，我司需要支付提貨費用。
要求：1、對于以上兩種方式到貨或是提貨方式，我司總部商務(wù)均會提前2—3小時將到貨或是提貨通知以郵件形式發(fā)給物流相關(guān)人員，郵件內(nèi)容包括提貨機型、數(shù)量及提貨地址等信息。需要物流及時安排車輛、人員到指定工廠提貨。并提醒物流人員務(wù)必攜帶提貨授權(quán)委托書及提貨人員身份證和授權(quán)提貨章，同時將驗收標準下發(fā)，要求：
（1）原廠大箱包裝完好、無破損痕跡。如有破損，拆箱查驗。
（2）清點數(shù)量，保證與簽收單數(shù)量一致。
（3）需要稱重，保證與外包裝箱重量一致。
（4）做好簽收，加蓋收貨專用章及收貨人簽字確認
2、提貨異常信息要及時反饋，如在預(yù)計提貨時間內(nèi)由于工廠原因不能按時交貨，或借用返還單—例如：JRkrzb—2010012800001
原借用手機或其他物品在規(guī)定時間內(nèi)需要返還，并在系統(tǒng)內(nèi)做借用返還單。要求與退貨入庫單一致。
綜上，審核入庫單原則1、要確保賬實相符，即見到實物后再審核入庫，對于無實物，單據(jù)中又沒有備注虛擬入庫的，請物流人員拒絕操作，否則損失由物流人員承擔。
3、到貨有異常，要第一時間反饋，按酷人商務(wù)指令進行后續(xù)操作。
4、所有手機入庫，均需要掃描串號入庫，不得向發(fā)貨方直接索要串號，直接導入系統(tǒng)入庫。
三、倉儲管理
（一）倉儲條件
倉庫條件要求適合通訊器材、電子產(chǎn)品的倉儲和收發(fā)貨的操作，倉庫的溫度、濕度應(yīng)該適應(yīng)半導體產(chǎn)品的特殊要求。必須具有延展性，遇公司業(yè)務(wù)量擴大時，倉庫可在原址不動的情況下進行面積擴增。
（二）布局要求合理
工作區(qū)分成出庫區(qū)，入庫區(qū)，掃描區(qū)，分揀打包區(qū)、交貨區(qū)等；倉儲區(qū)分成手機合格品區(qū)、非合格品區(qū)、物料區(qū)、暫存區(qū)等。每個機型均需要臺卡顯示庫存信息；工作區(qū)分成辦公區(qū)、接待區(qū)、值班室、洗手間等。
（三）貨物的擺放要規(guī)范
分類合理、整齊美觀、外包裝完好、無塵；操作區(qū)、庫存區(qū)現(xiàn)場須隨時保持干凈整潔，時時清掃和整理貨物；庫存貨物要做到：物帳卡一致、標簽一致朝外、每個托盤按標準數(shù)量存放貨物，不得超高碼放貨物。
（四）存貨品質(zhì)管理
1、庫存品質(zhì)狀態(tài)分類
我司貨物大體分為合格品和非合格品兩大類，每類各包含3個狀態(tài)。
（1）合格品，即可直接銷售的貨物
A：原廠合格品：指總倉/分倉直接發(fā)貨，到達客戶處未改變其外包裝的合格品；
B：翻新合格品：指經(jīng)過商務(wù)/客服人員翻新后不影響正常銷售的合格品；
C：退貨合格品：指客戶退回的可正常二次銷售的合格品。
（2）非合格品，即不可直接銷售的貨物。大量的非合格品在庫，給公司帶來了很大的損失。
A：原廠非合格品：指廠家或總倉直接發(fā)貨，到達客戶處后因外包裝破損或短少配件，不能正常銷售的非合格品；
B：可翻新非合格品：客戶退貨或調(diào)撥收貨后，經(jīng)倉庫或是客服人員檢測后判定為非合格品，但有翻新價值可進行翻新的商品；
C：不可翻新非合格品：客戶退貨或調(diào)撥收貨后，經(jīng)倉庫或是客服人員檢測后判定為非合格品，但無翻新價值或無法進行翻新的商品。
要求：（1）物流倉庫人員負責日常商品管理及維護在庫商品品質(zhì)，保障商品帳實狀態(tài)相符；
（2）當?shù)厣虅?wù)人員負責定時對庫存商品狀態(tài)的檢測與原廠非合格品、可翻新非合格品貨物數(shù)量進行統(tǒng)計，及時向總部商務(wù)申請調(diào)撥資財，資財?shù)綆旌螅笪锪魅藛T及時翻新，翻新完畢后，將所用資財及翻新數(shù)量、機型郵件告知當?shù)厣虅?wù)，由當?shù)厣虅?wù)開更改配置單，使系統(tǒng)商品狀態(tài)與實物狀態(tài)一致，并同時催促業(yè)務(wù)人員對不可翻新非合格品的處理。
2、對庫存品質(zhì)分類管理要求如下：
（1）在庫的非合格品必須登記貨品信息卡，貨品信息卡記錄內(nèi)容完整、連續(xù)；
（2）在庫非合格品必須單獨存放于非合格品區(qū)，根據(jù)驗貨報告或商務(wù)制作的更更改配置單種貨品狀態(tài)區(qū)分原廠非合格品、可翻新非合格品、不可翻新非合格品三個區(qū)域存放，且三種不同的非合格品狀態(tài)都必須分別標識清楚，即使同一個貨品不同類型的非合格品都要嚴格區(qū)分。
（3）必須嚴格根據(jù)貨品的實際狀態(tài)進行非合格品分類，同時ERP系統(tǒng)狀態(tài)應(yīng)根據(jù)實物狀態(tài)及時進行調(diào)整，對于隱瞞非合格品和不按系統(tǒng)狀態(tài)要求發(fā)出貨物的，影響銷售工作正常開展的責任由倉庫管理人員全額承擔；
（4）要求所有倉庫管理人員嚴格控制非合格品的來源，非原包裝貨物必須按照公司的《貨品查驗標準》驗收入庫。特別是對于客戶退貨機器和廠家直發(fā)入庫機器要嚴格把關(guān)，放任非合格品貨物進入倉庫者將承擔全部責任。
（五）存貨保密制度
貨品庫存信息分兩類即系統(tǒng)庫存信息、倉庫實物庫存信息，禁止倉庫任何物流人員未經(jīng)授權(quán)許可擅自向任何無關(guān)人員透漏貨品庫存信息。包括以下內(nèi)容：
1、對系統(tǒng)帳號的保密，禁止任何內(nèi)部員工將系統(tǒng)帳號告知外部客戶；
2、信息系統(tǒng)操作的保密，對于公司內(nèi)部操作系統(tǒng)可查詢庫存等功能的運用，不可與無關(guān)人員進行系統(tǒng)信息傳播、外泄等，一旦發(fā)現(xiàn)類似不軌行為將給予除名處分，如由此導致公司損失將向當?shù)毓矙C關(guān)報案追究法律責任；
3、手機串號的保密管理：
庫存手機需進行嚴格的串號管理，串號信息嚴格保密，不能外泄或提供給任何非授權(quán)人員或單位，如發(fā)現(xiàn)倉庫人員或是商務(wù)人員隨意將串號外泄，給公司帶來損失，將追究直接責任人責任，如果是合作承運商導致串號外泄，也將追究合作承運商所有責任；
4、庫存數(shù)據(jù)的保密：
（1）禁止倉庫任何人未經(jīng)授權(quán)許可擅自向公司客戶或其他人員透露庫內(nèi)貨品的相關(guān)信息，尤其是到貨數(shù)量、庫存數(shù)量、發(fā)貨數(shù)量等信息，庫存查詢權(quán)限只有公司特定人員才有資格；
（2）禁止倉庫任何人員向包括公司其他人員在內(nèi)的不合資格人員透露總倉的提貨數(shù)量和在庫數(shù)量信息；
（3）禁止公司任何人未經(jīng)公司書面授權(quán)擅自讓其他人員進入倉庫進行盤點
（六）串號管理制度
串號管理是記錄貨品流通的軌跡。可保障貨品質(zhì)量，避免竄貨行為，規(guī)范市場管理，維護公司整體權(quán)益。
要求：
（1）所有手機必須進行系統(tǒng)串號管理；
（2）對系統(tǒng)內(nèi)進行串號管理的手機，在進行進入出庫操作時必須依據(jù)實物進行串號掃描，不得隨意將已發(fā)貨貨品和庫內(nèi)貨品實物或串號進行調(diào)換；
（3）對于退貨或借用返還手機在掃描串號時如不是原來銷售或借用的手機（手機串號必須是與原來銷售或借用的手機串號保持對應(yīng)關(guān)系），根據(jù)實際情況由商務(wù)上報公文申請?zhí)摂M調(diào)賬處理，物流人員要及時審核調(diào)賬單據(jù)。
四、出庫操作管理
出庫需按照有效指令執(zhí)行，確保實物出庫與系統(tǒng)出庫一致，且遵循先進先出原則。
有效指令指通過ERP對接到LOS系統(tǒng)直接生成的系統(tǒng)指令單據(jù)；
有效手工指令，即機類由酷人財務(wù)經(jīng)理或其書面授權(quán)人簽字（或系統(tǒng)公文電子簽核）有效（唯一有效性），物料類由各分支機構(gòu)指令由分支機構(gòu)財務(wù)經(jīng)理及商務(wù)負責人同時簽字效。
對不符合以上要求的手工單據(jù)指令和系統(tǒng)指令，倉庫一律視為無效指令，不得執(zhí)行。
要求如下：
1、省辦/總部商務(wù)制單完畢后，要及時通知財務(wù)審核。每天下班前查看是否所有單據(jù)全部審核完畢。
2、物流人員在LOS系統(tǒng)中及時受理發(fā)貨單，當天發(fā)貨單據(jù)必須當天受理完畢，如因物流未當天審核出庫單據(jù)，導致向廠家報串號延誤、錯誤，由此產(chǎn)生的損失全部由物流承擔。故建議物流人員在下班前與酷人商務(wù)確認單據(jù)數(shù)量。
3、省辦/總部商務(wù)每天上午9：30前要檢查前一天出庫單據(jù)是否全部處理完畢，對未處理的單據(jù)要了解原因，遇到特殊單據(jù)，要協(xié)助物流人員找信息部相關(guān)人員調(diào)整，非特殊原因的單據(jù)，要及時通知物流人員，直到出庫完畢。如省辦/總部商務(wù)跟進不及時導致賬實不符或是串號錯誤，扣除省辦/總部商務(wù)相應(yīng)項目的考核積分。
4、物流人員在出庫操作時，要確保串號準確，發(fā)貨客戶名稱與系統(tǒng)串號記錄要一致，串號出現(xiàn)錯誤，按照50元/個罰款處理。
五、派送要求：及時、準確、安全
1、及時配送要求
A：合理安排時間。根據(jù)客戶特點和物流時效，合理安排時間。盡量避開高峰期，節(jié)約送貨、等待時間；
B：熟悉送貨流程，熟悉道路交通狀態(tài)，縮短作業(yè)時間和路途時間；
C：熟悉客戶的時效要求，在規(guī)定的時間把貨物送到；
D：對于急貨要放在首位處理；
E：善于和客戶溝通，平時和客戶加強聯(lián)系，對客戶服務(wù)到位，增加客戶對我們好感和滿意度，提送貨可以優(yōu)先處理我們的貨物；
F：贏得客戶信任。平時送的貨物都是經(jīng)過認真檢驗過的，沒有差異和短缺，長期下去客戶對我們公司非常信任而不需要檢驗我們的貨物就給我們簽收，可節(jié)省非常多的驗貨時間；
G：提高自身的驗貨能力，提高與倉庫驗貨復(fù)核的交接效率。
2、準確配送要求
A：配送之前須認真核對單、貨信息，并確認無誤；
B：保證貨物送到的地點準確；
C：貨物送到客戶手里簽收人保證為指定簽收人，對于一些指定簽收人經(jīng)常不在公司又不方便蓋章的客戶要在出發(fā)前事先通知客戶。
3、安全配送要求
A：注意提貨安全：簽收前注意檢查貨物外包裝，要四周拍打和檢查編織袋是否有洞和邊角折疊處是否有洞；膠帶是否為我司物流商專用膠帶，是否是一層；封箱防偽貼是否有異常；運單號、件數(shù)、數(shù)量是否無誤。
B：注意路途安全：車門窗一定要鎖好；人不離貨，貨物要確保在人的視線范圍，處于可控制狀態(tài)；車輛慢行時保持高度警惕。
C：注意送貨安全：貨物裝卸時要核對件數(shù)；在拐角、樓梯口、電梯、上下坡、鬧市一定要看守好貨物；貨物裝在小推車時要用繩索捆緊，加固。
4、客戶到倉庫自提
我司客戶提貨前，我司當?shù)?總部商務(wù)會提前將客戶出具的提收貨委托書掃描件發(fā)送物流人員，原件由提貨人員提貨時交給物流人員，需要物流人員核對好提貨人身份和授權(quán)書后，再次認真核對出庫單據(jù)和貨品明細后，將貨物交給客戶，并要求客戶在簽收單指定位置簽字。隨后將自提授權(quán)書與簽收回執(zhí)單裝訂在一起，返還酷人商務(wù)。
六、物流派送時效跟進
貨物交給物流承運商后，需要物流客服人員將承運信息按照固定的報表格式，每天以郵件形式反饋給總部/省辦商務(wù)人員，反饋內(nèi)容應(yīng)包含但不限于簽收人、簽收時間、是否有退貨，是否超時效等信息。派送途中出現(xiàn)丟失，被盜或是破損等，要第一時間與商務(wù)/業(yè)務(wù)人員取得聯(lián)系，待通知后安排送貨。
5大客戶配送規(guī)范要求
大客戶貨物，（國美、蘇寧、五星、樂語、迪信通、京東）在派送環(huán)節(jié)出現(xiàn)很多異常信息，現(xiàn)再次進行強調(diào)：
A、客戶正常簽收后，無我司商務(wù)人員確認，不得將貨物再次退貨到倉庫；
B、客戶由于盒損、品質(zhì)問題部分退貨，或是其他原因整單退貨后，請及時以郵件形式反饋我司商務(wù)，在郵件中注明退貨單號、品名、數(shù)量及退貨原因；
C、開單當天進行派送預(yù)約，如2次預(yù)約均無法完成派送，請反饋我司商務(wù)，我司商務(wù)會通知是否再次預(yù)約派送，尤其是跨月的指令；
D、簽收單：國美、蘇寧、五星需要取得客戶的入庫單，并加蓋入庫章或財務(wù)結(jié)算章。迪信通、樂語需要蓋入庫專用章加本人簽字。
E、配送時效：從下單當三天配送完畢，五天內(nèi)必須取得有效的簽收回執(zhí)入庫單，不能拖延，有問題及時反饋給商務(wù)。如無法在5天內(nèi)完成有效簽收，導致賬期延長，客戶無法回款，造成的經(jīng)濟損失，由物流相關(guān)人員承擔。
六、簽收回執(zhí)管理
簽收回執(zhí)是提/收貨人在提/收貨物后，進行簽字蓋章表示完整收悉的書面確認證明材料。書面的簽收文件是表明貨物發(fā)生轉(zhuǎn)移的主要憑據(jù)。要求合格有效100%原單返還酷人公司。
1、提收貨授權(quán)書是簽收回執(zhí)有效核查依據(jù)
對于無授權(quán)書或是授權(quán)書過期，或是內(nèi)容變更，物流人員有提醒酷人商務(wù)重新提供的義務(wù)，待提供合格授權(quán)書后方可安排發(fā)貨，對于酷人商務(wù)不配合提供的，物流人員有權(quán)暫緩發(fā)貨，但需告知商務(wù)人員。
2、有效簽收回執(zhí)的標準
A：收貨單位蓋有公章，公章清晰，且與銷售發(fā)貨單的單位名稱一致；
B：收貨單位未加蓋公章，但簽收人為“提（收）貨授權(quán)委托書”中指定的簽收人，且字跡與委托書留存簽名字樣相符；
C：收貨單位未加蓋公章，但簽收章為“提（收）貨授權(quán)委托書中指定的簽收章”，且印跡清晰。
D：國美、蘇寧、五星需要提供酷人出庫簽收單及收貨方蓋結(jié)算章的入庫單，只返1份無效。
3、《簽收回執(zhí)單》的確認、返還要求
（1）所有《簽收回執(zhí)單》必須保證其有效性、完整性與規(guī)范性。
（2）要求各物流倉庫每月10日前將上月所有有效《簽收回執(zhí)單》原件按照日期、委托單號從小至大排列整理好后交接給商務(wù)人員并在交接時做好交接記錄。物流倉庫保留復(fù)印件。
（3）對于簽收回執(zhí)未回或是不合格的，暫緩支付運費。要求在三個月內(nèi)全部補齊。
七、存貨盤點管理
（一）按盤點開展時間分為日盤點、月盤點、月中盤點、年終盤點及不定期盤點，按盤點方式分為：實物盤點、串號盤點。
1、日盤點：要求倉庫人員每天下班前對在庫所有貨物進行自盤，如所保管貨物太多無法每日一一清點，可采取輪區(qū)盤點或按貨物品種輪流盤點的方式進行每日盤點。如發(fā)現(xiàn)盤點差異，應(yīng)及時查找原因。
2、月盤點、年終盤點：盤點時間分別在月度、年度結(jié)束后次日，由所在機構(gòu)財務(wù)部和商務(wù)部共同對本單位分倉、實物保管點進行盤點。為了盤點順利，要求倉庫人員在盤點前一天，將酷人所有貨物整理出來，不同機型、品質(zhì)區(qū)分擺放，包括系統(tǒng)賬面和暫存貨物。
3、月中盤點：串號盤點時間在每月第二周的周六或周日，在盤點前一天，酷人商務(wù)會將串號進行鎖定，期間不能出入庫操作。
4、不定期盤點：指因倉庫人員或其他相關(guān)人員發(fā)生人事變動，或其他特殊原因需要臨時進行的盤點，盤點由酷人財務(wù)人員和商務(wù)部負責人負責，程序按月盤點程序進行，但盤點前不必先通知受盤單位。
（二）盤點注意事項
1、已開單據(jù)不結(jié)束不盤點，盤點不結(jié)束不新開單據(jù)；
2、串號盤點必須掃描實物，不允許以串號導入方式；
3、實物盤點采用盲盤方式，必須如實反映庫內(nèi)實際庫存；
4、應(yīng)遵循見物點物，不打亂貨物擺放區(qū)域，不放過庫存內(nèi)所有貨品的原則；
5、各分支機構(gòu)必須遵照總部盤點通知執(zhí)行盤點，因特殊情況不能正常盤點的機構(gòu)必須提出書面申請，經(jīng)總部核準后可以變通執(zhí)行；
5、財務(wù)人員與倉管員共同核對盤點實數(shù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)，并在盤點單上共同簽字確認。
（三）盤點的作業(yè)程序
1、實物盤點
（1）實物盤點的對象包括手機、配件、市場促銷品、售后物品及帳外暫存品；
（2）實物盤點的時間：原則上為月度、年度結(jié)束后次日。盤點時間原則上遇國家法定節(jié)假日不予順延，特殊時間以財務(wù)部通知日期為準；
（3）實物盤點方式：盲盤；即根據(jù)倉庫情況對所有商品進行逐個清點（包括暫存品、退貨未辦理系統(tǒng)入庫、已開單未送貨等商品），不允許從系統(tǒng)中導出數(shù)據(jù)進行對比盤點；
（4）實物盤點要求：對非原廠包裝的庫存商品需逐個進行清點，對已開封的單個商品需檢查品質(zhì)狀態(tài)，對配送中心發(fā)來的未開過箱原廠包裝的庫存商品需對其中的20%進行開箱抽查；市場樣機應(yīng)要求借機人員于盤點日將樣機拿回公司，由財務(wù)部人員對串碼進行核對并檢查手機是否損壞；
（5）實物盤點完畢后，采用統(tǒng)一固定格式制作手工盤點表，完整填寫當次盤點所有貨品明細，并經(jīng)物流倉管、分支機構(gòu)商務(wù)、分支機構(gòu)財務(wù)確認。盤點表的原件由分支機構(gòu)財務(wù)歸檔保存三年。實物盤點結(jié)束后，相關(guān)人員需將盤點數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對，若產(chǎn)生賬實差異的，應(yīng)查找差異原因，并于一周內(nèi)處理完畢。
2、串號盤點
（1）串號盤點的對象僅限于進行串號管理的手機類貨品；
（2）串號盤點的時間：原則上為每月第二周的周六或周日，各分支機構(gòu)可自這兩天內(nèi)選擇具體盤點時間；做串號盤點前，必須確保實物庫存數(shù)量和系統(tǒng)數(shù)量一致。
（3）串號盤點的方式：根據(jù)在庫手機類貨品明細逐個掃描；
（4）串號盤點要求：串號盤點時必須逐臺掃描實物，不允許以串號導入方式進行盤點；
（5）串號盤點結(jié)束后，相關(guān)人員需將盤點數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對，并查找?guī)嵅町愒颉?/p>
3、盤點的LOS系統(tǒng)操作
（1）實物盤點：實物盤點結(jié)束后，由庫存管理人員在LOS系統(tǒng)“倉儲管理”模塊下的“倉儲操作”模塊下的“倉庫盤點表”，新增“倉庫盤點表“，錄入實盤庫存數(shù)后，將簽字版的手工盤點表為附件上傳至LOS系統(tǒng)，提交給商務(wù)審核后由財務(wù)負責人終審；
（2）串號盤點：串號盤點結(jié)束后，由商務(wù)在LOS系統(tǒng)“倉儲管理”模塊下的“倉儲操作”模塊下的“倉庫盤點單”，新增“倉庫盤點單”，確認后由倉庫管理人員按逐臺掃描手機外盒串號，將在庫手機貨物的串號錄入單據(jù)中，提交給商務(wù)審核；
（3）若產(chǎn)生盤點差異的，必須查明原因并在盤點表備注欄中注明，完成盤點后根據(jù)差異原因?qū)Σ町愡M行調(diào)整。