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淺談銀行檔案工作發(fā)展方向
科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，銀行業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的激增以及保管成本的上升促使金融企業(yè)對(duì)未來(lái)檔案工作發(fā)展方向的規(guī)劃設(shè)計(jì)提出了更高的要求。筆者所在的中國(guó)銀行根據(jù)多年檔案工作的經(jīng)驗(yàn)積累，尤其是實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)后十余年的檔案工作實(shí)踐，在探索檔案科學(xué)管理新模式的同時(shí)，提出了全覆蓋、精細(xì)化、集約化、可持續(xù)發(fā)展四項(xiàng)目標(biāo)。
一、全覆蓋是前提與基礎(chǔ)
全覆蓋是在梳理明確了銀行現(xiàn)有檔案門類與各門類的歸檔范圍后，理順移交歸檔流程，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸必歸，并保障檔案實(shí)體的完整與安全。簡(jiǎn)言之就是要收全。
我行通過(guò)總結(jié)多年檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，將管理范疇劃分成十余個(gè)檔案門類。在檔案門類上既要做到全覆蓋，又要可掌控，不盲目設(shè)門類，增設(shè)門類需經(jīng)檔案主管部門論證與審批，分類盡量科學(xué)合理。國(guó)家檔案局下發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(即10號(hào)令)后，我行及時(shí)進(jìn)行了宣貫布置，要求各部門分別梳理管理類文件的歸檔范圍與保管期限表，我們?cè)诖嘶A(chǔ)上整合形成全行的總表，有利于指導(dǎo)全行的歸檔工作。在當(dāng)前精簡(jiǎn)紅頭文件的形勢(shì)下，應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)容重要的合同協(xié)議、電子郵件、便函等起替代作用的白頭文件的歸檔。
當(dāng)今的銀行檔案管理早已不再局限于文書與常規(guī)的幾類專門檔案范疇，而是逐漸向各業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸擴(kuò)展。檔案工作需順應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)各門類業(yè)務(wù)檔案條線的協(xié)調(diào)溝通，盡量緊跟、貼近業(yè)務(wù)發(fā)展，力求通過(guò)調(diào)研摸底與業(yè)務(wù)部門共同建立管理制度，及時(shí)涵蓋新的業(yè)務(wù)檔案管理需求，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。
在機(jī)構(gòu)調(diào)整、流程整合過(guò)程中，要及時(shí)跟蹤機(jī)構(gòu)或部門職能的變化。每年進(jìn)行年度歸檔前要提前布置，充分關(guān)注臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤并機(jī)構(gòu)或新設(shè)機(jī)構(gòu)的文件是否已納入歸檔范圍，制定專門的分類方案，做到應(yīng)歸盡歸;從檔案監(jiān)管范圍上，因受手段和報(bào)告路徑的限制，目前只覆蓋到國(guó)內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將來(lái)應(yīng)盡可能擴(kuò)展到附屬機(jī)構(gòu)和各境(海)外機(jī)構(gòu)。
此外，還應(yīng)注意借助舉辦特定的大型活動(dòng)，如百年行慶活動(dòng)的契機(jī)，動(dòng)員全轄機(jī)構(gòu)和廣大員工充分發(fā)掘提供史料線索，以移交或捐贈(zèng)等形式豐富檔案室藏。
二、精細(xì)化是質(zhì)量保障
俗話說(shuō)細(xì)節(jié)決定成敗，在前期收全的基礎(chǔ)上還要做到井井有條地管好，將各項(xiàng)工作做實(shí)做細(xì)，這也是檔案工作的專業(yè)性、權(quán)威性的體現(xiàn)。
首先，各類檔案規(guī)章制度必須細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，適時(shí)修訂，并及時(shí)匯編成《檔案工作手冊(cè)》以備查考，使各級(jí)檔案人員工作中做到有據(jù)可依，有章可循;還要注意制度在總、分行層級(jí)的傳導(dǎo)上會(huì)存在一定損耗，特別是二級(jí)以下機(jī)構(gòu)在理解和執(zhí)行上漏洞較多，所以檔案管理部門必須履行好分級(jí)培訓(xùn)與監(jiān)督、指導(dǎo)的職育。
其次，檔案信息化管理系統(tǒng)與制度緊密相關(guān)，系統(tǒng)是制度的工具化。所以要想查全、查準(zhǔn)，準(zhǔn)確提取檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、影像，規(guī)范與提升檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，剔除垃圾數(shù)據(jù)是十分必要的。這就要求制定配套的系統(tǒng)錄入指引，各門類卡片錄入項(xiàng)目需統(tǒng)一、細(xì)化要求，嚴(yán)格規(guī)范系統(tǒng)著錄方式。如在錄入指引中對(duì)文件日期應(yīng)明確是形成日期還是移交日期;照片的標(biāo)題也應(yīng)明確表述結(jié)構(gòu)，應(yīng)包含照片檔案的六要素;錄入時(shí)應(yīng)避免邏輯錯(cuò)誤，全、半角符號(hào)混用等;公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一些與歸檔無(wú)關(guān)的字樣如更正、重發(fā)等要剔除。還要建立錄入與復(fù)核兩級(jí)機(jī)制，錄入數(shù)據(jù)與影像掃描需經(jīng)準(zhǔn)確性、完備性復(fù)核，只有在測(cè)試環(huán)境中檢驗(yàn)無(wú)誤的數(shù)據(jù)才可導(dǎo)入到正式庫(kù);使用權(quán)限設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)上也應(yīng)該規(guī)范統(tǒng)一，以確保各類用戶通過(guò)不同權(quán)限訪問(wèn)不同級(jí)別內(nèi)容，避免擴(kuò)大知悉范圍而造成檔案信息的失、泄密。
再次，庫(kù)房?jī)?nèi)檔案實(shí)體的管理也要細(xì)化，確保檔案實(shí)體與系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，接收移出有記錄、排架有序，及時(shí)完善檔案的存址代碼標(biāo)識(shí)(即為在各庫(kù)房中準(zhǔn)確檢索到檔案存址所編寫的一組代碼)，并做到年終盤點(diǎn)，對(duì)缺失、損毀檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、處理等。如果采用倉(cāng)儲(chǔ)式大庫(kù)房，可以利用現(xiàn)代化的管理工具如條形碼、無(wú)線射頻技術(shù)(RFID)等有效提高管理效率。
三、集約化是價(jià)值取向
檔案工作是銀行一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案部門同時(shí)也是中后臺(tái)成本中心。應(yīng)對(duì)銀行檔案的海量增幅，如何去成本化已經(jīng)成為銀行檔案管理工作科學(xué)轉(zhuǎn)型的發(fā)展要點(diǎn)。高效、節(jié)能的檔案管理模式才是適應(yīng)銀行檔案長(zhǎng)足發(fā)展的綠色生命線。要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要依托前瞻性的理念，從服務(wù)大局出發(fā)，提倡檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案實(shí)體的物理集中與數(shù)據(jù)的邏輯集中，適度整合資源，節(jié)約管理成本。
2007年銀監(jiān)會(huì)與國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)銀行檔案工作的意見(jiàn)》明確闡述，要避免銀行內(nèi)部機(jī)構(gòu)檔案管理各自為政、分散管理的現(xiàn)象，做到檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案實(shí)體相對(duì)集中保管，檔案信息高度集中管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)。要科學(xué)整合銀行內(nèi)部各類檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，以充分發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢(shì)。
我行經(jīng)過(guò)20XX年近一年的周密調(diào)研，出臺(tái)了《檔案集約化管理指導(dǎo)意見(jiàn)》，其中所倡導(dǎo)的集約化包含三層含義:一是檔案管理范疇?wèi)?yīng)覆蓋我行各項(xiàng)業(yè)務(wù)所有具有保存價(jià)值的文件材料;二是檔案工作組織架構(gòu)應(yīng)健全、高效，檔案管理流程應(yīng)合理、順暢;三是對(duì)檔案的集中統(tǒng)一管理，既體現(xiàn)在對(duì)檔案實(shí)體物理意義上的集中管理，也包含了對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)邏輯意義上的集中管理。我行的集約化管理模式可歸納為三、二、一，即:實(shí)行總行至一、二級(jí)分行三級(jí)管理架構(gòu);檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)行總行、一級(jí)分行二級(jí)集中;在一、二級(jí)分行各建立一個(gè)檔案中心。
檔案實(shí)體的物理集中主要是引導(dǎo)各行規(guī)劃建設(shè)滿足各類檔案集中存放條件的高標(biāo)準(zhǔn)、集約化庫(kù)房，暫無(wú)條件的也可采取檔案外包托管或租賃庫(kù)房等形式;檔案數(shù)據(jù)信息則分兩步實(shí)現(xiàn)全轄邏輯集中與信息共享，這樣既可避免系統(tǒng)服務(wù)器的重復(fù)設(shè)置，又降低了運(yùn)維成本，還可在數(shù)據(jù)集中后實(shí)現(xiàn)全轄檔案數(shù)據(jù)信息的共享。
四、可持續(xù)發(fā)展是不竭動(dòng)力
如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上保持可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢(shì)是檔案工作面臨的挑戰(zhàn)。檔案工作要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須建立在理順工作流程、加大創(chuàng)新力度的基礎(chǔ)上。
一是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。我行將檔案信息化建設(shè)作為提升管理效能的抓手，每年對(duì)現(xiàn)有檔案信息化管理系統(tǒng)及WEB查詢系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化改造，并要求對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，在檔案信息化系統(tǒng)中開發(fā)了檔案統(tǒng)計(jì)模塊，將常規(guī)的年度統(tǒng)計(jì)工作通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)加總完成，上報(bào)規(guī)模覆蓋了全轄的檔案數(shù)據(jù)，以體現(xiàn)檔案垂直管理的成效。
二是將檔案考評(píng)機(jī)制常態(tài)化。我行2003年起開始實(shí)行對(duì)分行四年一度的檔案工作目標(biāo)管理綜合考評(píng)機(jī)制，近兩年又增加了年度歸檔網(wǎng)上考評(píng)，通過(guò)統(tǒng)一系統(tǒng)平臺(tái)遠(yuǎn)程登錄各級(jí)分行檔案管理系統(tǒng)，對(duì)其年度歸檔情況進(jìn)行網(wǎng)上檢查評(píng)分，使原有的檔案考評(píng)機(jī)制進(jìn)一步科學(xué)化、常態(tài)化。
三是加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案人員普遍兼職多，年齡偏大，素質(zhì)不高，職級(jí)、薪酬長(zhǎng)期偏低，因此影響了檔案人員積極性的發(fā)揮。檔案工作要留住人才，人員數(shù)量應(yīng)與本行業(yè)務(wù)規(guī)模及所保管的檔案數(shù)量相適應(yīng)，應(yīng)足額并力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)年齡階梯化的配置，加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)交流，提高人員綜合素質(zhì)及待遇水平，保持隊(duì)伍的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。
四是摒棄傳統(tǒng)思維方式，大膽進(jìn)行改革創(chuàng)新。如青島銀行自主研發(fā)了倉(cāng)儲(chǔ)與條碼的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)時(shí)定位的無(wú)序存放，有序管理。滿足安全可控條件下的檔案外包托管，引入第三方中介進(jìn)行檔案整理、數(shù)字化加工與保管等方式也逐漸為更多單位所接受與青睞。
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