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公司秘書做好時(shí)間管理
摘要：因此，秘書應(yīng)該努力掌握時(shí)間管理的藝術(shù)，懂得時(shí)間管理的原則和方法及一些小竅門，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。秘書的時(shí)間管理主要分為兩個(gè)部分：第一部分要替上級(jí)掌控時(shí)間，也就是要時(shí)時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)“時(shí)間到了”；第二部分是要規(guī)劃好自己的時(shí)間，以免時(shí)間分配不均。
談時(shí)間管理，首先要弄明白時(shí)間是一個(gè)什么東西。時(shí)鐘的發(fā)明，使時(shí)間有了一個(gè)具體地表達(dá)和傳遞，人類也似乎抓住和掌握了時(shí)間。但事實(shí)上，時(shí)間在時(shí)間中流逝，時(shí)鐘的發(fā)明只是讓我們更加真切地感受到時(shí)間斗轉(zhuǎn)星移，卻始終無法阻止時(shí)間無可奈何花落去的流逝。時(shí)光穿梭機(jī)只是一種美好的想象，時(shí)間總是不經(jīng)意間在我們手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留。“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。”時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，具有供給毫無彈性、無法積蓄、無法取代和無法失而復(fù)得等四個(gè)特性，就像一個(gè)神秘的精靈，來無影去無蹤，不可回溯、無法暫停，不能買賣也無法替代,是一項(xiàng)重要的無法再生的特殊資源。時(shí)間管理就是讓時(shí)間發(fā)揮到最高價(jià)值。“時(shí)間就是生命”，是我們每個(gè)人公平擁有的資產(chǎn)。研究表明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上，成功人士的共同點(diǎn)之一就是善于高效的運(yùn)用時(shí)間，因此，任何人想成功，都必須懂得時(shí)間管理。我們永遠(yuǎn)無法抓住時(shí)間，也不能左右時(shí)間前進(jìn)的步伐，但我們可以合理地支配時(shí)間。時(shí)間管理并不是去管理時(shí)間，而是在有限的時(shí)間內(nèi)，緊密圍繞目標(biāo)，高效、有序地執(zhí)行計(jì)劃，圓滿地完成任務(wù)，在有限的精力與時(shí)間下，做出最大的產(chǎn)出，獲得最滿意的工作成果，其本質(zhì)是人生的自我管理，其意義在于計(jì)劃時(shí)間、做好確定目標(biāo)、自我管理的工作，減少浪費(fèi)時(shí)間的因素，使時(shí)間經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到最大。好的時(shí)間管理，可以有效地發(fā)揮所長，更節(jié)省人力成本，可減輕工作壓力，事半功倍，提早完成工作。
秘書作為自然人，與從事其他工作的人一樣，要做好工作必須加強(qiáng)時(shí)間管理，明確目標(biāo)任務(wù)、分清輕重緩急，科學(xué)合理地分配時(shí)間，有計(jì)劃有組織地工作，
重要事情包括會(huì)影響群體利益的事情、上級(jí)關(guān)注的事情、會(huì)影響績(jī)效考核的事情。秘書要想做有效的時(shí)間管理，必須把自己當(dāng)天要做的事記錄下來，把時(shí)間優(yōu)先順序安排好，參照“四象限”時(shí)間管理法，對(duì)時(shí)間進(jìn)行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事，做好輕重緩急，合理安排時(shí)間，才能提高工作效益，實(shí)現(xiàn)時(shí)間增值。
同時(shí)秘書作為社會(huì)人，其獨(dú)特的工作性質(zhì)使其時(shí)間管理具有特殊性。秘書自己本身的時(shí)間安排往往是被動(dòng)的、從屬的，必須隨時(shí)根據(jù)所服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（上司、雇主）的時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。秘書沒有自己的時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)下班沒有走，秘書就不應(yīng)該走，領(lǐng)導(dǎo)周末加班，秘書就要跟著加班。所以，秘書的時(shí)間管理除了要進(jìn)行自我的時(shí)間管理之外，更重要的是要協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)合理的安排好領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)等，確保領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)順利地運(yùn)轉(zhuǎn)。
秘書時(shí)間管理必須計(jì)劃先行。凡事“豫則立、不豫則壞”，這強(qiáng)調(diào)了計(jì)劃的重要性。對(duì)于秘書來說，做好計(jì)劃顯得尤為重要。一般來說，計(jì)劃按照實(shí)施時(shí)間的長短和遠(yuǎn)近可分為日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃，甚至是季度、年度計(jì)劃、五年規(guī)劃等。秘書必須對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一周、每一天的活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行安排，列好活動(dòng)計(jì)劃表，以防止活動(dòng)時(shí)間發(fā)生沖突或重要活動(dòng)疏漏。每周周末，秘書要將下一周領(lǐng)導(dǎo)要召開的會(huì)議、參加的活動(dòng)、找什么人談話，列出一個(gè)時(shí)間表來，及時(shí)交由領(lǐng)導(dǎo)審定，然后按照領(lǐng)導(dǎo)審定的計(jì)劃表去落實(shí)，如果遇到特殊情況需要進(jìn)行必要的更改和變動(dòng)時(shí)，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋并征得領(lǐng)導(dǎo)的同意。除了一周安排表，很多秘書還應(yīng)該有一個(gè)每天安排表。像我每天都會(huì)在晚上一個(gè)相對(duì)固定的時(shí)間，把第二天工作的具體時(shí)間、地點(diǎn)以及注意事項(xiàng)（包括參加的會(huì)是否需要領(lǐng)導(dǎo)講話、參加的活動(dòng)是否需要穿正裝等），通過手機(jī)短信的方式報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既可以提醒領(lǐng)導(dǎo)，也可以跟領(lǐng)導(dǎo)溝通一下會(huì)不會(huì)有什么新的變化。同時(shí)我還把短信發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)的司機(jī)，讓司機(jī)也掌握情況，必要的時(shí)候司機(jī)也能提醒領(lǐng)導(dǎo)。
當(dāng)然，在制定計(jì)劃表時(shí)，一定要安排得適時(shí)和得當(dāng)，做到疏密結(jié)合，勞逸結(jié)合，這樣才能保證工作的質(zhì)量和效率。就像農(nóng)業(yè)上常用的“間作套種”的科學(xué)種田方法，實(shí)踐證明，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會(huì)枯竭。人的腦力和體力也像土地一樣，必須每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內(nèi)容，做到勞逸結(jié)合，張弛有度，例如有時(shí)候上午已經(jīng)安排了一個(gè)大會(huì)，那么下午就盡可能別再安排開會(huì)了，可能安排得輕松一些，讓領(lǐng)導(dǎo)處理一下公務(wù)，理一理思緒，會(huì)議可以安排在第二天，這樣人的腦力和體力才可以得到有效的調(diào)劑和放松，從而確保領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃的落實(shí)執(zhí)行。
秘書時(shí)間管理必須抓住重點(diǎn)。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來說最重要的事。特別是領(lǐng)導(dǎo)，每天都有大大小小的會(huì)要開，有各種各樣的活動(dòng)要參加，但領(lǐng)導(dǎo)的精力和時(shí)間畢竟有限，這就要求秘書在進(jìn)行時(shí)間管理，為領(lǐng)導(dǎo)安排活動(dòng)時(shí)一定要抓住重點(diǎn)，合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問題，讓領(lǐng)導(dǎo)把主要的精力重點(diǎn)放在處理重要事務(wù)上，這樣就會(huì)像機(jī)器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。
一般來說，什么人要見領(lǐng)導(dǎo)，各單位邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，首先都要與秘書聯(lián)系，這就要求秘書一定要幫領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)什么必須安排、什么不應(yīng)安排，什么活動(dòng)可以多安排一些，什么活動(dòng)應(yīng)該少安排一些，秘書自己也要從領(lǐng)導(dǎo)的身份地位和社會(huì)影響方面去考慮，為領(lǐng)導(dǎo)提出意見和建議，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)減輕負(fù)擔(dān)。一般情況下，像一些涉及國計(jì)民生，涉及群眾利益的會(huì)議和活動(dòng)，如慰問幫扶困難群眾、植樹造林等，能安排的應(yīng)該盡量安排，領(lǐng)導(dǎo)參加這些活動(dòng)能夠收到正面的、積極的社會(huì)效果和示范帶頭作用。而一些商業(yè)性質(zhì)的活動(dòng)、一般的普通應(yīng)酬、無關(guān)緊要的會(huì)議等，如一個(gè)小小的聯(lián)誼會(huì)，一個(gè)普通商業(yè)性項(xiàng)目的落成，秘書應(yīng)該能擋駕的就幫領(lǐng)導(dǎo)擋駕，能推掉的就主動(dòng)幫領(lǐng)導(dǎo)推辭。
秘書時(shí)間管理必須統(tǒng)籌兼顧。在現(xiàn)實(shí)工作中，領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的活動(dòng)都是非常繁忙，很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間安排，往往不是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)自己的事，而是經(jīng)常會(huì)涉及到多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間相互協(xié)調(diào)，既包括協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，還包括協(xié)調(diào)活動(dòng)（會(huì)議）的時(shí)間。例如一位副市長已經(jīng)安排好時(shí)間召開XX會(huì)議，但由于市長也剛好同一時(shí)間召開另一個(gè)與該副市長有關(guān)的會(huì)議，需要該副市長參加，這時(shí)候秘書就要及時(shí)地將情況報(bào)告該副市長，一般情況下該副市長就要調(diào)整自己的時(shí)間以適應(yīng)市長的時(shí)間。有時(shí)候還經(jīng)常碰到這樣的情況，就是兩個(gè)活動(dòng)或接待等同時(shí)進(jìn)行而且同樣重要都需要領(lǐng)導(dǎo)參加，這時(shí)候秘書就要及時(shí)將問題提出來并協(xié)調(diào)，一方面看看有沒有可能其中一個(gè)活動(dòng)改期，如果不行則協(xié)調(diào)另一領(lǐng)導(dǎo)代表參加，如果時(shí)間無法更改也協(xié)調(diào)不了其他領(lǐng)導(dǎo)參加，則需要秘書進(jìn)一步協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，把兩個(gè)活動(dòng)的地方盡可能安排得近一些并盡可能地錯(cuò)開一些時(shí)間，以便領(lǐng)導(dǎo)兩頭跑，兩邊都兼顧一下。
秘書時(shí)間管理必須留出時(shí)間。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)安排時(shí)間時(shí)要注意為領(lǐng)導(dǎo)留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，避免用各種活動(dòng)把一天的時(shí)間排滿。如果把每天的時(shí)間都排滿而沒有留出一點(diǎn)“機(jī)動(dòng)時(shí)間”，出現(xiàn)意外情況，領(lǐng)導(dǎo)就不得不放棄計(jì)劃中的工作，來處理突發(fā)事件，而今日未完成的工作，就必須加進(jìn)明日的工作表中，這樣就打亂了計(jì)劃，使后面的工作壓力不斷加大。每天為領(lǐng)導(dǎo)留些“機(jī)動(dòng)時(shí)間”，即使沒有發(fā)生突發(fā)事件，領(lǐng)導(dǎo)也可利用“機(jī)動(dòng)時(shí)間”處理一些較次要的問題；或與下屬聯(lián)絡(luò)一下感情；也可休息一會(huì)，考慮一天工作中的得失等。這樣，領(lǐng)導(dǎo)就可緊張而又不失輕松地完成一天的工作，從容地面對(duì)明天。
一、秘書時(shí)間管理中存在的問題
1、工作目標(biāo)不明確，如果不清楚自己的行為目標(biāo)，那么，要想有效地管理時(shí)間是十分困難的。除了一些日常工作，秘書還有很多臨時(shí)性的事務(wù)要處理，如果沒有明確的工作目標(biāo)，就好比無頭蒼蠅，整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，還不知道自己在干些什么，到頭來一些重要的工作或是應(yīng)該在某個(gè)時(shí)段完成的工作沒有完成，影響了下一步工作的開展。
2、工作計(jì)劃性不強(qiáng)，有些秘書的工作計(jì)劃性不強(qiáng)，或者說沒有計(jì)劃，整天忙于應(yīng)付，工作起來手忙腳亂，經(jīng)常被日常工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向，工作效率大打折扣，自己覺得很忙很累，其實(shí)不然。
3、工作任務(wù)的延期現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，辦公室秘書工作不再是以前人們說的那樣：一杯茶，一張報(bào)紙打發(fā)時(shí)間，而應(yīng)該高速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，注重效能。由于秘書工作任務(wù)繁重，有些秘書做事總是拖拖拉拉，把應(yīng)該馬上做的事情一貫地往后拖，而每天又會(huì)有新的工作任務(wù)，新舊任務(wù)交織在一起，就可能導(dǎo)致工作雜亂無章，丟三落四。
二、秘書時(shí)間管理的原則
1、管理時(shí)間就是管理你的生命。人生最寶貴的資源就是時(shí)間，管理時(shí)間，就是管理你的生
命。時(shí)間管理要區(qū)分戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)兩個(gè)層次。首先做好戰(zhàn)略管理，包括時(shí)間要實(shí)現(xiàn)的整體目標(biāo)與價(jià)值，經(jīng)常做方向性的調(diào)整，用戰(zhàn)略來指導(dǎo)戰(zhàn)術(shù)管理。要涉及長遠(yuǎn)和近期兩個(gè)尺度，近期時(shí)間安排要服務(wù)于長遠(yuǎn)規(guī)劃。時(shí)間的利用要使工作價(jià)值最大化，要通過管理使時(shí)間富裕化。要敢于打破常規(guī)，以創(chuàng)新方式利用時(shí)間。比如，利用走路時(shí)思考，帶問題入睡，啟動(dòng)潛意識(shí)創(chuàng)新，讓空閑時(shí)間成為寧靜的享受。
2、減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。首先，要改變無意義的思考及行動(dòng)的習(xí)慣。曾經(jīng)引起“水
平思考”風(fēng)潮的思考心理學(xué)者狄伯諾，最近提出了“五分鐘思考法”：最初一分鐘———決定目標(biāo)及課題，次兩分鐘———思考的擴(kuò)張及探求，最后兩分鐘———應(yīng)整理思緒，定出結(jié)論。如此嚴(yán)格地限制時(shí)間，反而能使精神集中，更有助于解決問題。另外，秘書還應(yīng)消除工作中浪費(fèi)時(shí)間的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時(shí)間等等。
3、掌握時(shí)間的有序性。所謂有序性就是先做什么后做什么，要有條理，不能窮于應(yīng)付。這種有序性要體現(xiàn)在時(shí)間的計(jì)劃安排之中。工作時(shí)間的順序確定一般說來要注重將來而不是注重過去，要著重于機(jī)會(huì)而非著重于困難，要選擇認(rèn)定的方向而不輕易地受環(huán)境影響，要以
創(chuàng)造性為先，而不僅僅追求穩(wěn)當(dāng)和易辦。
4、注意事情的輕重緩急。秘書在擬定時(shí)間計(jì)劃表的時(shí)候，必須區(qū)分重要事情和一般事情。首先應(yīng)把要做的事依據(jù)重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住關(guān)鍵性的工作，同時(shí)還要注意用最佳的時(shí)間安排最重要的工作。根據(jù)自己的“生物鐘”，用精力最旺盛的時(shí)
間處理最重要的工作。
三、秘書時(shí)間管理的方法
1、目標(biāo)計(jì)劃管理法。目標(biāo)是秘書時(shí)間運(yùn)用的基礎(chǔ)，工作目標(biāo)不明確就會(huì)迷失方向。秘書要有較強(qiáng)的把握工作目標(biāo)的能力，并能事先作好周密的工作計(jì)劃，事先作好周密的計(jì)劃是節(jié)省時(shí)間最好的辦法。如果在工作開始前多花幾分鐘思考，可能會(huì)為下一步工作的開展節(jié)省幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間。如每年年末制定下一年度工作計(jì)劃，每季季末制定下季度工作計(jì)劃，每月月末制定下月工作計(jì)劃，每周周末制定下周工作計(jì)劃。同時(shí)要養(yǎng)成記錄自己實(shí)際耗用時(shí)間的習(xí)慣，一般是當(dāng)時(shí)作出記錄，不得已的情況下可事后回憶補(bǔ)記，盡量做到事前控制；或準(zhǔn)備一個(gè)待辦事項(xiàng)清單、時(shí)間記錄本或效率手冊(cè)，以事本上標(biāo)注當(dāng)天或預(yù)定工，電子記事本設(shè)置發(fā)
聲裝置以便及時(shí)提醒。
2、工作分類法。將工作按輕重緩急分為：(（緊急、重要）、)（次要）、*（一般）三類，以便于安排各項(xiàng)工作的優(yōu)先順序，粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比。在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間，對(duì)比每日計(jì)劃時(shí)間與實(shí)際耗用時(shí)間，分析時(shí)間運(yùn)用效率；重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。將日常工作與非日常工作區(qū)分開來，先將日常工作的時(shí)間大體固定下來，然后再合理地安排其他事務(wù)，以避免不必要的混亂和相互干擾。如果發(fā)現(xiàn)有一些事情反復(fù)或有規(guī)律地出現(xiàn)，就采用“批處理”的方式進(jìn)行操作，將大大提高工作安排上的科學(xué)性。
3、將工作內(nèi)容交錯(cuò)安排。為了高效地利用時(shí)間，切實(shí)提高工作效率，秘書人員應(yīng)把一
天的工作內(nèi)容交錯(cuò)安排，以提高效率。這是因?yàn)殚L時(shí)間持續(xù)同一個(gè)活動(dòng)內(nèi)容，大腦細(xì)胞長時(shí)間授受一種信息刺激，會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。如果穿插進(jìn)行其他內(nèi)容的活動(dòng)，人體原有的興奮區(qū)產(chǎn)生抑制點(diǎn)，在其他部位出現(xiàn)新的興奮區(qū)，就會(huì)提高工作效率。
四、秘書時(shí)間管理的竅門
1、提高說話效率。言簡(jiǎn)意賅的表達(dá)不但節(jié)約自己的時(shí)間，更能夠節(jié)約他人的時(shí)間。任何場(chǎng)合的羅嗦、離題和無休止的爭(zhēng)執(zhí)都是大忌。
2、下班前幾分鐘，整理好你的辦公桌，清清爽爽地回家。辦公桌、電腦都很容易成為堆積過量資料的地方，每天只要用下班前幾分鐘時(shí)間進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，往往能取得事半功倍的效果，至少能為第二天工作的開展做好準(zhǔn)備，便于在第一時(shí)間里，搜尋到自己隨時(shí)所需的物品，省卻在關(guān)鍵時(shí)刻帶來的麻煩，提高工作效率和工作質(zhì)量。
3、為處理突發(fā)事務(wù)預(yù)留時(shí)間。如果將所有的時(shí)間都排得滿滿的，那么一旦出現(xiàn)意外或臨時(shí)性的工作，整個(gè)原定計(jì)劃就會(huì)被打亂，從而使整個(gè)工作都不能順利進(jìn)行。所以，在時(shí)間管理的過程中，還需為處理意外的不確定性事件預(yù)留時(shí)間。
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