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辦公用品發(fā)放管理規(guī)定范文通用
辦公用品發(fā)放管理規(guī)定范文通用1
辦公用品作為企業(yè)的必須開支，在公司的運營費用中占用一定的比例。加強和規(guī)范對辦公用品的采購、發(fā)放、領用、回收等環(huán)節(jié)的管理規(guī)定，可以達到使公司壓縮開支，樹立形象，強化管理的目的。
辦公用品雖小，但積少成多，因此辦公用品的發(fā)放必須有嚴格的制度規(guī)定保障，一般情況下辦公用品的領用可按照以下流程進行。
辦公用品領用管理注意事項
辦公用品的領用、更換要依照辦公用品使用期限一覽表，辦公用品更換按要求處理，特殊情況要有書面報告。
根據(jù)工作需要情況，確定各崗位辦公用品配備規(guī)格一覽表，作為辦公用品發(fā)放的依據(jù)。員工離開本單位，應退回領用的辦公用品。
辦公用品申領使用管理方式
行政部門不但要負責辦公用品的收發(fā)，還要負責申請、采購，如此瑣碎、繁雜，要做好就得要理清各環(huán)節(jié)之運作，并作好計劃、預算工作。并且，此類工作的管理還要視企業(yè)規(guī)模大小而制定不同的管理方法。對于小型企業(yè)來說：
行政人員應將一些使用頻率較高，如圓珠筆、紙巾等，稍作一些保存，占的地方不大，用一個柜子就可以。
文具領用可采用以舊換新的'方式，不過更改前，各部門（單位）還得填寫申領單，經(jīng)公司主管簽字后，加以統(tǒng)計，叫供應商送來后，便可發(fā)放。
對于可繳交的用品，如釘書機、打孔機等用品，人員離職后可收回，發(fā)給下一任同事使用。
對于大中型企業(yè)則不同，因為人多、部門多，上述作法應付不了需求，還會遭到不少同事埋怨，可行的方法是：
行政部根據(jù)各部門的工作需要，為公司各部門做好辦公用品領用預算，可以根據(jù)往年的用量及費用，作出年度計劃及預算，這種預算作業(yè)通常在年終進行。
員工領用辦公用品需經(jīng)過部門經(jīng)理及行政經(jīng)理的核實審批，到行政部填寫辦公用品領用情況登記表。設立辦公用品保管室，依公司大小，用品多少設保管員1名或2名，保管員既要做好收發(fā)工作，還要根據(jù)業(yè)務需要做好賬本登記，定期對文具進行盤點。行政部可以安排公司的前臺人員或保潔員擔當辦公用品的保管員。
辦公用品管理辦法
一、目的
為規(guī)范公司辦公用品管理，使之即滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。
二、適用范圍
公司內所有部門及分公司辦公用品的采購、領用及報廢等管理。
三、辦公用品請購
各部門應于每月25日至30日根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，由部門主管填寫《辦公用品采購申請單》交行政人力資源部。
行政人力資源部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請，并經(jīng)核查庫存狀況后填寫《辦公用品采購計劃表》，呈報總經(jīng)理審核同意后實施采購任務。
各部門若需采購臨時急需的辦公用品，由部門主管填寫《辦公用品采購申請單》，并在備注欄內注明急需采購的原因，報總經(jīng)理批準后由行政人力資源部負責實施采購任務。
四、辦公用品采購
為有效完成采購任務，原則上由行政人力資源部統(tǒng)一負責實施采購任務。
對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協(xié)助行政人力資源部共同進行采購。
臨時急需辦公用品可經(jīng)行政人力資源部同意后由使用部門自行采購。
對單價大于500元以上辦公用品的采購，應先進行詢價、比價、議價，并將最終議定價格呈報總經(jīng)理同意后，方可實施采購任務。
五、辦公用品入庫
辦公用品入庫前須進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，由行政人力資源部辦公用品管理人員登記入庫；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調換或退貨手續(xù)。
辦公用品采購發(fā)票應由行政人力資源部辦公用品管理人員簽字確認入庫后，方可報銷。
六、辦公用品領用
員工領用辦公辦公用品應填寫《辦公用品領用登記表》。
員工領用單價在人民幣100元以上的辦公用品，須經(jīng)部門主管核準同意。
七、辦公用品使用
嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。
員工離職時應依《辦公用品領用登記表》所領辦公用品一并退回（消耗品除外）。
凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品應指定專人負責保管。
公司員工應本著節(jié)約的原則使用辦公用品。
辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。
八、辦公用品報廢
非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢注銷時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經(jīng)部門主管審核，并報總經(jīng)理同意后，到行政人力資源部辦理報廢注銷手續(xù)。
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辦公用品申購、發(fā)放、領用管理辦法
一、總則
為加強公司辦公用品申購、領用、發(fā)放管理，本著“節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責任”的原則，倡導“健康優(yōu)質、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約”的現(xiàn)代辦公方式，特制定本辦法。
二、適用范圍
公司各中心、部門及全體員工。
三、辦公用品分類
1、固定資產類辦公用品：辦公電腦（筆記本）、傳真機、復印機、打印機、碎紙機、掃描儀、投影儀等。
2、高值非消耗類辦公用品：辦公家具、驗鈔機、電話機、打孔機、裝訂機、U盤、移動硬盤、衣架、白板、書報架、電風扇、電腦包等。
3、高值消耗類辦公用品：墨盒、硒鼓、色帶、碳粉、網(wǎng)線、電話線等。
4、低值消耗類辦公用品：
筆類：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、白板筆、記號筆、熒光筆、激光筆等；
冊類：文件夾（盒/筐）、拉桿夾、按扣夾、單夾、板夾、拉邊袋、檔案盒（袋）、名片夾（盒/冊）、支票夾等；
紙本類：筆記本、彩條紙、N次貼、便簽紙等；
刀器類：計算器、訂書器、推釘器、起釘器、剪刀、裁紙刀、轉筆刀、刀片等；
夾釘類：裝訂條（圈）、推釘夾、燕尾夾、訂書釘、別針、曲別針、
大頭針等；
耗材類：打印/復印紙、傳真紙、復寫紙、鼠標、鍵盤等；
其他類：刻錄盤、膠水（棒）、膠帶、雙面膠、涂改液（帶）、筆筒、尺子、橡皮、印臺（油）、電池、塑封皮、公司印刷品、紙杯、茶葉、咖啡、瓶裝礦泉水等；
四、辦公用品的申購、發(fā)放、領用
1、辦公用品申請需填寫《辦公用品申購單》，辦公用品的'申請人為各中心秘書。
2、各中心秘書須于每月20日前，根據(jù)各中心的辦公用品需求填寫《辦公用品申購單》，且注明申請領用人姓名及領用項目明細（高值非消耗類辦公用品單位價值超過100元，需填寫呈批單），交由所屬中心領導及主管副總審批后，呈送總經(jīng)理審批，并將《辦公用品申購單》提交行政部統(tǒng)一采購。
3、未在本辦法規(guī)定日期內提出購買申請的中心，則視為當月無購買需求。
4、行政部于申請當月月底采購完畢，統(tǒng)一發(fā)放至各中心秘書處，由各中心秘書發(fā)放至具體使用人，原則上行政部不對個人發(fā)放。
5、行政部將根據(jù)日常辦公需要，對常用辦公用品進行批量購買，在保證正常辦公需求的前提下，保持定量庫存。臨時急需用品，可根據(jù)情況進行采購。
6、各中心常用消耗類辦公用品月用量標準根據(jù)各中心、部門三個月加權平均數(shù)為依據(jù)。此標準為暫定數(shù)，可依據(jù)每月平均用量進行合理調整。
7、對于高檔耐用、但不常用的辦公用品，各中心間應盡量協(xié)調相互借用，原則上不重復購置。辦公設備出現(xiàn)故障，由行政部負責協(xié)調和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜。造成設備損壞的，按公司相關管理規(guī)定處理。
8、各中心要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。部分辦公用品：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、線圈本（換芯）、記號筆、瓶裝膠水（可灌裝）、涂改液、計算器、鼠標、鍵盤、打印紙（正反面使用）等，鼓勵大家以舊換新，低碳、經(jīng)濟使用。
9、離職員工在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品（消耗類辦
公用品除外）如數(shù)歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理相關手續(xù)。
10、自本制度執(zhí)行之日起，打印紙將采取“各領各用”原則，行政部將不在
原公用辦公設備處提供打印紙，請各中心秘書每月根據(jù)使用量提前申請，以滿足日常工作需求。
五、辦公用品費用分攤
1、各中心申購的辦公用品費用，計入其日常費用中。行政部于每月30日前，對領用的辦公用品費用進行核帳，經(jīng)各中心領導審核簽字確認后，上報財務中心入賬。
2、 《辦公用品申購單》審批人（各中心領導）為辦公用品費用控制的責任人，應按標準嚴格控制費用，把好申購關。
3、原15、16層辦公區(qū)公用辦公設備，根據(jù)辦公區(qū)域、使用情況劃歸到各中心，所產生的辦公耗材費用，按比例分攤到各中心（詳見附件：辦公設備耗材、維修管理）。
六、相關表格
《辦公用品申購單》。
七、本辦法的實施
本管理辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。
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一、辦公用品管理總則
1、為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規(guī)定。
2、本規(guī)定中的辦公用品包括：
公司給員工個人配置的通訊工具（手機、BP機）、辦公桌椅、電話機和員工日常工作所需的辦公文具。公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀等。
公司公用的辦公設備，如公共區(qū)域的傳真機、打印機、復印機等。
公司為部門購置的書籍、雜志和報刊。
二、個人辦公用品的管理
公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。
公司員工領用辦公用品須至行政部填寫“辦公用品領用登記”。
公司員工應當自覺愛護公司財產；節(jié)約使用辦公用品。
三、部門辦公用品的.管理
1、除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。
2、部門申請購買辦公用品的程序：
部門經(jīng)理填寫《辦公用品申請表》；
交于公司行政部（分公司則交于分公司行政，由其統(tǒng)一傳真至上海行政部）；
上海行政部查對庫存或根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要統(tǒng)一核準，上報董事長；
董事長簽核；
上海行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經(jīng)理（分公司則反饋給分公司行政）。
部門辦公用品領用之后，由部門經(jīng)理分發(fā)辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經(jīng)理須至行政部變更記錄。
四、公共辦公用品的管理
公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理和維護。
公司所有員工應當愛護公共辦公用品，打印、復印避免浪費。對于公司內部文件資料，提倡使用二手紙。員工在使用公共辦公用品時，如發(fā)現(xiàn)機器故障應及時向行政部或公司網(wǎng)管報修。
辦公用品采購辦法
為進一步加強辦公用品采購管理，規(guī)范辦公經(jīng)費的支出行為，保證辦公經(jīng)費有效使用和節(jié)約，特制定本辦法。
一、適用范圍
全單位日常辦公所需的、《辦公用品目錄》規(guī)定范圍內的各種文具、物品等低值易耗材料及器具，均納入定點采供范圍。
二、職責分配
采供部負責組織招標、評標確定我單位辦公用品定點采購供應商（以下簡稱供應商）；督促供應商在我單位辦公用品供應中履行；提供《辦公用品目錄》；受理各部門《辦公用品領用單》備案；定期向供應商統(tǒng)一結算辦公用品費用；組織大批量辦公用品采購。
財務部負責向供應商統(tǒng)一支付辦公用品費用，并分戶扣減各部門相應的辦公經(jīng)費。
各部門填寫并由部門領導核批本部門《辦公用品領用單》相應欄目；向指定供應商提取并驗收所需辦公用品。
供應商按合同要求保證辦公用品供應，按《辦公用品領用單》供應辦公用品，并填寫相應欄目。紀檢部負責參與、監(jiān)督確定供應商的招標、評標工作；監(jiān)督辦公用品供應工作。
三、運作規(guī)程
每月需用的打印紙、復印用紙、墨盒、墨粉、墨水等通用物資的型號規(guī)格、數(shù)量，由各需用部門于前一月第4周前報采供部匯總，由采供部按《辦公用品采購規(guī)程》組織采購，并分發(fā)相關部門。其余辦公用品采購按（2—8）施行。
采供部牽頭組建有相關單位領導和采供部、財務部、紀檢部等部門派員參加的供應商招標評標小組。招標評標小組于當年6月底前組織招標，并根據(jù)投標商的資質、服務承諾、讓利多少從中評選確定2—3家中標商。中標商與我單位簽訂辦公用品供應合同后成為我單位辦公用品定點供應商。
各部門需用辦公用品時，填寫統(tǒng)一制定的《辦公用品領用單》相關欄目一式二份，經(jīng)由本部門領導核批，加蓋本部門公章后，由經(jīng)辦人憑該單去定點供應商處提取。
供應商按需用部門核批的《辦公用品領用單》提供的品名、型號、規(guī)格、數(shù)量提供辦公用品，并在《辦公用品領用單》相關欄目如實填寫物品市價、實際結算價、合計實際結算價，經(jīng)部門經(jīng)辦人簽字認可后一份存供應商處，一份由經(jīng)辦人交部門驗收人驗收簽字后存采供部，連同供貨發(fā)票作為結算對帳和辦理出、入庫單的憑據(jù)。
財務部根據(jù)入庫單和發(fā)票向相關供應商付款；憑出庫單扣減相關部門辦公經(jīng)費。
一年之后，原招標評標小組在收集各方意見的基礎上，對各供應商履行合同情況進行評審，確定是否續(xù)約。
供應商不能履行合同或嚴重違約時，依約終止合同。招標評標小組重新招、評標確定新的供應商。供應商履行合同期滿，且無違約現(xiàn)象發(fā)生時，可以續(xù)約。供應商不愿續(xù)約時，招標評標小組重新招、評標確定新的供應商。
紀檢部對辦公用品定點采購全過程進行監(jiān)督，并查處違規(guī)行為。
四、本辦法由單位采購部負責解釋。
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