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公司行政辦公室管理?xiàng)l例
為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，完善各項(xiàng)工作制度，提高工作效率。現(xiàn)根據(jù)公司實(shí)際情況，特制訂以下公司管理?xiàng)l例。
第一條日常行為
1、員工工作時(shí)間內(nèi)著裝應(yīng)整潔、得體，不可穿奇裝異服，不留怪異發(fā)型。
2、員工應(yīng)須保持良好的精神面貌，言談舉止大方得體。嚴(yán)禁出現(xiàn)在辦公區(qū)內(nèi)奔跑、躺臥、倚靠等不當(dāng)姿態(tài)。
3、公司員工應(yīng)注意個(gè)人衛(wèi)生，勤洗澡勤換衣，做到無(wú)汗味、無(wú)異味。工作時(shí)不得飲酒，不吃有異味的食物。男士應(yīng)及時(shí)修剪發(fā)須，保持清爽、干凈；女士保持淡雅妝容，不佩戴夸張首飾。
4、工作期間不可大聲喧嘩，不做妨礙他人工作的事情，不做與工作無(wú)關(guān)的私人事情，不長(zhǎng)時(shí)間占用公司電話，不因私事使用辦公電話，上班時(shí)間內(nèi)做到不玩手機(jī)，不打游戲，不看電影等。
5、待人接物應(yīng)注意禮節(jié)，講禮貌。熱情接待來(lái)訪者，主動(dòng)與同事、領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)訪者打招呼。提倡使用普通話，講究語(yǔ)言文明，樹(shù)立良好形象。
6、公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不玩忽職守、徇私舞弊、假公濟(jì)私，未經(jīng)公司許可不得再公司或利用公司資源做私人事務(wù)，非因職務(wù)需要不得私自動(dòng)用公司公物或支用公款，不得將公司資料、設(shè)備私用。
7、午休時(shí)間應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩，不可在公司內(nèi)聚眾打牌、下棋等其它娛樂(lè)活動(dòng)。
8、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)處理，并呈報(bào)結(jié)果。遇突發(fā)事件或較大困難時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，妥善處理。如有意見(jiàn)、建議，或不滿上級(jí)安排，應(yīng)在合適的時(shí)候委婉告知
9、員工應(yīng)維持桌面整潔，只擺放文件夾、文件收納盒、座機(jī)、電腦、筆筒和水杯
10、文件須及時(shí)整理放置到文件夾內(nèi)，文件夾側(cè)面表明文件內(nèi)容或狀態(tài)，如待處理、處理中、已處理等。
11、桌面僅允許張貼通訊錄或與工作有關(guān)的參考資料。
12、個(gè)人抽屜須時(shí)常清除不要的或不應(yīng)放置的物品，私人用品必須收撿至抽屜內(nèi)，不可直接置于辦公桌上。
13、椅背上不擺放衣物。脫崗時(shí)，應(yīng)將辦公椅收納好。
14、辦公區(qū)域禁止吃餐食，用餐僅限于休息間，員工銀座號(hào)隨手清理垃圾、整理衛(wèi)生。
15、節(jié)約用電，下班時(shí)必須關(guān)閉辦公室燈具、空調(diào)、電腦等。
第二條考勤制度
1、公司實(shí)行雙休制，具體行政工作時(shí)間安排如下：
周一至周五：上午9:00—12：00下午13:30----18:00
2、為培養(yǎng)員工作息時(shí)間的積極性，員工全年考勤情況將納入年度評(píng)優(yōu)條件。員工應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動(dòng)紀(jì)律，不遲到、早退、曠工。
3、全天上下班及外出簽到等，均由員工本人親自打卡。公司統(tǒng)一使用辦公軟件操作考勤等辦公事宜。如因故不能打卡，應(yīng)及時(shí)在上報(bào)批準(zhǔn)。如因公辦外出應(yīng)及時(shí)簽到。未打卡且未備案說(shuō)明的，一律按曠工處理。
4、員工在工作期間確有私事處理的，須事先填寫(xiě)《請(qǐng)假》審批單，并報(bào)備上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及行政部。未請(qǐng)假或請(qǐng)假未經(jīng)批準(zhǔn)而擅自脫崗的,按曠工處理。
5、請(qǐng)假在一天及以內(nèi)，非總經(jīng)理直接管理的員工由主管級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)備行政部；請(qǐng)假一天以上，公司員工須呈請(qǐng)經(jīng)理批準(zhǔn)。請(qǐng)假未經(jīng)審批一律按照曠工處理。
6、因急事須請(qǐng)假的,應(yīng)向總經(jīng)理及部門(mén)負(fù)責(zé)人說(shuō)明情況，并及時(shí)報(bào)備行政部。
7、工作期間，外出辦事人員須在辦公軟件上做外出審批。按格式填寫(xiě)，確保登記內(nèi)容真實(shí)有效。如因地點(diǎn)尚未確定或無(wú)法及時(shí)回公司報(bào)到的，須于地點(diǎn)確認(rèn)后及時(shí)簽到，以便臨時(shí)通知要事。返回公司后，須及時(shí)登記返回時(shí)間并簽字確認(rèn)。
第三條衛(wèi)生管理
1、為營(yíng)造干凈整潔的辦公環(huán)境，維持正常工作秩序，我公司由公司全員負(fù)責(zé)日常公共區(qū)域清潔衛(wèi)生，各員工自行負(fù)責(zé)個(gè)人區(qū)域衛(wèi)生。
2、日常公共區(qū)域清潔衛(wèi)生
（1）每天上下班做好地面、墻面清潔衛(wèi)生。
（2）桌椅收納整齊，桌面保持整潔。
3、日常個(gè)人區(qū)域清潔衛(wèi)生
（1）每天上下班前做好桌面清潔打掃，按要求歸置各項(xiàng)物品。
（2）垃圾桶靠?jī)?nèi)側(cè)放置，每天及時(shí)處理垃圾。
（3）維持個(gè)人辦公區(qū)域地面清潔。
4、公司清潔衛(wèi)生每周一上午9:00進(jìn)行清潔大掃除，由行政部負(fù)責(zé)人員安排，各部門(mén)積極配合。清潔大掃除要求如下：
4.1清潔要求：
（1）保持地面、桌面干凈、整潔，無(wú)紙屑、煙灰、落葉等。
（2）及時(shí)清理垃圾桶，保持垃圾桶干燥、無(wú)異味。
（3）公共辦公物品如計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)等擺放整齊，無(wú)灰層、無(wú)異物。
（4）公共設(shè)備如復(fù)印機(jī)、傳真、飲水機(jī)、空調(diào)等擺放有序，電線合理收納，表面無(wú)灰層、異物。如有故障，及時(shí)報(bào)修。
（5）墻面、開(kāi)關(guān)和插座干凈無(wú)異物。
（6）及時(shí)澆水、修剪植物，清理枯、落葉，并保持盆栽器具潔凈，禁止倒入茶水、丟煙頭等。
（7）維護(hù)公司展示、公告欄等干凈、整潔，無(wú)灰層、無(wú)異物、亂涂亂畫(huà)。
（8）沙發(fā)、茶幾等擺放整齊、無(wú)灰塵，定期保養(yǎng)沙發(fā)皮質(zhì)。
（9）辦公室門(mén)牌、指示牌干凈、無(wú)灰塵、無(wú)異物。
4.2分工要求：
（1）清潔分工按事項(xiàng)分配到個(gè)人，由個(gè)人專項(xiàng)負(fù)責(zé)。
（2）清潔大掃除為周固定工作，公司全員無(wú)故不得缺席。
（3）如因人員變動(dòng)、缺席造成清潔任務(wù)不達(dá)標(biāo)，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排，各部門(mén)人員積極配合。
第四條安全管理
1、公司安全防火、防盜、防災(zāi)、防破壞、防惡性事故，為每個(gè)員工應(yīng)盡的義務(wù)，要敢于與壞人壞事作斗爭(zhēng)。員工應(yīng)自覺(jué)接受安全教育，增強(qiáng)安全防范意識(shí)；
2、員工上下班、外出公干、出差，應(yīng)嚴(yán)格遵守道路交通管理法規(guī)、條例，確保人身、財(cái)物安全；
3、公司辦公場(chǎng)所內(nèi)，員工應(yīng)自行收撿好私人貴重物品；
4、為加強(qiáng)公司的內(nèi)務(wù)管理工作，維護(hù)公司的安全和衛(wèi)生，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。每天下班后，最后離開(kāi)公司的同事務(wù)必仔細(xì)檢查并保管好公司大門(mén)的鑰匙，切記關(guān)掉電源，關(guān)好門(mén)窗，做到防火、防盜，保證公司財(cái)產(chǎn)物品安全；
5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、可疑或不法行為的人或事應(yīng)先立即報(bào)告有關(guān)部門(mén)；
6、不得將親友或無(wú)關(guān)人員帶入工作場(chǎng)所，打擾其他同事正常工作；
7、員工應(yīng)正確使用辦公設(shè)備和防護(hù)用品，積極預(yù)防事故的發(fā)生，減少和防止事故人身傷害。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后應(yīng)及時(shí)修理或報(bào)告常務(wù)中心，確保設(shè)備整潔、運(yùn)轉(zhuǎn)正常、性能可靠。
第五條會(huì)議管理
1、臨時(shí)會(huì)議、年會(huì)、股東大會(huì)由總經(jīng)理直接提擬；部門(mén)會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人提擬、總經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)備行政部。
1.1每周一和節(jié)假日后的第一個(gè)工作日上午10:00召開(kāi)公司總經(jīng)辦周例會(huì)，當(dāng)月最后一個(gè)周一上午10:00召開(kāi)公司總經(jīng)辦月度總結(jié)會(huì)。總經(jīng)辦會(huì)議由總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持和會(huì)議記錄。
1.2每周五下午3:00召開(kāi)公司主管層周例會(huì)，當(dāng)月最后一個(gè)周五下午3:00召開(kāi)公司主管層月度總結(jié)會(huì)。會(huì)議由常務(wù)中心負(fù)責(zé)主持和會(huì)議記錄。
1.3各部門(mén)應(yīng)設(shè)一名會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)議記錄。會(huì)議遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn)”的原則。
1.3會(huì)議記錄使用專用會(huì)議記錄本，會(huì)議記錄員須按格式做好會(huì)議記錄及考勤記錄工作，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理、傳發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
1.4會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。會(huì)議進(jìn)行中應(yīng)把控時(shí)間，確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。最后須將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門(mén)）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)議跟進(jìn)、安排向與會(huì)人明確。
1.5與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《簽到表》簽到。遵守會(huì)議紀(jì)律，做好本人的會(huì)議記錄。如有遲到、早退，按《考勤管理制度》相應(yīng)處罰。主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。
1.6會(huì)議期間，手機(jī)應(yīng)保持靜音，禁止玩耍手機(jī)、接打電話，特殊重要電話除外。
1.7公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)，根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人須征得與會(huì)人員同意。
第六條辦公用品領(lǐng)用與保管
1、公司辦公用品由常務(wù)中心根據(jù)部門(mén)使用情況及庫(kù)存情況進(jìn)行采購(gòu)。特殊物品由使用部門(mén)（人）在辦公軟件上填寫(xiě)《物品申購(gòu)》審批單，按層級(jí)報(bào)請(qǐng)審批，交由行政部統(tǒng)一辦理。
2、公司辦公用品根據(jù)崗位需求不同適當(dāng)分配。各部門(mén)或個(gè)人領(lǐng)用時(shí)，須填寫(xiě)審批-物品領(lǐng)用。
3、為保持桌面整潔、提高辦公效率，員工常規(guī)辦公用品領(lǐng)用/持有標(biāo)準(zhǔn)如下：
項(xiàng)目?jī)?nèi)容數(shù)量/單位
簽字筆（黑色）1支
替芯（黑）1支
簽字筆（紅色）1支
鉛筆1支
標(biāo)簽紙1張
美工刀1把
筆記本1個(gè)
8橡皮擦1塊
9文件夾（單頁(yè)）1個(gè)
10文件收納盒1個(gè)
11多功能筆筒1個(gè)
12衛(wèi)生紙1包
備注：根據(jù)崗位需要可適當(dāng)添加用品、用具。
3.1新員工到崗時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取辦公用品。
3.2離職員工應(yīng)將剩余辦公用品交接至行政部，由常務(wù)中心做好物品清點(diǎn)和回收。
3.3辦公用品一經(jīng)領(lǐng)用，由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)保管，并按要求放置。自然損壞的須以舊換新，人為損壞由個(gè)人照價(jià)賠償。
4、行政部應(yīng)保管好辦公用品，做好領(lǐng)用登記，于每月月底盤(pán)查物資，如有錯(cuò)漏，須立即處理；無(wú)法追究的，由常務(wù)中心負(fù)責(zé)人員照價(jià)賠償。
第七條辦公設(shè)備申購(gòu)與保管
1、辦公設(shè)備由行政部統(tǒng)一采購(gòu)、管理。各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)辦公實(shí)際情況可申請(qǐng)采購(gòu)。
2、申購(gòu)須在填寫(xiě)《物品申購(gòu)》審批單，按層級(jí)報(bào)請(qǐng)審批，交由行政部統(tǒng)一辦理。部門(mén)申購(gòu)的辦公設(shè)備由該部門(mén)負(fù)責(zé)保管。
3、行政部應(yīng)制作辦公設(shè)備管理卡，跟進(jìn)辦公設(shè)備使用狀況。對(duì)重要設(shè)備應(yīng)定期檢查和保養(yǎng)，避免發(fā)生故障。
3.1使用辦公設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備安全使用說(shuō)明。因人為原因造成設(shè)備故障、破損，由當(dāng)事人照價(jià)賠償；因設(shè)備自身原因故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知常務(wù)中心，填寫(xiě)《設(shè)備保修記錄表》，由常務(wù)中心負(fù)責(zé)報(bào)修處理。
3.2辦公設(shè)備超過(guò)使用期限、不可繼續(xù)正常使用的，由各辦公設(shè)備使用部門(mén)填寫(xiě)《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》，交行政部審核后，呈報(bào)總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后交辦行政部。
第八條門(mén)禁卡（工牌）管理
1、為了安全和有效的身份識(shí)別，所有員工在辦公區(qū)域內(nèi)必須佩帶門(mén)禁卡（工牌）。員工必須刷卡才能進(jìn)入公司。
2、員工在公司區(qū)域內(nèi)應(yīng)佩帶門(mén)禁卡（工牌）并質(zhì)詢所有進(jìn)入公司而未佩帶門(mén)禁卡的人員。員工不得以任何理由將門(mén)禁卡（工牌）借出或送給他人。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。
3、員工必須保管好門(mén)禁卡（工牌），如果有任何遺失必須立即向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送行政部。
4、訪客進(jìn)入公司的任何一個(gè)地方都必須辦理臨時(shí)通行證才能允許進(jìn)入。辦理臨時(shí)通行證需要提供身份證，并在前臺(tái)做好訪客登記。
5、員工刷卡進(jìn)門(mén)時(shí)，注意不讓沒(méi)有佩帶任何通行證的人員跟隨進(jìn)門(mén)。如在辦公區(qū)域發(fā)現(xiàn)沒(méi)有佩帶任何公司標(biāo)示的人員，應(yīng)立即報(bào)告行政部。
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